SIRH : Définition, pourquoi et comment le choisir ?

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Qu’est-ce qu’un Système d’Information des Ressources Humaines, plus communément appelé SIRH ? A travers la définition du SIRH et de ses fonctionnalités, vous comprendrez en quoi sa mise en place dans l’entreprise est un enjeu stratégique pour la fonction RH, notamment dans un contexte de transformation numérique incontournable ! De plus, le choix du logiciel SIRH peut s’avérer compliqué. Découvrez les critères qui vous permettront de choisir la solution SIRH la plus adaptée à votre entreprise. 

SIRH : Définition

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) permet l’optimisation de la gestion des ressources humaines (GRH) via le regroupement de modules RH imbriqués dans un seul et même logiciel. Le SIRH a pour but de faire interagir ces modules RH afin de favoriser l’harmonisation des données et de permettre l’automatisation de certaines tâches chronophages du processus RH : gestion administrative, du temps de travail et des plannings, gestion de la paie…

En fonction de l’éditeur, les solutions SIRH du marché ne sont pas toutes identiques. Chacune a ses spécificités avec un nombre de modules RH différent. Néanmoins, nous retrouvons souvent les mêmes composants principaux qui caractérisent le processus RH. 

Les fonctions du SIRH

Les modules RH également appelés “briques logicielles” qui composent un SIRH peuvent être classés en 4 grandes familles :

Gestion des congés et absences

Une coordination complète des absences permet à chaque manager de mieux planifier ses projets d’équipes. Ce module lui permet également de pouvoir valider ou non une demande de congés en fonction des vacances de chaque employé et de l’organisation de l’activité. 

Plus de comptage des ses effectifs et d’échanges de mails interminables, le manager est averti par une notification automatique à chaque début de congés (inattendu ou planifié) et des calendriers lui indiquent à tout moment où se trouvent ses collaborateurs ainsi que les congés restants de ces derniers. 

SIRH

Gestion du temps de travail

Le temps de la pointeuse en entreprise est révolu ! Responsabilisez vos collaborateurs et faites leur remplir leurs heures de travail sur la même interface en quelques clics : simple, rapide, efficace. Les heures supplémentaires seront comptabilisées automatiquement pour un meilleur suivi des temps de travail. 

SIRH

Gestion des contrats dans le cloud

Si vous optez pour un logiciel SIRH en mode Saas (Cloud) comme Holded, vos données seront externalisées et centralisées dans une base de données de l’éditeur. Adieu la peur du sinistre dans les locaux ! Faites place à la sécurisation des données et à la simplification de recherche de documents. En effet, dans le module de gestion des contrats et autres documents administratifs, chaque collaborateur a un dossier comprenant ses documents juridiques et/ou RH relié à son profil personnalisé. 

Gestion de la paie

Fini les maux de tête sur la paie ! Avec une solution SIRH votre gestion de la paie peut entièrement être automatisée grâce au remplissage automatique des bulletins de salaire via les données provenant de vos différents modules RH. Par ailleurs, les erreurs de paie seront minimisées. 

SIRH

Pourquoi mettre en place une solution SIRH ?

La transformation numérique des entreprises a débuté il y a une dizaine d’années. Néanmoins, cette dernière s’est considérablement accentuée avec la crise sanitaire du Covid-19. Le besoin de flexibilité due à l’augmentation du télétravail et à une réorganisation du personnel ont fait exploser le nombre de mise en place de logiciel de gestion d’entreprise avec un module SIRH. 

Particulièrement adapté aux PME, le SIRH permet l’optimisation de la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Voici 7 raisons de le mettre en place dans son entreprise. 

Optimisation de la gestion des ressources humaines

La mission première d’une solution SIRH est d’optimiser la gestion des ressources humaines. Terminée l’époque où le bureau RH ressemblait à un bureau des archives avec des milliers de dossiers papiers posés sur des étagères. Aujourd’hui, grâce au SIRH, toutes les informations liées aux collaborateurs sont centralisées dans un même logiciel. Le temps de recherche d’une information est minimisé et les erreurs ou pertes de documents sont quasiment inexistantes. Le DRH et les RH peuvent se recentrer sur les fonctions premières de leur métier : recruter et suivre la carrière des collaborateurs tout en étant à leur écoute. 

