Cómo facturar a los ayuntamientos en 2025: desde el formato FACTURAE hasta la plataforma de envío. Te lo explicamos sin tecnicismos innecesarios.
Emitir una factura electrónica a una empresa no es lo mismo que hacerlo a un ayuntamiento o cliente particular. Si trabajas con administraciones públicas, como autónomo o empresa, estás obligado a emitir facturas electrónicas conforme a ciertos requisitos técnicos y legales. Desde el formato correcto hasta el canal por el que debe enviarse, cada paso cuenta para que tu factura sea válida y aceptada sin demoras.
En esta guía te explicamos de forma sencilla cómo crear, firmar y enviar una factura electrónica a un ayuntamiento, qué herramientas puedes utilizar, los errores más comunes que debes evitar y qué plataformas públicas (como FACe) están habilitadas para su presentación. Todo lo que necesitas saber para cumplir con la normativa y cobrar sin contratiempos.
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Una factura electrónica para Ayuntamientos es un documento digital con validez legal presentada a través de plataformas como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
Estas facturas electrónicas a Ayuntamientos las deben emitir autónomos y empresas cuando prestan servicios o entregan bienes a una administración pública local, como un Ayuntamiento, como obliga la ley desde 2015.
Además, su envío no se realiza por correo electrónico, sino a través de una plataforma oficial habilitada por el Estado, como FACe.
Es decir, que necesitas un software de facturación que cumpla con los requisitos de Facturae y contar con un certificado digital para completar la firma electrónica.
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La factura electrónica es obligatoria tanto para los ayuntamientos como para el resto de administraciones públicas como parte de una estrategia para digitalizar la gestión pública, aumentar la transparencia, reducir el uso de papel y facilitar el control del gasto público.
Desde enero de 2015, todos los proveedores de bienes o servicios que trabajen con administraciones públicas están obligados a emitir y enviar facturas electrónicas. Esta exigencia permite a los Ayuntamientos mejorar la eficiencia en la tramitación, validación y pago de facturas.
La Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, establece la obligación de que todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas sean electrónicas. También introduce el uso de plataformas como FACe, el punto general de entrada.
Esta normativa ha sido reforzada y actualizada por reglamentos técnicos y disposiciones adicionales para garantizar la compatibilidad con los sistemas de gestión pública y mejorar la fiscalización. Las actualizaciones más recientes también han adaptado la ley al entorno europeo de digitalización fiscal y a las nuevas exigencias de trazabilidad.
Todos los proveedores que facturen a cualquier administración pública, incluidos los ayuntamientos, están obligados a emitir facturas electrónicas. Esta obligación te afecta si prestas servicios, suministras bienes o realizas trabajos para cualquier entidad del sector público.
Dentro de los que se encuentran obligados a emitir facturas electrónicas a los Ayuntamientos encontramos a los autónomos, las pymes y grandes empresas y las entidades colaboradores o subcontratistas.
No importa el tamaño de la empresa ni la actividad económica: si se factura a una entidad pública, se debe cumplir con este requisito, salvo excepciones justificadas por la normativa.
Con esta medida se busca mejorar la eficiencia, la trazabilidad y el control de los pagos públicos.
Existen algunas excepciones a esta obligación. No están obligados a emitir factura electrónica a los Ayuntamientos cuando:
Aunque no sea obligatorio en estos supuestos, se recomienda emitir factura electrónica de forma voluntaria para adaptarse al entorno digital y evitar problemas con los pagos o registros.
Emitir una factura electrónica a un Ayuntamiento requiere seguir un formato digital específico y utilizar una plataforma reconocida por la Administración Pública. Aunque el proceso puede parecer técnico al principio, con un certificado digital para la firma electrónica y un software que cumpla con el estándar de Facturae es bastante sencillo.
Facturae es el formato oficial que exige la Administración Pública para las facturas electrónicas. Se trata de un archivo en formato XML que contiene todos los datos de la factura estructurados y firmados electrónicamente.
Para generar una factura en este formato, puedes:
Asegúrate de estar obligado a realizar una factura electrónica a la administración pública y de contar con un certificado digital válido, para firmar electrónicamente la factura al Ayuntamiento .
El archivo generado debe cumplir la versión establecida por la normativa (actualmente Facturae 3.2 o superior) y respetar la estructura y validaciones del sistema FACe.
