Domina la contabilización de facturas y transforma esta obligación en tu mayor aliada para tomar el control financiero de tu negocio con precisión y tranquilidad.
Gestionar un negocio implica múltiples tareas fundamentales y una de las más importantes es la contabilización de facturas, una tarea recurrente y crítica. No se trata solo de un trámite administrativo, ya que un registro incorrecto o descuidado puede derivar en problemas con Hacienda, dificultades para analizar la rentabilidad real o, simplemente, en una gestión del cash flow poco fiable.
Sabemos que puede parecer un proceso complejo, con sus impuestos, cuentas contables y normativas específicas. Pero, ¿y si pudieras simplificarlo y realizarlo con total confianza?
En esta guía te explicamos cómo contabilizar una factura de forma correcta, desde los conceptos esenciales y los asientos básicos hasta los casos más especiales, con el objetivo de que puedas aplicar estos conocimientos de inmediato.
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Contabilizar facturas es el procedimiento mediante el cual se registran en la contabilidad de una empresa las facturas emitidas y recibidas, aplicando el principio de partida doble. A través de este registro se generan los asientos contables correspondientes, que permiten reflejar correctamente ingresos, gastos, deudas y derechos de cobro.
Este proceso resulta esencial para mantener un control financiero riguroso, garantizar la transparencia económica y cumplir con las obligaciones fiscales vigentes.
Contabilizar una factura va mucho más allá de "apuntar un gasto o un ingreso". Se trata del proceso mediante el cual se registra formalmente una operación económica en los libros contables de la empresa, dotándola de validez legal y, lo que es más importante, construyendo la base de datos fiable sobre la que se sustenta la salud de tu negocio.
La contabilización incluye la verificación de datos de la factura, la clasificación de la operación y la creación del asiento contable correspondiente, que refleje los ingresos, gastos e impuestos correspondientes en las cuentas específicas para clientes, proveedores e IVA.
Desde un punto de vista legal, empresas y autónomos tienen ciertas responsabilidades relacionadas con el registro y la declaración de la actividad económica. Las principales obligaciones contables, relacionadas con el registro interno de la información económica del negocio, son:
Además, existen ciertas obligaciones fiscales que también son de obligado cumplimiento para las empresas y autónomos:
En España, la obligatoriedad de la contabilización de las facturas por parte de autónomos y empresas aparece regulada en tres normas fundamentales.
En primer lugar, el Plan General de Contabilidad (PGC), que define cómo deben registrarse las operaciones en los libros y qué cuentas concretas debes utilizar (por ejemplo, la cuenta 600 para compras, 700 para ventas, 472 para el IVA soportado, etc.).
A continuación, el desarrollo reglamentario del Real Decreto 1619/2012, que marca las obligaciones relacionadas con la facturación, los requisitos obligatorios que debe tener una factura para ser válida, la obligación de expedición y conservación y las modalidades de facturación válidas.
Finalmente, normas concretas como las leyes del IVA y del IRPF determinan cómo se deben registrar y liquidar estos impuestos en cada factura, incluyendo la forma correcta de contabilizarlas.
Ignorar estas normas no es una opción para un negocio que aspire a crecer de forma sólida y legal.
Para que una factura sea contabilizable, debe cumplir con una serie de requisitos formales e incluir cierta información imprescindible. Si falta alguno de estos datos obligatorios, puedes tener problemas para justificar el gasto o el ingreso.
Lo más seguro y profesional es solicitar al proveedor o al cliente que emita una factura rectificativa. No se recomienda contabilizar facturas incorrectas, ya que esto generará discrepancias en tu contabilidad y posibles problemas con Hacienda.
Por otro lado, si el error es tuyo, como emisor estás obligado a rectificarla.
Aquí llegamos al meollo del asunto. Vamos a ver los dos tipos de asientos más comunes, los correspondientes a una factura de compra y a una factura de venta.
