6 plantillas de pérdidas y ganancias en Excel

Saber si tu negocio gana o pierde dinero parece algo sencillo, pero cuando intentas plasmarlo en un documento estructurado, la cosa se complica. ¿Dónde van los gastos financieros? ¿Qué diferencia hay entre el resultado de explotación y el beneficio neto? ¿Tengo que seguir el PGC o vale cualquier formato?

En esta guía encontrarás respuestas a todas esas preguntas y, lo más importante, seis plantillas de pérdidas y ganancias en Excel listas para descargar y usar, adaptadas a distintos perfiles: autónomos, pymes que quieren control mensual, empresas que necesitan comparar ejercicios o negocios con varias líneas de actividad.

Las 6 mejores plantillas de pérdidas y ganancias en Excel para descargar gratis

Las plantillas que encontrarás a continuación están diseñadas para adaptarse a distintos perfiles y necesidades. Puedes descargarlas en el archivo Excel adjunto, donde cada plantilla tiene su propia pestaña.

Plantilla 1: PyG básica para autónomos

Si eres autónomo, el modelo estándar de PyG puede resultar más complejo de lo necesario. Esta plantilla está simplificada para tu realidad: no incluye el bloque de Impuesto de Sociedades (los autónomos tributáis por IRPF) ni partidas contables que habitualmente no tenéis, como amortizaciones de inmovilizado relevante.

¿Qué incluye? Ingresos por servicios o ventas, gastos deducibles (gestoría, suministros, software, marketing, formación, seguros), cuota RETA y resultado neto estimado antes de IRPF, con el porcentaje sobre ingresos calculado automáticamente en cada línea.

• Ideal para: autónomos en estimación directa simplificada o normal que quieren un control claro de su rentabilidad.
• No incluye: IS, amortizaciones, resultado financiero.

Descargar plantilla PyG para autónomosXLSX

Plantilla 2: Cuenta de resultados mensual (12 meses)

Cuando el negocio crece y la actividad varía a lo largo del año, el control mensual se vuelve imprescindible. Esta plantilla distribuye la PyG completa en 12 columnas mensuales más una columna de total anual, que se calcula automáticamente.

Incluye la estructura completa según el PGC: resultado de explotación (con todos los bloque de ingresos y gastos), resultado financiero, resultado antes de impuestos, impuesto sobre beneficios y resultado del ejercicio.

• Ideal para: pymes que quieren ver la evolución mensual de su rentabilidad o detectar meses con pérdidas puntuales.
• Perfecto también para: presentaciones internas a socios o directivos que necesitan el detalle por período.

Descargar plantilla PyG mensualXLSX

Plantilla 3 – PyG trimestral

Una vista más agregada que la mensual, con cuatro columnas trimestrales más el total anual y una columna de porcentaje sobre ingresos en cada línea. Es más compacta y fácil de leer de un vistazo, lo que la hace especialmente útil para reuniones con inversores o para la preparación de los pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades.

• Ideal para: empresas que revisan su rendimiento cada trimestre o que necesitan presentar resultados periódicos a terceros.
• La columna % s/ingresos te permite ver de inmediato qué peso tiene cada partida sobre la facturación total.

Descargar plantilla PyG trimestralXLSX

Plantilla 4 – PyG para pymes según el PGC (modelo abreviado)

Esta es la plantilla más técnica de la colección. Sigue fielmente la nomenclatura y numeración oficial del Plan General Contable para PYMES (Real Decreto 1515/2007), con las 17 partidas numeradas tal como aparecen en el modelo 200 del Impuesto de Sociedades.

Si tu empresa tiene que depositar cuentas anuales en el Registro Mercantil o trabajas habitualmente con un asesor contable, esta plantilla es tu punto de partida.

• Ideal para: pymes con obligación de auditoría o depósito de cuentas, y para quienes trabajan con gestorías que siguen la nomenclatura PGC.
• Requiere: familiaridad con los términos contables o asesoramiento externo para clasificar correctamente cada partida.

Descargar plantilla PyG modelo abreviadoXLSX

Plantilla 5 – PyG con comparativa anual (año actual vs. año anterior)

Una de las capacidades más valiosas de la cuenta de resultados es comparar ejercicios. Esta plantilla te permite hacerlo de forma visual: dos columnas paralelas (año actual y año anterior) con variación absoluta en euros, variación porcentual y márgenes clave calculados automáticamente: margen bruto, EBITDA estimado y margen neto.

La variación porcentual incluye protección contra división por cero (si el año anterior fue cero en alguna partida, la celda muestra "-" en lugar de un error).

• Ideal para: cualquier empresa que quiera evaluar su evolución y detectar dónde ha mejorado o empeorado respecto al ejercicio anterior.
• También útil para: preparar la memoria anual o justificar decisiones estratégicas con datos históricos.

