ERP para contabilidad: concepto, características y cuál utilizar en 2024

Dentro de las soluciones que necesita un departamento contable, los ERP de contabilidad se presentan como la mejor opción actual, por encima de los sistemas de gestión tradicionales. ¿Por qué? ¿Qué prestaciones ofrecen que superen a estos? ¿Qué beneficios tienen? ¿Cuáles son los mejores en la actualidad o cómo elegir el que mejor se adapta a nuestras necesidades? Vamos a verlo todo.

¿Qué es un ERP para contabilidad?

Un sistema ERP para contabilidad es un software diseñado específicamente para gestionar los registros contables de un negocio de manera eficiente, contribuyendo a su salud financiera.

Este programa es particularmente interesante en el caso del departamento de contabilidad, ya que automatiza y organiza numerosas tareas de este, entre otras muchas ventajas que analizamos a continuación.

Si quieres saber qué es un ERP exactamente y para qué sirve, puedes consultar el artículo enlazado.

¿Por qué debes utilizar un ERP en tu negocio?

Utilizar un sistema ERP contable en tu negocio ofrece múltiples beneficios. En primer lugar, centraliza y automatiza la gestión de los registros contables, lo que ahorra tiempo y reduce errores manuales. Además, proporciona información en tiempo real sobre la salud financiera de la empresa, permitiendo tomar decisiones basadas en datos con mayor precisión.

Un ERP también facilita el cumplimiento de normativas fiscales al mantener registros precisos y actualizados. En resumen, implementar un ERP contable es esencial para optimizar la eficiencia y la salud financiera de tu negocio .

¿Qué funciones y características tiene un ERP para contabilidad?

Existen diversos tipos de ERP; estas son las principales funcionalidades de uno considerado como programa de contabilidad:

Tesorería

Algo tan frecuente en contabilidad como es la gestión de los cobros y de los pagos pasa a simplificarse con un ERP para contabilidad. El programa genera las facturas automáticamente, hace un seguimiento de las mismas para no perdernos en los cobros pendientes, avisa de liquidaciones y deudas por nuestra parte, etcétera.

Obligaciones impositivas

En lo que respecta a los impuestos, un ERP de contabilidad elabora por sí mismo los distintos modelos que tenemos que presentar ante la Agencia Tributaria. Calcula el IVA, la Declaración de la Renta y el resto de obligaciones tributarias de cada empresa y rellena los documentos automáticamente.

Balances y flujo de efectivo

Puesto que un ERP contable registra toda la información que le vamos proporcionando, también genera de manera automática los balances de sumas y saldos, así como el flujo de efectivo.

Conciliación bancaria

Esta es una de las herramientas más esenciales en un departamento de contabilidad. Un ERP contable te ayudará a controlar el efectivo del que dispones en el banco y los distintos movimientos de tus cuentas.

¿Cuáles son los beneficios de usar un ERP contable?

Hemos visto las características de un ERP y ahora vamos a presentar sus beneficios. Tanto si usabas anteriormente un sistema contable como si no, son muchos, pero estos son los principales:

• Automatización de tareas. Esto nos beneficia en dos sentidos: por una parte, ahorraremos tiempo y costes; por otra, evitaremos errores humanos derivados de, por ejemplo, el clásico copia-pega de datos al registrar movimientos, hacer cuentas, etcétera.
• Nos libera para hacer otras funciones más importantes. Si parte de nuestro trabajo se automatiza, podremos emplear tiempo y energías en asuntos que merezcan nuestra completa atención y concentración a la hora de llevar la contabilidad.
• Simplifica el trabajo puramente contable. Todos aquellos procesos mecánicos del sector financiero y administrativo se harán solos.
• Todas las funciones del departamento quedan centralizadas en un mismo programa. De este modo, la búsqueda de registros, datos, documentos, facturas, etcétera, resulta muchísimo más sencillo y eficaz.
• Registro y creación de facturas simplificado. Tanto las facturas que emitimos como las que recibimos se registran de manera automática, por lo que en este aspecto también vamos a ganar en tiempo y en eficacia.
• Mejor visión integral del negocio. Un ERP en contabilidad va a emitir informes financieros basados en datos de cualquier otra área de nuestra empresa. De este modo, no solo vamos a tener una visión más amplia de lo que sucede dentro, sino que podremos afinar en la toma de decisiones, algo que nos hará mucho más competitivos.

¿En qué se diferencia un ERP para contabilidad de un sistema contable?

