Facturación

¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas y cómo hacerlo? Con ejemplo

Aprende qué es el libro de registro de facturas recibidas, toda la información que debe llevar y cómo crearlos y gestionarlos.

Eva Zamora

El documento por excelencia en el mundo empresarial es la factura. Hay otros propios de este campo, por supuesto, pero prácticamente ninguno produce sus efectos en diferentes órdenes. Refleja las operaciones realizadas y cuando estas consisten en una venta o prestación de servicios se denominan facturas emitidas, mientras que si es el soporte de una compra o adquisición por parte de la entidad estaremos ante una factura recibida. 

Este tipo de documentos no solo hay que conservarlos (¿sabes cómo archivar facturas?) sino que también hay que registrarlos en los libros que exige la ley. Por ejemplo, el código de comercio establece la obligatoriedad para una serie de empresas de anotar todas sus operaciones en el Libro Diario de contabilidad. La normativa del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas determina que es necesario tener, por ejemplo, un Libro de Ingresos y Gastos. Y en el Impuesto sobre el Valor Añadido es preceptivo llevar, entre otros, el Libro Registro de facturas recibidas y el Libro Registro de facturas emitidas. Y precisamente es al primero de estos tres al que vamos a dedicar este artículo.

¿Qué es el Libro Registro de facturas recibidas? 

El Libro Registro de facturas recibidas es el documento que están obligados a llevar todos los empresarios y profesionales que son sujetos pasivos de IVA y en el que se anotan todas las facturas y demás documentos que establece la ley, que corresponden a los bienes y servicios adquiridos en el desarrollo de su actividad.

Se trata de un libro obligatorio a los únicos efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido y respalda lo que se incluye en las declaraciones de este tributo.

Es importante tener en cuenta que:

  • No todas las empresas están obligadas a llevarlo sino solo aquellas que son sujetos pasivos de IVA. La verdad es que la gran mayoría lo son, pero también hay otras a las que no les afecta y que son todas aquellas que realizan exclusivamente operaciones exentas o no sujetas, como puede ser, por ejemplo, una clínica dental o una academia de inglés.
  • En el Libro Registro de facturas recibidas se incluyen también aquellas que la entidad recibe por las adquisiciones de bienes y servicios exentas o no sujetas a IVA. Es decir, no solo se consignan en él las que recibe con IVA.

¿Cuál es la finalidad e importancia del Libro de Facturas recibidas? 

En el Libro de facturas recibidas consta de forma ordenada y totalizada la información que tiene transcendencia a efectos de IVA y que figura en cada una de las facturas que la empresa recibe en el ejercicio de su actividad.

Los importes que en él figuran son los que se incluyen en las declaraciones que se presentan por este impuesto, de forma que no debe haber discrepancias entre ambos. 

Y su importancia es enorme, ya que uno de los requisitos que exige la ley para que el IVA de una factura recibida sea deducible es que esta esté debidamente contabilizada en el Libro de facturas recibidas. Es decir, si una factura no consta en este Libro el IVA que incluye no es deducible. 

Obligaciones y normativa fiscal y legal asociadas a este libro 

El Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido regula, en su Título IX las obligaciones contables de los sujetos pasivos de este impuesto y en él regula todo lo relacionado con los libros cuya llevanza es obligatoria y que son, como regla general:

  • Libro Registro de facturas expedidas
  • Libro Registro de facturas recibidas
  • Libro de Bienes de Inversión
  • Libro de Registro de determinadas operaciones intracomunitarias

En concreto, es en el artículo 64 en el que se refiere al Libro de facturas recibidas.

factura en papel

¿Cómo hacer y gestionar correctamente el libro de facturas recibidas? 