Descargar plantilla PyG comparativa anualXLSX

Plantilla 6 – PyG por departamento o línea de negocio

Si tu empresa tiene varias líneas de actividad o departamentos con cierta autonomía operativa, necesitas saber qué rentabilidad aporta cada uno. Esta plantilla se compone de tres pestañas que trabajan juntas:

• Área A y Área B: una PyG independiente por cada línea de negocio, con ingresos propios, costes directos y asignación de gastos indirectos (gastos generales y amortizaciones imputadas).
• Consolidado: suma automática de ambas áreas, vinculada directamente a las pestañas individuales. Si modificas un dato en Área A, el consolidado se actualiza solo.

¿Tienes más de dos áreas? Duplica la pestaña Área A o Área B, renómbrala y añade una columna en el Consolidado. La estructura está pensada para escalar.

• Ideal para: empresas con varios productos, servicios o centros de coste que necesitan identificar qué genera valor y qué lo destruye.

Descargar plantilla PyG consolidadaXLSX

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias (también llamada cuenta de resultados o PyG) es el documento contable que recoge todos los ingresos y gastos de una empresa durante un período determinado, habitualmente un año, y calcula si el resultado final es un beneficio o una pérdida.

Dicho de forma sencilla: es el "marcador" de tu negocio. El balance de situación te dice qué tienes y qué debes en un momento concreto; la PyG te dice cuánto has ganado o perdido a lo largo del tiempo.

PyG vs. tesorería: ¿en qué se diferencian?

Esta confusión es de las más habituales entre autónomos y pymes y puede llevarte a tomar decisiones equivocadas. Aunque a veces se usan como sinónimos, no son lo mismo:

Un negocio puede ser rentable según su PyG y estar en apuros de liquidez al mismo tiempo, y viceversa. Por eso ambos documentos son necesarios, y por eso en Holded te ofrecemos también plantillas de tesorería.

¿Para qué sirve la cuenta de resultados?

Más allá del cumplimiento contable, la PyG es una herramienta de gestión muy potente. Estos son sus usos principales:

• Conocer la rentabilidad real de tu negocio, no la percibida.
• Detectar dónde se escapa el dinero: qué partidas de gasto están fuera de control.
• Preparar la declaración del Impuesto sobre Sociedades (o estimar la base imponible del IRPF si eres autónomo).
• Presentar el negocio ante bancos o inversores que necesitan evaluar la viabilidad.
• Comparar ejercicios y ver si la empresa está mejorando o empeorando.
• Tomar decisiones informadas: contratar, invertir, recortar o cambiar de modelo.

Errores frecuentes al hacer la cuenta de resultados

Incluso con una buena plantilla, es fácil cometer errores que distorsionan el resultado. Estos son los más habituales:

• Confundir cobros con ingresos. En contabilidad, el ingreso se registra cuando se emite la factura (devengo), no cuando se cobra. Si facturaste en diciembre pero te pagan en enero, el ingreso va en la PyG de diciembre.
• No incluir las amortizaciones. Si has comprado un ordenador, un vehículo o maquinaria, ese gasto no va todo en el año de la compra: se distribuye a lo largo de su vida útil como amortización. Omitirlo infla el beneficio.
• Mezclar gastos personales con gastos del negocio. Especialmente habitual en autónomos. La gasolina del viaje de vacaciones no es un gasto deducible, aunque lo pagues con la tarjeta del negocio.
• Olvidar la Seguridad Social a cargo de la empresa. Si tienes empleados, el coste de personal no es solo el salario bruto: incluye también la cotización que paga la empresa (aproximadamente un 30% adicional sobre el salario base).
• No separar ingresos extraordinarios de los ordinarios. Si vendiste una máquina antigua o recibiste una subvención puntual, esos ingresos no reflejan la capacidad real de generar valor del negocio. La PyG correctamente estructurada los separa en partidas distintas.
• Usar la PyG como sustituto del flujo de caja. Un beneficio contable de 20.000 € no significa que tengas 20.000 € en el banco. Para saber cuánto dinero tienes disponible, necesitas el plan de tesorería.

¿Existe una alternativa más automatizada?

Las plantillas de Excel son una solución práctica y accesible, especialmente si acabas de empezar o si gestionas un negocio pequeño. Pero tienen limitaciones claras: hay que actualizarlas manualmente, es fácil introducir errores en las fórmulas y no se conectan con tu facturación o contabilidad real.

Gestiona tu PyG con Holded

Holded es el software de gestión empresarial pensado para autónomos y pymes que quieren automatizar la cuenta de pérdidas y ganancias sin depender de Excel. En lugar de introducir los datos manualmente, Holded los extrae directamente de tu facturación, contabilidad y gastos registrados.

Esto significa que tu PyG está siempre actualizada, en tiempo real, sin necesidad de consolidar datos de distintas fuentes.

Con Holded puedes:

• Ver la PyG actualizada en tiempo real según la actividad registrada.
• Filtrar por período (mes, trimestre, año) con un clic.
• Comparar ejercicios y exportar los datos cuando los necesites.
• Conectar la PyG con el resto de la contabilidad sin duplicar trabajo.
• Acceder desde cualquier dispositivo y compartir con tu asesor directamente desde la plataforma.