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Registro de Operadores Intracomunitarios: cómo dar de alta tu empresa para operar en la UE

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Si tienes planes de expansión para tu negocio y tienes la intención de vender más allá de las fronteras españolas, es fundamental que te familiarices con la normativa del IVA intracomunitario. Ten presente que cualquier empresa que quiera vender productos o servicios a otro país de la Unión Europea debe cumplir una serie de requisitos legales, entre ellos la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios.

En este artículo te explicamos qué es el ROI, cómo darse de alta a este registro y las obligaciones fiscales que tienen las empresas que operan dentro de la UE.

Qué es el registro de operadores intracomunitarios

¿Qué es el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)?

El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es un censo de profesionales y empresarios que realizan operaciones comerciales con empresas o profesionales de otro Estado miembro de la Unión Europea.

Este censo, también llamado VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA), se puede consultar en la página de Hacienda para obtener la información de las empresas intracomunitarias con las que vayamos a realizar operaciones.

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Así pues, constar en este registro significa que tu empresa opera bajo las normas del IVA intracomunitario lo que puede aportarte algunos beneficios fiscales. De manera que, si prestas un servicio o vendes un producto a un cliente de otro país de la UE, y este aparece también como operador intracomunitario en el censo, la factura correspondiente a la operación estará exenta de IVA.

Para poderte beneficiar de esta exención, tal como indica Hacienda, es responsabilidad tuya, como vendedor, asegurarse de que tu cliente está registrado como operador intracomunitario.

¿Qué son las operaciones intracomunitarias y cómo tributan?

Las operaciones intracomunitarias son todas aquellas actividades comerciales que realizan las empresas con clientes fuera de España pero de países que también pertenecen a la Unión Europea, cuyas respectivas administraciones se mantienen conectadas para intercambiar y verificar información. Es decir, cuando vendes o compras algo a otro país miembro, estás realizando una operación intracomunitaria que está sujeta a ciertas normas y obligaciones tributarias.

Por norma general, todas las operaciones intracomunitarias están exentas de IVA, de manera que tributan en el país de destino. Sin embargo, para que el proveedor en origen pueda justificar la no repercusión de ese IVA y la aplicación de la exención, debe probar que la mercancía o los servicios se dirigen a un país comunitario.

Por ese motivo es importante que las dos empresas implicadas cuenten con el Número de Operador Intracomunitario, o número VAT, y por lo tanto, estén dados de alta en el ROI.

En caso de que una de las empresas no disponga de un número de identificación fiscal intracomunitario no significa que no pueda realizar operaciones con otros países de la UE, sin embargo, el tratamiento fiscal será otro.

Qué son las operaciones intracomunitarias

Lista de países intracomunitarios

El IVA intracomunitario se aplica a todas las operaciones de prestación y compra de servicios que se realizan entre cualquiera de los 28 países de la Unión Europea, que son los siguientes:

  • Austria
  • Alemania
  • Bélgica
  • Bulgaria
  • Chipre
  • Chequia
  • Croacia
  • Dinamarca
  • Estonia
  • España
  • Eslovaquia
  • Eslovenia
  • Finlandia
  • Francia
  • Grecia
  • Hungría
  • Irlanda
  • Italia
  • Lituania
  • Luxemburgo
  • Letonia
  • Malta
  • Países Bajos
  • Polonia
  • Portugal
  • Reino Unido
  • Rumanía
  • Suecia

¿Quiénes están obligados a darse de alta en el ROI?

Han de inscribirse en el ROI, durante su alta en Hacienda como autónomos, y adquirir el NIF-IVA , los empresarios, profesionales o entidades que realicen entregas o adquisiciones de bienes intracomunitarios.

Asimismo, cualquier empresa o profesional que preste servicios a otro país miembro de la UE o sea destinatario de estos debe registrarse. Además, las personas jurídicas que no sean ni empresarios o profesionales pero que lleven a cabo compras de bienes intracomunitarios también han de registrarse.

Cómo darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Si en tu negocio piensas realizar operaciones intracomunitarias, a la hora de tramitar tu alta en Hacienda, de forma presencial u online mediante el modelo 036 , has de solicitar tu alta en el ROI marcando la casilla 582 de la página 5 del modelo. Por otro lado, también tienes que tener presente la casilla 584 para indicar la fecha prevista de tu primera operación intracomunitaria.

En caso de que solicites el alta en el ROI ya estando dado de alta en Hacienda como autónomo, tendrás que marcar la casilla 130 de la página 1 entendiéndose como una modificación y marcar las casillas 582 y 584.

Por último, si en algún momento quisieras darte de baja del ROI tendrás que marcar la casilla 583.

Antes de aceptar tu alta en el ROI, Hacienda suele realizar comprobaciones previas para verificar si tienes la necesidad real de ser incluido en el registro. Estas pueden consistir en la visita de un inspector de a la sede de tu compañía o la solicitud de documentación que acredite la existencia de proveedores o clientes que conlleven operaciones intracomunitarias.

Si tu solicitud es aceptada, Hacienda te incorporará al ROI y te asignará un NIF-IVA formado por el prefijo de España, ES, en primer lugar y seguido del Número de Identificación Fiscal (NIF).

Ahora bien, si pasado tres meses la Agencia Tributaria no ha respondido, lo más probable es que la solicitud haya sido rechazada y, por lo tanto, no podrás emitir o recibir facturas exentas de IVA por operaciones intracomunitarias.

Cómo hacer una factura intracomunitaria

Para hacer una factura intracomunitaria, tanto el emisor como el destinatario deben estar dados de alta en el ROI y disponer de sus respectivos NIF-IVA. En esta factura tendrás que incluir ambos NIF-IVAs y tendrás que emitirla sin IVA. Sin embargo, deberás reflejar esa operación en el modelo 303 de declaración de IVA y en el modelo 349 de Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias.

Este último modelo es meramente informativo ya que la Agencia Tributaria también recibirá el 349 de tu cliente y lo comparará con el tuyo para comprobar que todos los datos concuerdan.

En el caso de que el cliente no tenga un NIF intracomunitario y no forme parte del ROI la factura deberá emitirse con IVA, como si se tratara de una operación en territorio nacional. En este supuesto, tu cliente pagará el IVA y luego deberás liquidarlo en el modelo 303.

No obstante, si ninguna de las partes implicadas tiene NIF intracomunitario, tendrás que aplicar el IVA en la factura y liquidarlo al final del trimestre.

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Clara Valls
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