Además de los datos tradicionales de una factura (emisor, receptor, concepto, base imponible, impuestos, total...), una factura dirigida a un ayuntamiento debe incluir cierta información específica mediante los llamados Códigos DIR3, identificadores obligatorios para cualquier factura electrónica enviada a una administración pública que incluyen:
Estos códigos deben solicitarse previamente al organismo correspondiente.
Como en cualquier otra factura, otros datos imprescindibles son el número de factura y la fecha, la descripción detallada de los servicios o productos, la fecha de entrega o ejecución del servicio, los datos fiscales del emisor y del ayuntamiento receptor y una firma electrónica válida.
Hoy en día existen diversas herramientas que facilitan la creación de facturas electrónicas válidas para Ayuntamientos. Algunas opciones recomendadas son:
Asegúrate de que el software que elijas permita generar, firmar y enviar archivos en formato Facturae con todos los requisitos legales.
Una vez enviada la factura electrónica, puedes consultar el estado de la factura a través de FACe y así verificar si ha sido aceptada o rechazada.
Una vez que hayas generado correctamente tu factura electrónica en formato Facturae, el siguiente paso es enviarla al Ayuntamiento correspondiente. Este proceso debe hacerse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, conocido como FACe, el portal oficial habilitado por la Administración General del Estado para la recepción de facturas.
El portal FACe es la plataforma donde se deben enviar las facturas dirigidas a Administraciones Públicas, como los Ayuntamientos. Para subir una factura:
Para garantizar la validez del envío y la identidad del emisor, deberás identificarte con certificado digital (el método más habitual, utilizando un certificado reconocido por la FNMT o cualquier otro autorizado) o bien mediante el sistema Cl@ve, con usuario y contraseña (siempre y cuando estés registrado).
Ambos métodos permiten asegurar que quien envía la factura es realmente quien dice ser y otorgan validez legal al proceso.
Una vez enviada la factura, el sistema FACe te proporcionará un número de registro y un código seguro de verificación (CSV), con los que podrás consultar el estado de la factura (en el apartado “Consulta del estado de una factura” en FACe), descargar el acuse de recibo (justificante de presentación) y recibir notificaciones sobre su aceptación o rechazo.
Si hay errores o la factura es rechazada, FACe te mostrará el motivo del rechazo y podrás subsanar la incidencia generando una nueva factura rectificativa o corrigiendo los datos.
Evita rechazos, retrasos en el cobro o incluso sanciones administrativas conociendo cuáles son los fallos más frecuentes en el envío de facturas electrónicas a las administraciones públicas y cómo prevenirlos.
Uno de los errores más habituales es el uso incorrecto del certificado digital. Puede deberse a que el certificado esté caducado, no se haya instalado correctamente en el navegador o no esté autorizado para firmar facturas electrónicas.
¿Cómo evitarlo?
Los códigos DIR3 identifican correctamente a la administración pública receptora (Ayuntamiento) y son obligatorios para que la factura llegue al destino adecuado. Introducir un código incorrecto o no válido genera automáticamente un rechazo en la factura.
¿Cómo evitarlo?
Otro fallo frecuente es generar archivos que no cumplen el estándar Facturae, el formato XML exigido por ley. Esto suele ocurrir por usar herramientas no actualizadas o rellenar mal los campos obligatorios.
¿Cómo evitarlo?
Aunque puede parecer un proceso complejo, especialmente para autónomos y pequeñas empresas con recursos limitados, emitir facturas electrónicas a ayuntamientos y otras administraciones públicas de forma correcta es un trámite sencillo si tienes una buena organización y cuentas con las herramientas adecuadas.
La clave está en establecer un flujo de trabajo claro y eficiente:
No es necesario invertir grandes sumas de dinero en software para cumplir con esta obligación, sino que existen soluciones accesibles para cualquier presupuesto. Por un lado, Facturae, la propia herramienta gratuita oficial del Ministerio de Hacienda.
Pero si prefieres una opción más profesional, con una interfaz más amigable y con un servicio técnico capacitado para resolver todas tus dudas y ayudarte con cualquier problema, sin duda Holded es la alternativa perfecta para ti.
Cumplir con la legislación que obliga a emitir facturas electrónicas a ayuntamientos y otras administraciones públicas no es tan complicado como parece en un inicio. Sigue estos consejos para facilitar el proceso aún más:
