Las empresas están obligadas a archivar facturas bajo unos parámetros muy concretos. De no cumplir ciertas normas en cuanto a plazos, contabilidad, y legibilidad podríamos quedar expuestos a sanciones.
Mientras Hacienda nos exige unos mínimos para almacenar estos documentos, las empresas tratan de agilizar y automatizar su facturación, para reducir el tiempo dedicado a trámites de poco valor añadido.
¿Es posible agilizar tu contabilidad sin caer en irregularidades? Sí, si sigues todas estas reglas.
Una factura es el documento que un autónomo o empresa está obligado a generar cuando vende un producto o servicio. Sirve como comprobante de las operaciones comerciales que profesionales independientes o sociedades realizan, fruto de su actividad. Deben archivarse todas: tanto las que emites al realizar un trabajo como las que recibes al realizar una compra. Y hay que almacenarlas de una forma determinada y con un contenido muy concreto, para cumplir con la legalidad y la normativa que marca la Agencia Tributaria.
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Las facturas recibidas vienen de la adquisición de bienes o servicios. Si un bar compra refrescos para venderlos posteriormente, deberá recibir una factura de su proveedor. Estas facturas recibidas deben contener, obligatoriamente, los siguientes datos. De no estar presentes, no serán válidas:
Puedes recibir este documento en formato papel u online –por ejemplo, por correo electrónico en un PDF–. Cuando tienes este documento con todos estos datos, se originan unas obligaciones a la hora de organizar y archivar facturas recibidas:
Si una factura recibida no tiene los datos mencionados, no será aceptada por Hacienda. Esto implica, en primer lugar, que su importe no podrá ser incluido como gasto, lo que impedirá su deducción. Es decir, pagarás más impuestos.
Pero, por otro lado, la operación comercial a la que está asociada podría ser investigada, por no estar declarada conforme a la normativa de la Agencia Tributaria. En ese caso, podrías exponerte a sanciones, en función del importe total de la factura, y el número de operaciones que incluya.
Si nos ceñimos a la información oficial publicada por la Agencia Tributaria, no existe una única forma de archivar facturas. La clave está en cumplir una serie de requisitos para su conservación, sin importar el modo exacto en que se guarden. Siendo aplicable a cualquier tipo de factura.
En concreto, Hacienda estipula que se pueden conservar tanto en formato papel como electrónico. Y archivar las facturas por cualquier medio que garantice:
Teniendo en cuenta lo anterior, el autónomo o empresa puede entonces elegir libremente aquel formato que le resulte más cómodo, siempre que cumpla con las mencionadas reglas para archivar facturas que marca la Agencia Tributaria.
Incluyendo el uso de facturas electrónicas y cualquier proceso de digitalización. Formatos y sistemas que, en definitiva, permiten gestionar y archivar facturas de una forma mucho más ágil (y también legal).
Una factura electrónica es aquella que se envía y recibe en formato electrónico. La autenticidad e integridad es más fácil de rastrear, pues se realizan mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos, o cualquier otro medio habitual entre empresas que permita seguir la pista al documento en una hipotética auditoría.
Es decir: una factura enviada por correo en PDF es perfectamente válida, y sería considerada como factura electrónica. Así, tendríamos dos tipos de facturas electrónicas:
Lo importante a la hora de archivar las facturas es que tengan los datos comentados y estén accesibles y legibles, al menos, durante cuatro años.
Las herramientas digitales de facturación permiten crear y archivar facturas de forma muy ágil y sin errores. Generas el documento con todos los datos obligatorios, las cantidades e impuestos se autocalculan y la operación se registra automáticamente en los libros contables correspondientes. De forma totalmente automatizada y en un par de clics.
Archivar facturas con herramientas de facturación online es igual de ágil. Un proveedor te envía su factura, que puedes escanear y subir automáticamente, encargándose el propio programa de facturación de leer el contenido, y marcar en tu contabilidad el emisor, el importe neto, la parte de impuestos, etc.
Una forma sencilla y ágil de llevar la facturación, que ahorra mucho tiempo a las corporaciones y profesionales, y les permite dedicar más tiempo a cuestiones estratégicas de valor, y no a trámites y papeleos.