Automatisation de tâches RH

L’optimisation de la gestion RH commence par la suppression des tâches chronophages. En effet, la mise en place de l’automatisation dans le processus de recrutement ainsi que dans la gestion des plannings et de suivi des collaborateurs permettent à la fonction RH de se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La mise en place de workflows sous forme de scénarios accélèrent par exemple le temps de recrutement et notamment l’onboarding d’un nouveau collaborateur. 

Gain de temps et minimisation des erreurs

Qui n’a jamais rêvé de gagner du temps dans son travail ? Et bien cela est aujourd’hui possible. L’automatisation et notamment le remplissage automatique de données RH font partie des avantages pratiques que proposent une solution SIRH.

Le gain de temps se retrouve également dans la partie recherche de la data. En effet, comme toutes les données RH sont regroupées, il est plus aisé de les retrouver, de les coupler et même de les analyser.

De plus, le SIRH va permettre de minimiser l’erreur humaine. Par exemple, lors du remplissage de la fiche de paie, une “faute de frappe” ou d’inattention peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise ainsi qu’une forte répercussion sur le temps de travail des gestionnaires de paie. Avec le remplissage automatique des champs via la récupération des données liées à la paie dans le SIRH, le gestionnaire de paie n’a plus qu’à faire une simple repasse sur les données déjà remplies. Le taux d’erreurs est alors en baisse et le temps de travail est optimisé sur cette tâche. 

Sécurité et fiabilité des données

Un logiciel SIRH est un réel coffre-fort numérique pour toutes les données RH de votre entreprise. Les données, enregistrées sur un Cloud [si vous choisissez un logiciel SIRH en mode SaaS], sont davantage sécurisées. Le SIRH est une bonne solution pour mettre fin à la fraude documentaire qui est, aujourd’hui encore, trop présente en entreprise. 

Par ailleurs, le cryptage des données ou les certificats d’authenticité sont autant de mesures de protection des données personnelles qui vous seront proposées avec l’acquisition d’une solution SIRH. 

Enfin, le regroupement des données permet une certaine fiabilité de celles-ci. Effectivement, via le profil du collaborateur, ce dernier peut vérifier lui-même la fiabilité de ses données, contrôler leur validité ou encore demander une modification de ces dernières en seulement quelques clics. 

Développement de la marque employeur

L’intégration d’un logiciel SIRH va responsabiliser vos collaborateurs. Par exemple, certains modules, comme la gestion des absences ou l’intégration du temps de travail seront mis à jour directement par le collaborateur. Le salarié est alors valorisé par cette confiance et se sentira plus investi dans la gestion administrative de l’entreprise. Cette responsabilisation augmentera naturellement le bien-être au travail et par conséquent le développement de la marque employeur afin d’attirer de nouveaux talents. 

Productivité des services RH

Le gain de productivité d’un service est généralement couplé avec un gain financier. Cela fait effectivement partie d’un des avantages les plus importants de la mise en place d’un SIRH. 

Comme nous l’avons évoqué dans l’optimisation de la gestion RH, le service des ressources humaines se recentre sur son cœur de métier et sur l’humain. Les tâches parasites qui faisaient baisser sa productivité sont maintenant effectuées soit directement par le logiciel via l’automatisation, soit par d’autres collaborateurs qui seront plus à même de les effectuer.

Le service RH, via le SIRH, peut également plus aisément créer des rapports liés au département RH. Grâce à la centralisation des données, il sera plus rapide de générer des reportings et des tableaux de bord fiables pour un suivi optimal de la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Toutes ces optimisations permettent une prise de décision plus rapide ainsi qu’une augmentation plus que significative de la productivité des services RH.

Réduction des déchets papiers

Outre les avantages de productivité et d’optimisation du département RH, l’utilisation d’une solution SIRH permet à l’entreprise de se différencier de la concurrence par un avantage environnemental. En effet, la dématérialisation des données favorise la réduction de l’utilisation du papier et donc des déchets qui y sont liés. L’implémentation d’un SIRH peut aussi vous permettre de revoir votre stratégie RSE. Pensez-y !

Comment choisir son logiciel SIRH ? 

La décision de mettre en place une solution SIRH dans son entreprise est importante car elle est stratégique. Néanmoins cette décision n’est pas sans conséquence. En effet, l’implémentation d’un SIRH va demander à vos équipes RH, IT et réseaux un travail en amont afin de bien choisir la solution qui sera adaptée à l’entreprise et au département des ressources humaines. De plus, l’intégration d’un outil SIRH va demander une certaine restructuration du système d’information (SI), une nouvelle gestion des RH et de la communication auprès de vos collaborateurs. Voici 6 critères qu’il vous faudra regarder de près pour choisir correctement votre solution SIRH. 