• Un sistema contable tiene funciones más limitadas, mientras que un ERP de contabilidad cuenta con muchas más. Por ejemplo, un programa de contabilidad tradicional controla nóminas, balances, y asuntos pura y simplemente relacionados con la parte financiera. Un ERP tiene todo eso y le suma elementos que mejoran el control y la visión de la empresa.
• El ERP automatiza numerosas tareas, de manera que es en sí mismo un elemento de ahorro en el negocio.
• Un ERP de contabilidad actualiza datos en tiempo real, lo que hace que se reduzcan drásticamente los errores humanos.
• Asegura la trazabilidad de la información que circula en el programa. De este modo, lo que registra un ERP contable es cien por cien fiable.
• Por último, otra gran diferencia es que un ERP ofrece una visión integral del negocio, ya que aporta numerosos informes que nos permiten tomar mejores decisiones.

¿Cuáles son los mejores ERP contables en el mercado?

Vistas las diferencias y, sobre todo, las ventajas de un ERP de contabilidad frente a los programas tradicionales contables, toca analizar cuáles son los cinco mejores, sus principales características y, también, sus tarifas:

1. Holded
2. Microsoft Dynamics
3. Odoo
4. SAP
5. Acumatica

Top 5 de los mejores ERP de contabilidad en 2024

Holded:

Principales características de Holded

El ERP de Holded tiene tres grandes ventajas: es muy intuitivo, por lo que cualquiera puede comenzar a manejarlo en apenas un rato; es muy completo para temas de contabilidad y, en tercer lugar, es muy versátil; es decir, se adapta a las necesidades de cualquier empresa y crece con ella. Pero vamos a ver otras ventajas más específicas:

• Como programa de contabilidad, cada uno de los movimientos que se realicen dentro de la cuenta de Holded se registran en el llamado Libro diario, que podemos llevar de manera manual o automática.
• Asimismo, el ERP de Holded ofrece conciliación bancaria automática, es decir, nos identifica cada transacción en la cuenta con una factura registrada de idéntico importe, que solo tendremos que confirmar con un clic. También sincroniza toda la información de los distintos bancos con los que operes.
• El sistema de facturación automatizado comienza con la elección de una plantilla personalizada de todas las que te ofrece el programa, y continúa con el envío de facturas recurrente con aquellos clientes con los que tengamos este tipo de transacciones. También nos elabora presupuestos, albaranes…, y permite al cliente pagarnos de manera online gracias al espacio llamado Portal del cliente.
• Se encuentra en la nube, por lo que podemos acceder desde nuestro móvil y en cualquier momento a la información que precisemos.
• Se integra con numerosas aplicaciones, como plataformas de e-commerce o pasarelas de pago. De este modo, toda la gestión económica queda centralizada en un mismo software.
• Holded suma a su ERP un CRM, esto es, un programa de gestión de relación con los clientes. Aunque no afecta directamente al área contable, es importante saber que dentro de este software contamos con una herramienta eficaz para aumentar la facturación de la empresa.
  

Planes

Aunque Holded cuenta con cuatro planes (Básico, Estándar, Avanzado y Premium), es a partir del segundo (Estándar) cuando contamos con funciones completas de contabilidad, si bien el Básico (14,50 €/mes los tres primeros meses) incorpora las funciones de facturación y gastos y de cashflow. El precio del plan Estándar es de 29,50 € los tres primeros meses; el del Avanzado, 49,50 €, y el Premium, 99,50 €.

Microsoft Dynamics:

Principales características de Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics es una solución integral con numerosas funcionalidades que cada cliente puede contratar por separado según sus necesidades. Entre sus características encontramos la capacidad de actualizar al ritmo del usuario, el autoguardado (no necesitamos salvar cada dos por tres), que está en la nube y que ofrece una interfaz muy bien organizada.

Ventajas y desventajas

Ventajas: podemos trabajar con él dentro o fuera de la nube, cuenta con una interfaz sencilla de manejar incluso para los usuarios menos versados en tecnología y cuenta con cinco plantillas preconfiguradas para adaptar la que más te convenga a tu empresa.

Desventajas: se paga por licencia de uso, es decir, que vamos a pagar una mensualidad por cada usuario; el precio no es competitivo en comparación con otros ERP teniendo en cuenta que se pagan ciertas herramientas adicionales; la integración con otro tipo de software que no pertenezca a Microsoft puede darte problemas. Por último, la formación se basa solo en la documentación: no dispones de vídeos, asistencia telefónica o en vivo, webinars…

Planes de precios

La solución Essentials cuesta 65,50 € por usuario y mes; la Premium, 93,60 € por usuario y mes, y la Team Members (para usuarios que solo tienen acceso a funcionalidades básicas), 7,50 € por usuario y mes.

