¿Cómo archivar facturas correctamente y evitar sanciones de Hacienda?

Cada año, miles de autónomos y empresas pierden deducciones o se llevan un susto en una inspección por un motivo evitable: facturas traspapeladas, ilegibles o que no aparecen cuando Hacienda las pide. Y es que archivar facturas no es un trámite menor, sino una obligación legal con plazos y requisitos concretos.

Mientras Hacienda exige unos mínimos para almacenar estos documentos, la mayoría de negocios busca agilizar su facturación para dedicar menos tiempo a trámites de poco valor. La buena noticia es que puedes ganar agilidad sin caer en irregularidades, siempre que sigas las reglas correctas.

En este artículo verás qué significa archivar facturas, quién está obligado, cuánto tiempo debes conservarlas y cómo archivar tanto las facturas de proveedores como las que emites, en papel y en formato digital.

¿Qué significa archivar facturas?

Archivar facturas significa mucho más que amontonar documentos. Implica clasificarlas, conservarlas en perfecto estado y garantizar que sean accesibles en cualquier momento, y esto se aplica tanto las facturas que emites como las que recibes de tus proveedores.

Una factura es el documento que un autónomo o empresa está obligado a generar cuando vende un producto o servicio, y que recibe cuando realiza una compra. Sirve como comprobante de las operaciones comerciales, por lo que debe almacenarse de una forma determinada para cumplir con la normativa de la Agencia Tributaria.

Archivar correctamente engloba tres acciones básicas:

• Clasificación. Organizar las facturas por fecha, cliente, proveedor o categoría.
• Conservación. Guardarlas durante los plazos legales y en condiciones que garanticen su legibilidad.
• Accesibilidad. Asegurar que puedas localizarlas de forma inmediata ante una auditoría o una consulta interna.

Pero no solo se archivan las facturas emitidas (justifican tus ingresos) y recibidas (necesarias para deducir tus gastos). Para llevar la contabilidad al día y cumplir con Hacienda también debes conservar otros documentos:

• Los albaranes, especialmente si se mencionan de forma expresa en la factura.
• Los justificantes de pago y cobro, imprescindibles para respaldar cada operación.

¿Qué datos debe incluir una factura?

Para que una factura sea válida y puedas archivarla como prueba ante Hacienda, debe contener obligatoriamente estos datos:

• Datos fiscales del emisor y del receptor: denominación social, NIF o CIF y dirección completa.
• Fecha de expedición y, si procede, fecha de la operación.
• Número y serie de la factura.
• Descripción de los bienes, operaciones o servicios.
• Importe neto, impuestos aplicables (IVA e IRPF cuando corresponda) e importe total desglosado.

Estos datos son comunes a cualquier tipo de factura: si carece de cualquiera de ellos, Hacienda no la aceptará como válida, no podrás deducir su importe y podrías exponerte a sanciones.

¿Quién está obligado a archivar las facturas?

Archivar la facturación es obligatorio para todos: autónomos, pymes y grandes empresas por igual. Está regulado por la Ley General Tributaria, así que nadie que desarrolle una actividad económica queda exento.

Además, tanto los autónomos como las empresas están obligados a llevar el libro de registro de IVA de facturas recibidas (y el de emitidas), donde se anotan el número de recepción, la fecha, los datos del emisor, la base imponible y el IVA deducible.

¿Por qué es importante archivar correctamente las facturas?

Archivar correctamente las facturas es la base sobre la que se sostiene tu relación con Hacienda y la salud contable de tu negocio. Estas son las razones principales:

• Para declarar tus impuestos. Sin un archivo ordenado no puedes justificar ingresos ni deducir gastos correctamente.
• Para superar inspecciones. Hacienda puede requerir tu documentación en cualquier momento y deberás presentarla al instante.
• Para no perder deducciones. Una factura mal archivada o ilegible equivale a pagar más impuestos de los necesarios.
• Para reclamar impagos. Las facturas sirven como prueba ante los organismos de consumo o en un juzgado.

Cuando una factura recibida no es válida o no aparece, su importe no podrá incluirse como gasto y la operación asociada podría ser investigada. En ese caso, las sanciones dependen del importe total y del número de operaciones afectadas.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

El plazo mínimo para guardar las facturas es de cuatro años, pero no es el único. El tiempo de conservación depende del criterio legal que se aplique, y por prudencia conviene tomar el más amplio.

En la práctica, guardar las facturas durante 10 años es la opción más segura. Ten en cuenta, además, que estos plazos pueden ampliarse si hay una inspección tributaria en curso.

Si quieres profundizar en cada criterio, tienes el detalle completo en nuestro artículo sobre cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu empresa.

Formas de archivar facturas, ¿qué exige Hacienda?

La Agencia Tributaria no impone una única forma de archivar facturas. La clave no está en el soporte que elijas, sino en cumplir una serie de requisitos de conservación. A continuación detallamos qué exige la normativa y qué opciones tienes para almacenar tus documentos.

Según la AEAT, puedes conservar las facturas tanto en papel como en formato electrónico, siempre que el método garantice:

• Autenticidad del origen del documento.
• Integridad y legibilidad del contenido.
• Accesibilidad inmediata para la Administración tributaria, salvo causa justificada.