L’outil SIRH doit répondre aux besoins de l’entreprise

Avant toute intégration de logiciel, il est primordial de définir en amont ses besoins. Pour un SIRH, le service des ressources humaines doit définir ses propres besoins RH et notifier les tâches chronophages que les équipes effectuent et qui doivent être optimisées. Les RH doivent également prendre en compte les besoins des managers d’équipes et des collaborateurs eux-mêmes. Cela est notamment le cas pour les parties “optimisation des plannings” et “demandes de congé”. N’oubliez pas que les tâches RH seront réparties entre différents services de l’entreprise.

  • La question de la mobilité. Vos équipes sont mobiles ? Vous pratiquez le télétravail ? La solution SIRH mobile ou Saas avec stockage des données dans le Cloud et mise à disposition d’une application mobile est probablement ce qu’il vous faut car il vous suffit d’une connexion internet pour avoir accès à toutes vos données. 
  • La question du nombre d’utilisateurs. L’accès à un nombre restreint d’utilisateurs peut également être déterminant dans le choix d’une solution SIRH. Pour les TPE/PME, en revanche, il ne faut pas vous encombrer avec une solution trop puissante comprenant un trop grand nombre d’utilisateurs que vous allez payer dès la mise en place du SIRH. Très souvent les éditeurs SIRH vous proposent un nombre défini d’utilisateurs que vous pourrez par la suite augmenter en fonction de la croissance de l’entreprise. Cela semble être le bon compromis en termes de gestion mais également de coût du SIRH

Vérifiez que le SIRH est compatible avec vos outils existants

Le fait de vérifier si vous pouvez connecter vos outils existants à la solution SIRH peut paraître logique, et pourtant cela est trop souvent oublié. En effet, pour limiter les problématiques techniques et les erreurs de transfert de l’information, il vous faut vérifier que la solution SIRH propose des API (Application Programming Interface) ou une intégration de vos logiciels existants sur le logiciel SIRH.

Les intégrations principales à une solution SIRH correspondent aux outils de travail collaboratif comme Dropbox ou encore Google Drive.

SIRH

Optez pour un logiciel SIRH simple d’utilisation et ergonomique

La solution SIRH choisie sera utilisée chaque jour par vos collaborateurs. Pour ce faire, ils devront être formés à son utilisation. Un logiciel ergonomique et intuitif permet de réduire le temps de “prise en main” du SIRH. La productivité des collaborateurs sera alors améliorée plus rapidement. 

Par ailleurs, le SIRH doit simplifier vos processus RH et non les complexifier par rapport à votre organisation actuelle, alors ne négligez pas l’aspect UX (user experience) et design de la solution.Aujourd’hui, de nombreux acteurs du marché, comme Holded, proposent des essais gratuits du SIRH. Vous pouvez donc facilement vérifier la simplicité d’utilisation de l’outil avec vos équipes RH.

Ne négligez pas la sécurité de vos données

L’outil SIRH va centraliser les données liées aux ressources humaines de l’entreprise. Ces données doivent être sécurisées au maximum. Cela passe par une sécurité externe liée à la sauvegarde et aux serveurs de la data mais également par la sécurité en interne.

  • La sécurité liée aux serveurs de données. Les SIRH en mode On-Premise [propres à un ordinateur] sont de moins en moins utilisés du fait de la sédentarité du logiciel et de la qualité de sécurité des données. En effet, la data étant sauvegardée en interne et sur l’ordinateur, le risque de perte en cas de sinistre est très élevé. Le SIRH en mode Cloud ou ASP sont donc à privilégier afin de garantir la sécurité de vos données RH. Via le Cloud, l’hébergement et le serveur du logiciel sont externalisés et délocalisés. Cela permet de minimiser la perte ainsi que le vol de données via notamment le cryptage de la data.
  • La sécurité de vos données internes. En choisissant votre SIRH, ne négligez pas la protection interne des données personnelles de vos collaborateurs. Pour ce faire, vérifiez que le SIRH propose de gérer les droits d’accès aux collaborateurs selon leur responsabilité dans l’entreprise. Par exemple, avec la solution SIRH Holded, vous pouvez créer des accès “Superviseur” pour vos Team Manager. Ces derniers peuvent gérer toutes les informations concernant leurs équipes. Néanmoins, les collaborateurs, eux, n’auront accès qu’à certaines informations

Astuce : n’oubliez pas de supprimer les accès d’un collaborateur lorsque ce dernier quitte l’entreprise. 

