Factura electrónica a ayuntamientos: guía para hacerla y enviarla correctamente

Emitir una factura electrónica a un ayuntamiento no es lo mismo que hacerlo a una empresa o cliente particular. Si trabajas con administraciones públicas, como autónomo o empresa, estás obligado a emitir facturas electrónicas conforme a ciertos requisitos técnicos y legales. Desde el formato correcto hasta el canal por el que debe enviarse, cada paso cuenta para que tu factura sea válida y aceptada sin demoras.

En esta guía te explicamos de forma sencilla cómo crear, firmar y enviar una factura electrónica a un ayuntamiento, qué herramientas puedes utilizar, los errores más comunes que debes evitar y qué plataformas públicas (como FACe) están habilitadas para su presentación. Todo lo que necesitas saber para cumplir con la normativa y cobrar sin contratiempos

¿Qué es una factura electrónica para Ayuntamientos?

Una factura electrónica para Ayuntamientos es un documento digital con validez legal que deben emitir autónomos y empresas cuando prestan servicios o entregan bienes a una administración pública local, como un Ayuntamiento.

Además, su envío no se realiza por correo electrónico, sino a través de una plataforma oficial habilitada por el Estado, como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Este tipo de factura es obligatoria por ley desde 2015 para proveedores del sector público y debe cumplir ciertos requisitos técnicos y fiscales para ser aceptada.

Diferencias entre factura tradicional y factura electrónica

La factura tradicional suele ser un documento físico o un PDF simple, generado con un programa de facturación o incluso de forma manual. No requiere firma electrónica ni estructura específica y puede enviarse por correo electrónico.

En cambio, la factura electrónica es un archivo digital estructurado (generalmente en formato Facturae) que incluye firma electrónica y cumple una serie de requisitos técnicos y legales.

Su entrega se realiza a través de plataformas oficiales, como FACe, garantizando seguridad, trazabilidad y control por parte de la administración.

¿Por qué es obligatoria para los ayuntamientos? Normativa aplicable

La factura electrónica es obligatoria tanto para los ayuntamientos como para el resto de administraciones públicas como parte de una estrategia para digitalizar la gestión pública, aumentar la transparencia, reducir el uso de papel y facilitar el control del gasto público.

Desde enero de 2015, todos los proveedores de bienes o servicios que trabajen con administraciones públicas están obligados a emitir y enviar facturas electrónicas. Esta exigencia permite a los Ayuntamientos mejorar la eficiencia en la tramitación, validación y pago de facturas.

La Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, establece la obligación de que todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas sean electrónicas. También introduce el uso de plataformas como FACe, el punto general de entrada.

Esta normativa ha sido reforzada y actualizada por reglamentos técnicos y disposiciones adicionales para garantizar la compatibilidad con los sistemas de gestión pública y mejorar la fiscalización. Las actualizaciones más recientes también han adaptado la ley al entorno europeo de digitalización fiscal y a las nuevas exigencias de trazabilidad.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas a los Ayuntamientos?

Todos los proveedores que facturen a cualquier administración pública, incluidos los ayuntamientos, están obligados a emitir facturas electrónicas. Esta obligación te afecta si prestas servicios, suministras bienes o realizas trabajos para cualquier entidad del sector público.

Con esta medida se busca mejorar la eficiencia, la trazabilidad y el control de los pagos públicos. Vamos a verlo en detalle.

Autónomos, empresas y entidades colaboradoras

La obligación de emitir facturas electrónicas afecta a:

• Autónomos que facturan a ayuntamientos por servicios profesionales.
  
• Pymes y grandes empresas que venden bienes o prestan servicios a la administración.
  
• Entidades colaboradoras o subcontratistas que trabajen en proyectos públicos financiados con fondos públicos.

No importa el tamaño de la empresa ni la actividad económica: si se factura a una entidad pública, se debe cumplir con este requisito, salvo excepciones justificadas por la normativa.

Casos en los que no es obligatorio (importes menores, excepciones)

Existen algunas excepciones a esta obligación. No están obligados a emitir factura electrónica cuando:

• El importe total de la factura no supera los 5.000 € (IVA incluido).
  
• El proveedor no actúa como persona jurídica (por ejemplo, una persona física que no sea autónomo).
  
• Se trata de facturas emitidas por servicios en el extranjero, donde no aplica la ley nacional.
  
• Organizaciones no gubernamentales (ONGs), colegios profesionales o determinadas entidades sin ánimo de lucro, en algunos casos concretos.

Aunque no sea obligatorio en estos supuestos, se recomienda emitir factura electrónica de forma voluntaria para adaptarse al entorno digital y evitar problemas con los pagos o registros.

