Facturación

Modelos de facturas para Word y Excel

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¿Tienes dudas sobre si los modelos de factura para Word y Excel que estás utilizando son los más óptimos? Aquí te ofrecemos varios ejemplos.

¿Tienes una plantilla de Word o Excel y la aplicas a absolutamente todas las facturas que generas? Pues tampoco te vamos a decir que lo estés haciendo mal, pero lo que está claro es que no lo estás haciendo de la forma más óptima que existe a día de hoy. Una forma que, obviamente, vamos a explicarte a continuación.

Porque está claro que la actualidad manda, y que a ese respecto no hay nada mejor que contar con un programa de facturación sencillo que te solucione la papeleta al respecto. Pero si las novedades tecnológicas no son lo tuyo y prefieres seguir usando únicamente las míticas y todavía más que efectivas herramientas de Office, sigue leyendo.

Y, sobre todo, explora esta página de Microsoft en la que podrás encontrar toneladas de plantillas para facturas de todo tipo. A continuación, sin embargo, vamos a ver con mayor detenimiento algunos de los modelos de factura para los programas más frecuentes.

Modelos de facturas para Word

Empecemos por el Word, porque por todos es sabido que asusta mucho menos que el Excel (que, a su vez, demanda conocimientos técnicos un poco más avanzados). Consideremos dos ejemplos de facturas bien comunes.

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Factura básica

Factura básica para Word
Como puedes apreciar, cualquier modelo de factura para Word debería estar encabezado con tus datos: compañía, dirección, ciudad, código postal, teléfono y fax. Lo que deberías acompañar por el logotipo, que es algo que siempre confiere un plus de profesionalidad al asunto de la facturación.

En todo modelo de cualquier factura resulta imprescindible poner bien destacados el número de factura y la fecha correspondiente. Y, a partir de ahí, es necesario completar los datos de la entidad a quien se factura (con nombre, dirección, ciudad y código postal), los datos de a quién se envía la factura (que pueden ser iguales al destinatario) y cualquier otro tipo de instrucciones adicionales.

El cuerpo de la factura es el común y corriente: cantidad a facturar, descripción, precio unitario y total. Lo que se completa al final de todo con un subtotal al que se le resta impuestos sobre las ventas, envío y transporte (en el caso de que opere) y la joya de la corona: el total a pagar. Lo dicho: nada más básico que este modelo de factura.

Factura de servicios con horas y tarifas

Factura por horas para Word
Factura por horas para Word

Pongamos, sin embargo, que eres un autónomo que factura por horas… Lo que necesitas entonces es una plantilla de factura en la que puedas estipular tanto las horas como las tarifas. Como ves más arriba, los básicos a incluir no cambian: nombre de la compañía y sus datos, nombre del cliente y sus datos, total a cobrar, etc.

Ahora bien, la principal diferencia es que el cuerpo de la factura incluye dos nuevos campos para cada uno de elementos facturables: horas y tasa. Este modelo de factura es la solución más idónea para tener siempre controlado cuánto vale tu trabajo.

Modelos de facturas para Excel

¿Eres valiente y no tienes miedo a las celdas y a los cálculos avanzados? Entonces, no tendrás ningún problema a la hora de explorar estos modelos de factura para Excel.

Factura básica

Factura básica Excel
Factura básica para Excel

Como puedes ver, la factura básica de Excel no difiere demasiado a la factura básica de Word… Ahora bien, si controlas mínimamente las celdas, estás claro que poner colores para separar los distintos campos es realmente fácil y le dará un toque mucho más distinguido a tu facturación.

Por lo demás, los campos de este tipo de modelos de facturas son los mismos y los datos a introducir también. Eso sí, otra de las grandes ventajas de usar Excel es que puedes automatizar ciertos cálculos usando las fórmulas pertinentes. Suma el total de forma automática o extrae los impuestos sin necesidad de usar la calculadora y luego volver a tu documento de Word para introducir el monto resultante de forma manual. Todo ventajas.

Factura de servicios

Factura horas Excel
Factura horas para Excel

Como puedes observar en la factura de más arriba, lo que distingue este tipo de documento es precisamente que incluye campos pensados para estipular de forma más concreta los servicios facturados. Todo ello aprovechando los beneficios de la automatización que te permiten las fórmulas de Excel.

Cómo crear una factura personalizada

Aparte de contener todos los requisitos legales, el documento de una factura también puede ser una buena ocasión para potenciar la imagen corporativa de tu empresa. Que todos tus documentos oficiales tengan una coherencia a nivel gráfico, te ayudará a mostrarte mucho más profesional ante cualquier tipo de cliente. 

En una factura puedes añadir tu logo, los colores que definan a tu empresa e incluso algún campo personalizado. Por ejemplo, si no te apetece diseñar por tu cuenta, en Holded tienes más de 44 plantillas personalizables para elegir la que más te guste. Aquí te dejamos tres ejemplos para inspirarte o para que te los descargues, si quieres:

Modelo de factura personalizada. Ejemplo 1
Modelo de factura personalizada. Ejemplo 1
Modelo de factura personalizada. Ejemplo 2
Modelo de factura personalizada. Ejemplo 2
Modelo de factura personalizada. Ejemplo 3
Modelo de factura personalizada. Ejemplo 3

En conclusión, siempre que toda la información requerida para que sea un documento legal esté presente y sea legible, puedes dejar volar tu imaginación. No importa si usas las plantillas o diseñas por tu cuenta. ¡Recuerda que todo suma para que la imagen corporativa de tu empresa sea un éxito!

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer un modelo de factura para Word?

Para generar un modelo de factura en Word, en primer lugar, tendrás que tener el programa instalado, una vez hecho eso, los pasos son los siguientes:

  1. Abre un nuevo documento, puede ser en blanco o una plantilla preexistente.
  2. Modifica el documento con el estilo que quieras, añadiendo tablas, imágenes con tus logos, pies de página…
  3. Incluye todos los campos obligatorios de una factura y la información extra que consideres.
  4. Cuando lo tengas listo, ve a “Guardar como”.
  5. Elige “Guardar como plantilla”.
  6. Nombra a tu plantilla.
  7. ¡Ya lo tienes!

Aunque puedes crear tus propios modelos de facturas en tu ordenador usando, por ejemplo, Word, es mucho más fácil contar con un software de gestión que te facilite la tarea y lo haga automáticamente. Con Holded podrás generar facturas personalizadas en segundos, gracias a plantillas que te permitirán poner tu logo y elegir la imagen corporativa que más te guste.

¿Cómo hacer una factura personalizada?

Como hemos visto en este artículo, puedes elegir cualquier estilo para personalizar tu factura, siempre que contenga todos los requisitos legales necesarios:

  1. Número de factura y, en su caso, serie.
  2. Fecha de expedición.
  3. Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura.
  4. Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.
  5. Domicilio del emisor y del receptor.
  6. Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto.
  7. Precio unitario de las operaciones. Es decir, sin incluir impuestos.
  8. El tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria.
  9. La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

A partir de aquí, puedes añadirle la información que consideres, aparte de tus colores corporativos, el logo, ¡incluso imágenes! Si necesitas más información acerca de qué datos tiene que llevar una factura, te recomendamos esta guía útil para autónomos o si tienes un negocio.

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Francisco Muñoz Espinosa
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