Accompagnement et contrat de maintenance pour l’outil SIRH

Maintenant que vous savez que la partie “produit” SIRH correspond à vos besoins, il vous faut songer à son déploiement dans l’entreprise. Les prestataires proposent des services d’accompagnement et de maintenance variés. Vous devez donc leur poser certaines questions :

  • Comment se déroule le processus d’installation du SIRH ?
  • Existe-il des documents d’aide au démarrage
  • Est-ce qu’une formation pour les équipes RH est possible ?
  • Quelle est la durée de l’accompagnement ?
  • Comment joindre le prestataire en cas de problème sur la solution SIRH?

La notion de coût est importante mais ne doit pas être le seul critère

Le prix d’un logiciel SIRH varie en fonction des besoins de l’entreprise et souvent du nombre d’utilisateurs. Même si les solutions SIRH en mode Cloud sont moins onéreuses, les tarifs pratiqués peuvent aller du simple au double selon les éditeurs. 

Néanmoins, gardez en tête que la mise en place d’un SIRH est un investissement [et non un achat] et que ce dernier évoluera avec le développement de l’activité. Il faut donc anticiper les besoins futurs de l’entreprise sur du moyen et long terme. La solution doit être flexible et cela a un coût !

De plus, un tarif trop faible peut cacher des frais supplémentaires ou un engagement sur du long terme, il vous faut donc poser un maximum de questions concernant les tarifs [notamment concernant la mise en place du SIRH et l’intégration de vos outils existants]. 

Enfin, il est préférable de se tourner vers une solution proposant des tarifs clairs et transparents.

Vous pensez mettre en place une solution SIRH dans votre entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ? Essayez gratuitement notre solution SIRH Team Holded et posez toutes vos questions à nos conseillers. 

Questions fréquentes relatives au SIRH

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

La gestion des ressources humaines via une solution SIRH permet d’optimiser le temps de travail des collaborateurs et d’améliorer la productivité du service RH. L’automatisation des tâches réduit le temps de traitement de la donnée et minimise les erreurs. Enfin, la centralisation des données RH permet au dirigeant et DRH d’avoir une vision globale de ces ressources humaines en structurant et harmonisant l’ensemble des processus de gestion RH.

Comment mettre en place un sirh ?

Afin de réussir la mise en place d’un SIRH dans son entreprise, il faut commencer par bien définir ses besoins RH en incluant le service RH mais également les autres collaborateurs. Les besoins ressortiront en détectant les failles qui existent aujourd’hui dans vos processus RH. 

Il faudra ensuite constituer une équipe projet SIRH en incluant toutes les personnes qui seront amenées à travailler sur l’outil SIRH. 

Puis, il faudra établir un budget afin que la mise en place du SIRH soit un investissement rentable pour l’entreprise. 

La mise en place d’un planning d’intégration et du suivi de projet avec des échéances précises permettront à l’entreprise d’être prête lors du déploiement de l’outil. Il faudra alors prendre en compte les phases de recherche de SIRH, de tests, de communication interne, de négociation et de choix du SIRH, de déploiement de la solution avec l‘intégration des outils RH existants, de formations à l’utilisation et enfin la phase de démarrage avec de nouveaux processus RH.

Le choix du SIRH est sans doute la phase la plus longue du projet. Les essais gratuits des solutions SIRH sont un bon moyen de savoir si un outil correspond ou non à ses besoins. 

Combien coûte un SIRH ?

Un SIRH en mode Cloud coûte en moyenne entre 25 et 250€ par mois. Le prix varie en fonction des besoins de l’entreprise et du nombre d’utilisateurs dont l’entreprise a besoin pour la gestion de ses ressources humaines. Il faut également compter le coût de l’installation et de la formation à l’utilisation du SIRH pour les collaborateurs. Ces derniers varient en fonction du prestataire choisi et de l’accompagnement proposé. Ces frais d’installation peuvent parfois paraître élevés mais ils sont nécessaires afin de permettre une prise en main rapide et optimale de l’outil par le personnel RH.

Constance Leplomb

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