Cuando recibes una factura de un proveedor (un gasto para tu empresa), el asiento contable registra ese gasto y el derecho a recuperar el IVA pagado (IVA soportado).El primer paso es identificar los datos de la factura (base imponible, importe del IVA e importe total). A continuación, debes registrar el importe de la base imponible en la cuenta de compras o gastos. Finalmente, debes cargar el IVA en la cuenta de Hacienda Pública, IVA soportado.
El último paso es registrar la deuda o el pago, según corresponda: antes de pagar la factura, el importe se abona en la cuenta de Proveedores; una vez pagada, en la cuenta de Bancos o Caja para reflejar la salida del dinero.
Ejemplo: factura de luz de 300€ + 21% IVA (63€) = 363€.
El asiento sería:
Cuenta Contable PGCConceptoDebeHaber628 SuministrosRecepción de servicios (Luz)300 €472H.P. IVA soportado (21%)63 €410Acreedores por prestaciones de servicios318 €
Explicación: has registrado un gasto de 300 € (Debe) y un derecho a deducirte 63 € de IVA (Debe). La deuda con tu proveedor queda reflejada en 363 € (Haber).
Cuando emites una factura a un cliente (un ingreso para tu empresa), también debes identificar base imponible, IVA e importe total, antes de registrar el ingreso y la obligación de ingresar el IVA repercutido a Hacienda.
Ejemplo: factura por servicios de consultoría de 1.000€ + 21% IVA (210€) = 1.210€. Tu cliente te retiene un 15% de IRPF (150€). Cobrarías 1.210€ - 150€ = 1.060€.
El asiento sería:
Cuenta Contable PGCConceptoDebeHaber430Clientes1.060 €477H.P. IVA repercutido (21%)210 €4751H.P. acreedora por retenciones practicadas (IRPF)150 €705Prestación de servicios (Ingreso)1.000 €
Explicación: has registrado un derecho de cobro de 1.060€ (Debe), un ingreso de 1.000€ (Haber), y las obligaciones con Hacienda por el IVA repercutido (210€, Haber) y por la retención de IRPF que has practicado (150€, Haber).
Cada una de estas figuras genera distintos tipos de obligaciones en lo que a la contabilidad se refiere.
No todas las facturas son estándar. A continuación vamos a detallar cómo proceder con algunas facturas que requieren un tratamiento específico a la hora de ser contabilizadas.
En operaciones con bienes de inversión (como maquinaria), quien paga el IVA no es el vendedor, sino el comprador, y en la factura debe figurar la leyenda "Inversión del sujeto pasivo".
En este caso, el comprador registra el IVA tanto soportado (en la cuenta 472) como repercutido (en la cuenta 477) en el mismo periodo, por lo que el efecto es neutro. Es crucial para justificar la deducción del IVA.
En el caso de operaciones intracomunitarias, en las que compras a un proveedor de la UE y tienes un NIF-VA, la operación está exenta de IVA. Desde el punto de vista contable, tienes que registrar la base imponible en la cuenta de compras/gastos; el IVA que repercutes y te deduces en la cuenta de IVA soportado (472) y el importe total de la factura en la cuenta de Proveedores (400/410).
Si vendes a la UE, generalmente también es exenta, pero el cliente la contabilizará en su país bajo el mecanismo de "autoliquidación" del IVA.
En el caso de facturas de importación (bienes o servicios), el proceso es bastante similar:
Las facturas rectificativas se utilizan para corregir errores, devoluciones o descuentos posteriores y, habitualmente, su contabilización es la inversa a la factura original. Si en la factura original cargabas un gasto, en la rectificativa lo abonas.
Contablemente, suele generarse un asiento en negativo sobre la misma cuenta en la que está la factura original. Es fundamental señalar adecuadamente el motivo del error, para poder elegir la cuenta contable más adecuada, por ejemplo, 708 para devoluciones de ventas, 608 para compras, 430 para clientes o 400 para proveedores.
