Los libros de registro de IVA son una parte fundamental del control fiscal de cualquier empresa o autónomo. Estos documentos reflejan las operaciones sujetas a IVA y permiten a la Agencia Tributaria verificar la correcta liquidación del impuesto.
Mantenerlos actualizados y presentarlos en el formato correcto no solo es obligatorio, sino que puede evitar sanciones y facilitar enormemente la gestión contable. Vamos a ver qué son realmente los libros de registro de IVA, cuáles son obligatorios, cómo deben presentarse y qué herramientas pueden ayudarte en el proceso.
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Empieza a facturar con Holded¿Qué son los libros de registro del IVA?
Los libros de registro del IVA son documentos obligatorios en los que se anotan todas las operaciones económicas relacionadas con el Impuesto sobre el Valor Añadido. Su función principal es reflejar de forma detallada las facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias realizadas por una empresa o autónomo.
Los libros de registro de IVA permiten a la Agencia Tributaria verificar que se ha declarado correctamente el IVA repercutido y soportado, facilitando tanto las comprobaciones como la presentación de modelos tributarios.
Además, son esenciales para realizar correctamente las liquidaciones de IVA mensuales o trimestrales, y deben conservarse durante al menos cuatro años, conforme a la normativa fiscal vigente.
Normativa relacionada
La obligación de llevar libros de registro del IVA actualizados está regulada en el Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992), así como en la Ley 37/1992 del IVA. Estos textos establecen los requisitos formales, el contenido y los plazos de conservación que deben cumplir los libros de registro de IVA.
Asimismo, el artículo 62 del Reglamento establece la posibilidad de que los libros de registro de IVA se puedan realizar por medios electrónicos, y en ciertos casos, mediante el Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Qué actividades no están obligadas a presentar los libros de registro de IVA?
No todas las actividades económicas están obligadas a llevar libros de registro del IVA. Quedan excluidos, por ejemplo:
- Profesionales que tributan por régimen de estimación objetiva (módulos), salvo que realicen determinadas operaciones específicas.
- Actividades exentas de IVA, como ciertos servicios sanitarios, educativos o financieros.
- Entidades acogidas a regímenes especiales, como el régimen especial del criterio de caja, aunque con matices.
Sin embargo, es importante analizar cada caso particular, ya que incluso quienes están parcialmente exentos pueden tener obligación de llevar algún libro concreto, como puede ser el libro de registro de facturas recibidas.
Formatos aceptados para los libros de registro de IVA
La Agencia Tributaria permite llevar los libros de registro del IVA en varios formatos, siempre que cumplan con los requisitos legales de estructura, contenido y conservación. Estos formatos deben permitir el acceso claro a la información, facilitar su comprobación y asegurar la integridad de los datos.
Los formatos aceptados en la presentación de los libros de registro de IVA son:
- Formato electrónico (Excel, CSV, XML, etc.): siempre que contengan la información exigida y puedan convertirse en un formato legible o imprimirse si Hacienda lo requiere.
- Aplicaciones de contabilidad o facturación, como Holded, que generan los libros de forma automática y actualizada conforme a las operaciones registradas.
- Libro físico (papel): permitido solo para contribuyentes no obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración.
En caso de que se presenten los libros en soporte digital, es fundamental guardar copias de seguridad y mantenerlos organizados por ejercicios fiscales.
¿Hay que presentar los libros de IVA en algún organismo?
No es necesario presentar los libros de registro de IVA de forma periódica, pero sí hay que tenerlos a disposición de la Agencia Tributaria en caso de requerimiento. Es decir, deben estar correctamente elaborados, actualizados y disponibles en cualquier momento para su revisión.
Sin embargo, las empresas obligadas al Suministro Inmediato de Información (SII) deben enviar electrónicamente el contenido de los libros casi en tiempo real, a través de la Sede Electrónica de la AEAT.
Si cuentas con una empresa pequeña, no debes preocuparte, ya que el SII aplica principalmente a grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, grupos de IVA o quienes estén inscritos voluntariamente.