Cómo hacer una factura electrónica para un ayuntamiento

Emitir una factura electrónica a un Ayuntamiento requiere seguir un formato específico y utilizar una plataforma reconocida por la Administración Pública. Aunque el proceso puede parecer técnico al principio, con las herramientas adecuadas es bastante sencillo.

Formato Facturae: qué es y cómo se genera

Facturae es el formato oficial que exige la Administración Pública para las facturas electrónicas. Se trata de un archivo en formato XML que contiene todos los datos de la factura estructurados y firmados electrónicamente.

Para generar una factura en este formato, puedes:

• Usar programas homologados que generen directamente el archivo .xml., como Holded.
  
• Utilizar el software gratuito Facturae del Ministerio de Hacienda, disponible en su sitio web oficial.
  
• Asegurarte de contar con un certificado digital válido, ya que es obligatorio firmar electrónicamente la factura.

El archivo generado debe cumplir la versión establecida por la normativa (actualmente Facturae 3.2 o superior) y respetar la estructura y validaciones del sistema FACe.

Qué datos incluir en la factura (incluyendo códigos DIR3)

Además de los datos tradicionales de una factura (emisor, receptor, concepto, base imponible, impuestos, total…), una factura dirigida a un ayuntamiento debe incluir cierta información específica mediante los llamados Códigos DIR3, identificadores obligatorios para cualquier factura electrónica enviada a una administración pública que incluyen:

• Órgano gestor: quién contrata.
• Unidad tramitadora: quién gestiona el expediente.
• Oficina contable: quién tramita el pago.

Estos códigos deben solicitarse previamente al organismo correspondiente.

Como en cualquier otra factura, otros datos imprescindibles son el número de factura y la fecha, la descripción detallada de los servicios o productos, la fecha de entrega o ejecución del servicio, los datos fiscales del emisor y del ayuntamiento receptor y una firma electrónica válida.

Programas y herramientas para crear facturas electrónicas

Hoy en día existen diversas herramientas que facilitan la creación de facturas electrónicas válidas para Ayuntamientos. Algunas opciones recomendadas son:

• Facturae (Ministerio de Hacienda): gratuita y oficial, ideal para autónomos y pequeñas empresas. Aquí te respondemos a algunas de las dudas más frecuentes acerca de la plataforma.
• Software de facturación, como Holded: permiten generar archivos en formato Facturae y añadir automáticamente los códigos DIR3.
• Portales online como FACe o FACeB2B: además de permitir el envío, ofrecen servicios para validar o generar facturas electrónicas.
• ERP empresariales: las grandes compañías suelen integrar sus sistemas con herramientas que generan automáticamente facturas electrónicas compatibles, algo que también te permite Holded.

Asegúrate de que el software que elijas permita generar, firmar y enviar archivos en formato Facturae con todos los requisitos legales.

Cómo enviar la factura electrónica al ayuntamiento

Una vez que hayas generado correctamente tu factura electrónica en formato Facturae, el siguiente paso es enviarla al Ayuntamiento correspondiente. Este proceso debe hacerse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, conocido como FACe, el portal oficial habilitado por la Administración General del Estado para la recepción de facturas.

¿Sabes cómo se relacionan entre sí Facturae, FACe y Verifactu? Te lo contamos todo en este post.

Registro en el punto general de entrada de facturas electrónicas

El portal FACe es la plataforma donde se deben enviar las facturas dirigidas a Administraciones Públicas, como los Ayuntamientos. Para subir una factura:

1. Accede a https://face.gob.es.
   
2. Selecciona la opción “Presentación de facturas”.
   
3. Rellena los datos del formulario:
   
   • Identificación del emisor.
     
   • Ayuntamiento destinatario.
     
   • Códigos DIR3 correspondientes (Órgano Gestor, Unidad Tramitadora, Oficina Contable).
     
4. Adjunta tu archivo en formato .xsig o .xml con firma electrónica válida.
   
5. Confirma y envía la factura.

Uso de certificado digital o Cl@ve para el envío

Para garantizar la validez del envío y la identidad del emisor, deberás identificarte con certificado digital (el método más habitual, utilizando un certificado reconocido por la FNMT o cualquier otro autorizado) o bien mediante el sistema Cl@ve, con usuario y contraseña (siempre y cuando estés registrado).

Ambos métodos permiten asegurar que quien envía la factura es realmente quien dice ser y otorgan validez legal al proceso.