Los suplidos son gastos que adelantas por cuenta de tu cliente (por ejemplo, un billete de avión). No son un ingreso para ti y, por lo tanto, la factura debe estar a nombre de tu cliente, no puede incluir IVA ni retención y no puede añadirse ningún margen de beneficio.
Este tipo de facturas se deben contabilizar en la cuenta 555 de Partidas Pendientes de Aplicación. La factura de venta debe incluir el debe en la cuenta 430 de Clientes y el haber en la cuenta 700 de Ingresos.
La contabilización de las facturas no siempre es fácil y, por eso, hay ciertos errores que se repiten con frecuencia: omitir transacciones menores, una organización documental inadecuada, cometer errores de transcripción y omisión y olvidar registrar ciertos gastos es más frecuente de lo que parece y puede solucionarse con la implementación de un software adecuado que ayude a automatizar estos procesos.
Además, hay otros fallos relacionados con la gestión de facturas que es necesario conocer para saber cómo tratarlos y evitar posibles problemas.
Uno de los fallos más comunes es confundir el IVA soportado con el repercutido. El IVA soportado (cuenta 472) es el que pagas a tus proveedores y te lo puedes deducir. El repercutido (cuenta 477) es el que cobras a tus clientes y debes ingresarlo a Hacienda.
También es común aplicar un tipo de IVA incorrecto: recuerda que no todos los productos o servicios tributan al 21%. También exsten los tipos reducido (10%) y superreducido (4%).
Finalmente, olvidar la retención de IRPF es un error muy común en las facturas de venta de autónomos y profesionales.
La numeración de las facturas debe ser siempre correlativa. Si necesitas diferenciar líneas de negocio o tipos de servicio o productos, puedes abrir distintas series, pero siempre respetando la correlatividad, ya que no hacerlo puede hacer que Hacienda interprete que hay un intento de ocultar operaciones.
Por lo que respecta al registro, el ejercicio contable en el que debes registrar cada factura viene determinado por su fecha de emisión y no por la de pago. Este concepto es clave para la correcta periodificación fiscal.
Lo mismo ocurre con los gastos: contabilizar gastos de un ejercicio en otro diferente afecta directamente al cálculo del beneficio y al impuesto a pagar.
Cargar un gasto de teléfono en la cuenta de "Suministros" (cuenta 62) es correcto, pero hacerlo en "Compra de existencias" (cuenta 60) no lo es. Una incorrecta clasificación distorsiona los informes financieros, dificulta el análisis del estado de tu empresa y te impide analizar correctamente en qué se gasta el dinero.
En casos extremos puedes llegar a recibir sanciones administrativas e, incluso, estar obligado a anular las cuentas anuales, lo que perjudicaría al desarrollo de tu negocio.
La respuesta es un sí rotundo. De hecho, para autónomos y pymes, la automatización no es un lujo, sino una necesidad para ganar eficiencia y reducir errores. Un software de contabilidad como Holded te permite digitalizar las facturas y, gracias a la función OCR, extraer automáticamente los datos (fecha, proveedor, importe, IVA).
Tras una validación para asegurar que no hay duplicidad y que todos los datos son correctos, el sistema se ocupa de crear los asientos contables de forma automática en las cuentas contables correctas.
Además, el sistema se integra con otras funcionalidades, como la conciliación de bancos. Al conectar tu cuenta bancaria, los pagos y cobros se vinculan automáticamente con sus facturas, cuadrando la contabilidad casi sin esfuerzo.
Todas estas funciones tienen un objetivo principal: al eliminar la introducción manual de datos, se minimizan los fallos humanos y se reducen posibles errores en la contabilidad.
No todos los programas son iguales. Al elegir una solución, busca estas características:
Invertir en un buen software no es un gasto, es un ahorro de tiempo y una garantía de precisión que te permitirá centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