¿Cuáles son los libros de IVA que hay que tener de forma obligatoria?
Las empresas y profesionales sujetos al IVA deben llevar de forma obligatoria una serie de libros de registro, como los libros de inventario y cuentas anuales si procede. Cada uno cumple una función específica en el control de las operaciones económicas y en la correcta declaración del impuesto.
Libro de registro de facturas expedidas
En este libro se anotan todas las facturas emitidas por la empresa, incluidas las rectificativas. Este registro es esencial para calcular el IVA repercutido que se debe ingresar en Hacienda.
Cada asiento debe reflejar:
- Número y fecha de emisión de la factura.
- Datos del destinatario.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA.
- Indicación de si se trata de una operación exenta, no sujeta o sujeta a inversión del sujeto pasivo.
Libro de registro de facturas recibidas
Aquí se registran todas las facturas y justificantes de gasto recibidos, así como los documentos de aduanas. Este libro es el que se utiliza para calcular el IVA soportado que puedes deducirte.
Deben constar:
- Número de factura y fecha de expedición.
- Nombre y NIF del proveedor.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA.
- Fecha de recepción de la factura.
Libro de registro de bienes de inversión
Este libro solo es obligatorio si tu empresa adquiere bienes cuyo uso se prolonga más allá de un ejercicio fiscal, por ejemplo, maquinaria o inmovilizado. Se utiliza para controlar la deducción del IVA correspondiente y su regularización, si procede.
Debe incluir:
- Descripción del bien.
- Fecha de adquisición y factura.
- Cuota deducible inicial.
- Prorrata o regularización del IVA en años siguientes (si aplica).
Libro de registro de operaciones intracomunitarias
Este registro recoge las entregas y adquisiciones de bienes o servicios con empresas de otros países miembros de la UE. Este libro es imprescindible si estás inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y realizas operaciones en el marco de la UE.
La información clave que debe contener incluye:
- Identificación del operador intracomunitario (cliente o proveedor).
- Tipo de operación (compra o venta).
- Fecha y valor de la operación.
- Referencia al NIF-IVA intracomunitario.
Cómo sacar el libro de registro de IVA con Holded
Llevar los libros de registro de IVA de forma manual puede ser complicado, especialmente si tienes que gestionar un volumen muy alto de facturas de forma mensual o trabajas con varios tipos de operaciones diferentes.
Para evitar errores y ahorrar tiempo, Holded permite generar automáticamente todos los libros de registro obligatorios del IVA a partir de tus datos contables.
Con Holded puedes:
- Registrar tus facturas emitidas y recibidas en tiempo real.
- Clasificar operaciones como bienes de inversión o intracomunitarias de forma automatizada.
- Exportar los libros en formato Excel o CSV, listos para revisar o entregar ante la Agencia Tributaria.
- Cumplir con los requisitos del Suministro Inmediato de Información (SII) si estás obligado a ello.
- Filtrar por fechas, tipos de IVA o estados de pago para tener un control completo.
Además, la plataforma mantiene toda tu información organizada por ejercicios fiscales, lo que facilita auditorías, revisiones internas y el cumplimiento de plazos legales, sin la necesidad de tener un conocimiento contable avanzado.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si mi liquidación de IVA es mensual?
Si tu empresa o actividad está sujeta a liquidaciones mensuales del IVA, deberás actualizar tus libros de registro del IVA con una mayor frecuencia. Esto ocurre, por ejemplo, si:
– Estás inscrito en el REDEME (Registro de Devolución Mensual).
– Eres una gran empresa (facturación anual superior a 6 millones de euros).
– Estás obligado al Suministro Inmediato de Información (SII).
En estos casos, además de llevar los libros de registro de IVA de forma actualizada, debes enviar electrónicamente la información a la Agencia Tributaria en un plazo de cuatro días hábiles desde la emisión o recepción de cada factura. Este sistema exige precisión y agilidad, por lo que contar con un software como Holded resulta especialmente útil para automatizar el proceso y evitar errores.