Odoo:

Principales características de Odoo

Odoo es un ERP pensado para empresas de cualquier tamaño, que cuenta con una versión gratuita siempre y cuando no se necesiten módulos adicionales u opciones de alojamiento. También hay una comunidad de usuarios detrás que brindan apoyo en el proceso de integración del programa en la empresa.

Ventajas y desventajas

Ventajas: la opción de acceso gratuito, un software personalizable y escalable que se adapta a cualquier empresa y una alta integración de todos sus módulos entre sí.

Desventajas: añadir extras incrementa su precio más de lo esperado, ya que la parte gratuita muy probablemente se nos va a quedar corta; implantarlo en la empresa es realmente complicado si no tenemos un conocimiento técnico muy elevado.

Planes de precios

Aunque existe una opción gratuita, a partir de cierto número de usuarios el precio es de 12 € por persona y mes. También debemos añadir aparte el precio por funcionalidades extra.

SAP:

Principales características de SAP

Esta empresa alemana nació a raíz de la puesta en común de necesidades de software por parte de desarrolladores de IBM que comenzó desarrollando la parte financiera y logística hasta convertirse en la solución integral que es hoy, implantada en numerosos países.

Ventajas y desventajas

Ventajas: su software personalizable, se puede integrar en distintos sistemas operativos, es compatible con otras aplicaciones y tiene una gran fortaleza en el aspecto estadístico como valor añadido.

Desventajas: su implementación es muy lenta y es complejo de usar para los trabajadores; para integrar SAP precisamos de ordenadores muy potentes y de informáticos en plantilla, por lo que los costes se pueden disparar.

Planes de precios

SAP no ofrece planes de precios en línea; hay que pedirles presupuesto.

Acumatica:

Principales características de Acumatica

Este software cuenta con soluciones flexibles y adaptadas a cada empresa según sus necesidades. Es un conjunto de aplicaciones integradas que forman un ERP altamente personalizable.

Ventajas y desventajas

Ventajas: una interfaz sencilla e intuitiva y un software escalable y flexible, especialmente pensado para pymes.

Desventajas: tiene muchas limitaciones no solo en lo que se refiere a personalización, sino también y sobre todo en su capacidad para integrarse con otros sistemas.

Planes de precios

No tiene planes de precios públicos, los envían bajo pedido.

Tabla comparativa de los mejores ERP de contabilidad

PROGRAMA	INDICADO PARA	VENTAJAS	DESVENTAJAS
Holded	pymes y autónomos	intuitivo, adaptable a cualquier tipo de empresa, versátil, funcionalidades como conciliación bancaria	no es un programa enfocado a grandes corporaciones
Microsoft Dynamics	pymes	sencillo de manejar, uso local o en la nube	precio no competitivo en comparación con otras ERP, de difícil integración fuera del entorno Microsoft
Odoo	todo tipo de empresa	fácilmente escalable, integración muy alta	difícil implantación, las funcionalidades que ofrece gratis se quedan cortas, se paga por módulos
SAP	todo tipo de empresas	software muy robusto y personalizable	complejo de implantar, altos costes, necesitamos conocimientos informáticos altos
Acumatica	pymes	sencillo e intuitivo, flexible y escalable	limitado en adaptación y personalización, difícil integración con otros sistemas

¿Cómo elegir el ERP de contabilidad adecuado para tu negocio?

Para saber qué ERP contable elegir, debemos tener en cuenta estos aspectos:

• Tamaño de la empresa. No es lo mismo un ERP para una empresa de 30 empleados que para una de 2.000. Holded, por ejemplo, está específicamente diseñado para la primera (en realidad, para pequeñas y medianas empresas).
• Que sea intuitivo. Si a una persona en contabilidad le tenemos que agregar una compleja formación en un nuevo software, no vamos a avanzar. Un ERP está pensado para quitar trabajo, no para añadirlo. Por tanto, busquemos aquel que se pueda comenzar a usar en poco tiempo. Con Holded, en unos minutos vamos a poder empezar a usarlo.
• Flexible y escalable. Un buen ERP de contabilidad debe crecer con nosotros. El de Holded se adapta a nuestra nuevas necesidades, es versátil y flexible.
• Que cuente con ayuda externa. Como hemos visto, algunos programas vienen con su documentación y poco más. ¿A quién y cómo pedir ayuda cuando nos atascamos o hay algún problema? Holded cuenta con ayuda en vivo, online, tutoriales en vídeo, webinars…

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