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Cómo elaborar un presupuesto que se venda solo

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Como empresario o autónomo vas a tener que hacer una gran cantidad de presupuestos. Es esencial que los hagas con mucho mimo ya ellos son la clave de cualquier venta. A continuación vamos a ver qué es un presupuesto, cómo establecer los precios adecuados, qué requisitos debe cumplir y algunos consejos que te ayudarán a conseguir que tus clientes acepten la mayoría (o todos) tus presupuestos.

¿Qué es un presupuesto?

Cuando hablamos de presupuestos nos podemos referir a dos cuestiones diferentes:

  • El presupuesto es el cálculo anticipado del coste de un servicio, proyecto, obra o producto. Por ejemplo, si somos una agencia de publicidad lo más normal es que, antes de firmar un contrato, enviemos un presupuesto a nuestro potencial cliente detallando el coste que tendrá el servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto está obligado a su cumpnlimiento y no puede cambiarlo.
  • También utilizamos el concepto presupuesto para hablar del conjunto de gastos e ingresos previstos para un determinado periodo de tiempo. Por ejemplo, los Presupuestos Generales del Estado, los presupuestos anuales que deben elaborar las empresas o incluso el presupuesto cuando nos vamos de vacaciones.

Aquí vamos a centrarnos en la primera acepción, en el presupuesto como un documento que recoge el coste de los servicios que vamos a ofrecer a nuestros clientes.

El presupuesto no solo ofrece información sobre lo que vale nuestro trabajo sino que será nuestra carta de presentación. Y es que por medio del presupuesto tendremos que convencer al cliente de que le vamos a ofrecer el mejor servicio. Los precios son importante, pero la forma y el contenido también lo son. Y es que por medio del presupuesto proyectaremos la imagen del negocio.

A la hora de hacer un presupuesto, deberemos tratar de equilibrar el total de los gastos que supondrá para nosotros prestar el servicio, las horas de trabajo que invertiremos, los recursos consumidos y el margen de beneficio que queremos conseguir.

Cómo elaborar un presupuesto

Es importante que el presupuesto sea claro, conciso y detallado para que el servicio que vas a realizar se entienda a la perfección y se eviten malentendidos.
Estos son los elementos que todo documento debe incluir:

1. Datos de la empresa que presta el servicio

Aquí deberemos detallar nuestros datos como empresa o autónomo que presta el servicio. Será imprescindible que indiquemos el nombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal y datos de contacto como el email o el teléfono.

2. Datos del cliente que solicita el servicio

Igual que con nuestros datos, en este apartado también tendremos que indicar el nombre del cliente, su CIF o NIF y su domicilio. Igualmente, podemos indicar sus datos de contacto.

3. Descripción del servicio o producto

Aquí habrá que detallar el proyecto, obra, servicio o producto presupuestado. Es importante que incluyamos los diferentes productos o servicios, las horas de trabajo, los materiales que utilizaremos y todos los costes que implique la prestación de dicho servicio, como licencias de obras, subcontratación de otros servicios, etc.

Si se trata de producto, deberemos incluir el precio unitario de cada producto, el número de unidades de cada uno de ellos y el coste total de cada grupo de unidades.

4. Fecha de finalización del servicio

Deberemos indicar la fecha de inicio de la actividad así como la fecha de finalización para que el cliente sea totalmente consciente del plazo.

5. Precio total y desglosado

Igual que si se tratara de una factura, en el presupuesto deberemos diferenciar el precio total, la base imponible y los impuestos. La base imponible es la suma de todos los importes presupuestados sin IVA y el precio total, el resultado de sumar la base imponible más el IVA.

6. Forma de pago

Es recomendable determinar el método de pago que utilizarás para cobrar tus facturas: transferencia, domiciliación, tarjeta de crédito, PayPal, etc.

Cuando el precio total es elevado o requiere comprar materiales de forma anticipada, se suele establecer un anticipo de un tanto por ciento del importe total.

7. Otros elementos para generar confianza

Condiciones legales

Puedes incluir un documento anexo donde se detallen las condiciones legales que entiendas necesarias para evitar abusos por cualquiera de las partes. De este modo, evitarás malentendidos y te ahorrarás problemas.

Garantías y soporte técnico

Si el producto o servicio presupuestado necesita garantías o algún tipo de soporte técnico, deberás adjuntar un documento donde se concreten ambos aspectos. Estos elementos no tienen porqué estar incluidos en el importe del servicio en sí. Por eso es recomendable presupuestarlos a parte.

Planificación

Un elemento muy atractivo es la planificación de la ejecución del presupuesto. De este modo, te ganarás la confianza de tu cliente.

Cómo fijar los precios de un presupuesto

Esta es una de las cuestiones más delicadas a la hora de elaborar un presupuesto. Deberemos tener en cuenta varios aspectos que orientarán para determinar los precios.

1. Analiza los precios de mercado

Bajar los precios por debajo del precio de mercado no es una buena idea ya que es fácil que entienda como un servicio o producto de poca calidad. Del mismo modo, si los precios son más altos que tus competidores deberás justificarlo y ganártelo.

Artículo relacionado: 4 consejos para crear un negocio único.

2. Cubre costes

En primer lugar, habrá que definir el precio de una hora de servicio. Para ello es necesario que tengamos en cuenta los costes fijos y variables que tendremos y luego ajustar el precio/hora al tipo de trabajo y al cliente. A este precio deberemos añadirle el de los materiales o gastos asociados al trabajo que estamos presupuestando.

3. Piensa en los márgenes

Sobre la base del precio de tu servicio, sumando los gastos y materiales, establece un porcentaje de beneficio. Normalmente, este margen de beneficio dependerá de la situación del mercado, así como de tu experiencia. Y es que al principio lo más normal es que estos beneficios sean más bajos.

4. Promociones o descuentos

Puedes incluir o no posibles promociones para hacer más atractiva la oferta.

Lo más importante es que todo esté bien ordenado y la presentación sea clara, concisa y fácil de entender. Para ello es muy recomendable utilizar herramientas de facturación que te ayuden a elaborar presupuestos. Con Holded lo tendrás muy fácil. Y es que, además, ahorrarás un tiempo muy valioso: la aplicación te permite mandar el presupuesto a tu cliente y este podrá aceptarlo con solo un clic. Una vez aceptado, tú podrás convertir el presupuesto a factura o crear facturas recurrentes con la periodicidad que desees. Prueba Holded gratis y no vuelvas a perder el tiempo con tareas repetitivas.

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