En el Libro Registro de facturas recibidas se anotarán las facturas y documentos de aduanas referentes a la adquisición e importación de bienes y servicios que se realicen en el ejercicio de la actividad de la empresa teniendo en cuenta que:

  • Deberán ir numeradas correlativamente.
  • Cada documento dará lugar a un apunte, si bien se permite que una misma factura de lugar a dos registros diferentes si contiene varios tipos de IVA.
  • Se permite un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha y de un único proveedor siempre que el importe total de las operaciones, IVA excluido, no exceda de 6.000 euros y que el de cada una de ellas no supere 500 euros también IVA excluido.

Las menciones obligatorias son: número de orden, fecha de expedición, fecha de realización de operaciones (si es distinta de la de expedición), nombre y apellidos o razón social de quien la expide, NIF, base imponible, tipo impositivo y cuota. Algunas empresas introducen alguna otra columna como, por ejemplo, el importe total de la factura o la cuenta contable en la que aparece en libro diario pero no es obligatorio.

Esta es la regla general, pero existe también la posibilidad de llevar el Libro Registro a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria (SII). En este caso se accede a la plataforma habilitada al efecto y se introducen ahí los datos que son algo diferentes y más numerosos que los señalados anteriormente. Así, se incluye, por ejemplo, el número y, en su caso, serie de la factura (en lugar el número de orden), la fecha del registro contable o el período de liquidación, entre otros datos.

Se trata de un sistema obligatorio para quienes presentan liquidación mensual de IVA (grandes empresas, REDEME y grupos de IVA) y voluntario para quien ejerza esta opción mediante la correspondiente declaración censal, en cuyo caso también quedará obligado a presentar las liquidaciones mensuales por el impuesto.

Recomendaciones para optimizar este proceso 

En la práctica, este Libro viene a ser una relación de facturas cuyos datos se plasman en diferentes columnas. Con un simple Excel se puede confeccionar, pero en la mayoría de negocios se utilizan programas informáticos.

Ahora bien, si se quiere ahorrar el mayor tiempo posible y minimizar el riesgo de error lo mejor es contar con una herramienta eficiente como es Holded. Nuestro software confeccionará los Libros Registro de tu negocio de la forma más cómoda y rápida para ti. 

Por cierto, ¿no conoces aún el programa de facturación de Holded?

Ejemplo 

Un ejemplo de Libro Registro de facturas recibidas puede ser el siguiente:

Nº de recepción Fecha de expedición Fecha de la operación Datos expedidor NIF expedidor Base Imponible Tipo Cuota Total factura (1)
1 03-01-2023 Pérez Marín, Amalia 30.526.826-P 2.000 10% 200 2.200
2 10-01-2023 05-01-2023 “Cuatro, S.L.” B-28.259.852 5.500 21% 1.155 6.655
3 21-01-2023 “La reina del Sur, S.A.” A-30.141.741 10.000 4% 400 10.400

(1) Si bien la columna de total factura no es obligatoria es muy habitual incluirla.

En resumen 

En definitiva, quienes sean sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido están obligados a llevar, además de otros, el Libro Registro de facturas recibidas, el cual contiene los datos de las facturas, y de otros documentos que determina la ley, que representan las operaciones de adquisición o importación de bienes o servicios para su actividad económica.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario mantener el Libro Registro de Facturas Recibidas en formato físico?

No. No es necesario. En realidad, casi nadie utiliza ya ni un libro como tal ni las hojas impresas y después encuadernadas. Lo normal es emplear un formato electrónico.

De hecho, en caso de comprobación por parte de la Agencia Tributaria la aportación de este Libro deberá realizarse de esta manera, bien en un fichero Excel o bien en CSV.

¿Por cuánto tiempo deben estar las facturas en el libro de registro de facturas recibidas?

Una vez incluidas en el Libro Registro las facturas recibidas no salen de él. Este abarca un año, si bien se puede dividir en los distintos períodos de liquidación del impuesto (trimestres o meses).

¿Qué puede suceder si no se gestiona el libro de registro de facturas recibidas?

Si la empresa no lleva este Registro obligatorio siguiendo las especificaciones que marca la ley estará cometiendo una infracción tributaria que será sancionable en los términos previstos por la normativa.

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