A partir de ahí, puedes elegir entre tres formas de archivar tus facturas:

• En papel. Un archivador físico clasificado por fecha o por cliente y proveedor, protegido de la humedad y el deterioro.
• Digitalmente. Un software que escanea y almacena las facturas en un sistema de gestión documental con etiquetas y búsqueda avanzada.
• De forma híbrida. Combinar papel y digital te permite tener una doble capa de seguridad durante la transición.

¿Es necesario guardar las facturas en papel?

No, no es necesario guardar las facturas en papel. Hacienda permite conservar las facturas solo en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad.

La única precaución es que la ley obliga a conservar las facturas en su contenido original. Por eso, para poder destruir el papel y quedarte solo con la copia digital necesitas un proceso de digitalización certificada mediante un software homologado por la Agencia Tributaria. Si simplemente escaneas una factura sin ese proceso, conviene mantener el original en papel.

¿Cómo archivar las facturas de proveedores?

Saber cómo archivar las facturas de proveedores (las facturas recibidas) es clave, porque son las que te permiten deducir gastos. El objetivo es que cualquier factura de compra sea localizable en segundos y llegue completa a tu contabilidad.

Para organizarlas con criterio, sigue estas pautas:

• Sepáralas de las facturas emitidas en un archivador o carpeta digital distinta.
• Ordénalas por proveedor, alfabéticamente de la A a la Z, y dentro de cada proveedor por fecha o número de factura.
• Mantén el mismo criterio durante todo el año fiscal: no cambies el sistema a mitad de ejercicio.
• Adjunta el albarán y el justificante de pago junto a cada factura cuando sea necesario.
• Anota cada factura en el libro de registro de IVA de facturas recibidas para poder cruzar los datos ante una inspección.

Por ejemplo, si un bar compra refrescos a un distribuidor, deberá archivar esa factura de proveedor en la carpeta de recibidas, bajo el nombre del distribuidor, con su justificante de pago, y registrarla para deducir el IVA soportado.

¿Cómo archivar las facturas emitidas?

Las facturas emitidas son las que generas por tus productos o servicios y las que reflejan tus ingresos. Archivarlas bien protege la imagen de tu negocio ante clientes y organismos públicos, y evita errores en tus declaraciones.

El método para archivar las facturas emitidas es muy similar al de las recibidas:

• Agrúpalas por año fiscal, que suele coincidir con el año natural.
• Ordénalas alfabéticamente por cliente y, dentro de cada cliente, por orden numérico correlativo de factura.
• Respeta la numeración correlativa: las facturas emitidas no pueden tener saltos ni duplicidades en su serie.
• Consérvalas junto a sus justificantes de cobro para acreditar que la operación se completó.

La ventaja de emitir tus facturas con un programa de facturación es que la numeración correlativa y el archivo se generan de forma automática, lo que elimina el riesgo de errores en la serie.

¿Cómo archivar facturas digitalmente y facturas electrónicas?

El archivo digital es, cada vez más, la opción preferida por pymes y grandes empresas, porque ahorra espacio, reduce errores y facilita las búsquedas. Antes de ver el paso a paso, te explicamos la diferencia entre una factura digitalizada y una factura electrónica.

¿Qué son las facturas electrónicas?

Una factura electrónica es aquella que se envía y recibe en formato electrónico. Una factura enviada por correo en PDF ya se considera factura electrónica. Existen dos tipos:

• De formato no estructurado: requieren un proceso manual para introducirlas en el sistema del receptor, como un PDF.
• De formato estructurado: se generan y se integran de forma automática en la contabilidad, como los archivos XML (Facturae) o EDIFACT.

A la hora de archivar facturas electrónicas, lo importante es que incluyan todos los datos obligatorios y permanezcan accesibles y legibles durante, al menos, los plazos legales de conservación.

Cómo digitalizar y archivar facturas paso a paso

Si tienes facturas en papel y quieres pasarlas a digital, el proceso con el software adecuado es rápido y sencillo:

1. Escaneo inicial. Convierte las facturas en papel a formato digital (PDF o XML).
2. Software de gestión. Usa una herramienta con lector OCR que clasifique, etiquete y almacene las facturas de forma automática.
3. Almacenamiento en la nube. Garantiza copias de seguridad y acceso remoto seguro.
4. Integración contable. Conecta el sistema con tu contabilidad o ERP para consolidar la información.

Ventajas de archivar las facturas digitalmente

Frente al archivo en papel, archivar las facturas de forma digital te aporta beneficios claros. El primero es una mayor accesibilidad, ya que localizas cualquier factura en cuestión de segundos. Además, el hecho de disponer de copias de seguridad automáticas en la nube incrementa la seguridad.

Por otro lado, la eliminación de un espacio de almacenamiento físico favorece el ahorro de costes, al mismo tiempo que se reduce el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos.

Con una herramienta de facturación online como Holded, un proveedor te envía su factura, la escaneas y el propio programa lee el contenido, registra el emisor, el importe neto y los impuestos, y la archiva de forma automática. Así ganas agilidad, cumples con la legalidad y dedicas tu tiempo a las acciones que de verdad aportan valor a tu negocio.