Confirmación, seguimiento y gestión de incidencias

Una vez enviada la factura, el sistema FACe te proporcionará un número de registro y un código seguro de verificación (CSV), con los que podrás consultar el estado de la factura (en el apartado “Consulta del estado de una factura” en FACe), descargar el acuse de recibo (justificante de presentación) y recibir notificaciones sobre su aceptación o rechazo.

Si hay errores o la factura es rechazada, FACe te mostrará el motivo del rechazo y podrás subsanar la incidencia generando una nueva factura rectificativa o corrigiendo los datos.

Errores comunes y cómo evitarlos

Evita rechazos, retrasos en el cobro o incluso sanciones administrativas conociendo cuáles son los fallos más frecuentes en el envío de facturas electrónicas a las administraciones públicas y cómo prevenirlos.

Problemas con certificados digitales

Uno de los errores más habituales es el uso incorrecto del certificado digital. Puede deberse a que el certificado esté caducado, no se haya instalado correctamente en el navegador o no esté autorizado para firmar facturas electrónicas.

¿Cómo evitarlo?

• Verifica que tu certificado esté vigente antes de realizar el envío.
  
• Asegúrate de tenerlo correctamente instalado y vinculado al navegador.
  
• Usa siempre certificados emitidos por entidades reconocidas como la FNMT o Camerfirma.

Rechazo por errores en los códigos DIR3

Los códigos DIR3 identifican correctamente a la administración pública receptora (Ayuntamiento) y son obligatorios para que la factura llegue al destino adecuado. Introducir un código incorrecto o no válido genera automáticamente un rechazo en la factura.

¿Cómo evitarlo?

• Consulta los códigos DIR3 actualizados en el propio portal de FACe.
  
• Asegúrate de incluir los tres campos necesarios: Órgano Gestor, Unidad Tramitadora y Oficina Contable.
  
• Si tienes dudas, contacta previamente con el ayuntamiento para confirmar los códigos correctos.

Facturas no conformes al formato Facturae

Otro fallo frecuente es generar archivos que no cumplen el estándar Facturae, el formato XML exigido por ley. Esto suele ocurrir por usar herramientas no actualizadas o rellenar mal los campos obligatorios.

¿Cómo evitarlo?

• Utiliza únicamente programas de facturación homologados, como Holded, o la herramienta gratuita de la AEAT o del Ministerio.
  
• Revisa bien todos los datos antes de generar el archivo: identificación fiscal, descripción, importes, fecha, códigos DIR3, etc.
  
• Valida tu factura antes de enviarla usando servicios online de comprobación del formato Facturae.

Consejos para autónomos y pequeñas empresas

Aunque puede parecer un proceso complejo, especialmente para autónomos y pequeñas empresas con recursos limitados, emitir facturas electrónicas a ayuntamientos y otras administraciones públicas de forma correcta es un trámite sencillo si tienes una buena organización y cuentas con las herramientas adecuadas.

Cómo simplificar el proceso

La clave está en establecer un flujo de trabajo claro y eficiente:

• Establece una rutina mensual para revisar los servicios prestados y generar las facturas pendientes.
  
• Guarda plantillas prediseñadas con todos los datos fijos, como tu NIF, cuenta bancaria, razón social o los códigos DIR3 si facturas al mismo Ayuntamiento regularmente.
  
• Organiza tu documentación digital en carpetas por meses o trimestres, para que sea más fácil hacer seguimiento y localizar cualquier factura enviada.

Herramientas de bajo coste

No es necesario invertir grandes sumas de dinero en software para cumplir con esta obligación, sino que existen soluciones accesibles para cualquier presupuesto. Por un lado, Facturae, la propia herramienta gratuita oficial del Ministerio de Hacienda.

Pero si prefieres una opción más profesional, con una interfaz más amigable y con un servicio técnico capacitado para resolver todas tus dudas y ayudarte con cualquier problema, sin duda Holded es la alternativa perfecta para ti.

Recomendaciones prácticas para cumplir con la normativa

Cumplir con la legislación que obliga a emitir facturas electrónicas a ayuntamientos y otras administraciones públicas no es tan complicado como parece en un inicio. Sigue estos consejos para facilitar el proceso aún más:

• Mantén actualizado tu certificado digital y haz copias de seguridad periódicas.
  
• Consulta con el Ayuntamiento al que vas a facturar para confirmar los códigos DIR3 y otros requisitos específicos.
  
• Revisa cada factura antes de enviarla, prestando especial atención a los datos obligatorios, como el importe con IVA, la descripción del servicio y el número de expediente (si aplica).
  
• Guarda los justificantes de envío y recepción que te proporciona el sistema FACe, por si necesitas demostrar la correcta presentación.