5 raisons de choisir l’ERP pour votre TPE/PME

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Votre TPE / PME est en plein développement et vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion d’entreprise afin d’accompagner votre croissance ? L’ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est sûrement l’outil dont vous avez besoin. 

Vous en avez déjà probablement entendu parlé autour de vous puisque la mise en place d’une solution ERP est largement répandue et quelque soit la taille de l’entreprise. Néanmoins, nous savons que toute nouvelle mise en œuvre d’un outil de ce type reste un défi car chaque PME est différente dans son organisation, ses besoins, ses attentes et ses process.

C’est pourquoi, chez Holded, nous vous expliquons tout à propos de l’ERP et de sa nécessité au sein d’une TPE / PME.

Définition de l’ERP

ERP est le sigle correspondant à Enterprise Resource Planning. En français, l’outil ERP est parfois appelé PGI (progiciel de gestion intégré).

L’ERP est un système d’information centralisée dont le rôle est de permettre à une entreprise de suivre et de gérer en temps réel toutes ses informations depuis un seul et même outil. Les données de l’entreprise sont enregistrées sur la même base de données, ce qui permet, via l’Intelligence Artificielle ou à des Machines Learnings, d’intégrer l’automatisation de certaines tâches dans les processus de l’entreprise. 

L’outil ERP a pour but de simplifier le traitement de l’information. Il est accessible à chaque collaborateur selon son degré d’autorisation d’accès. En effet, l’ERP se compose de plusieurs modules qui correspondent chacun à un domaine de l’entreprise (RH, Finance, Vente…). 

De plus, l’outil est évolutif et flexible dans le temps. Des modules peuvent être ajoutés, supprimés ou modifiés en fonction du développement de l’entreprise. C’est en partie pour cette raison que son intégration est fortement conseillée dans les TPE/PME ayant un fort développement et/ou des périodes de croissance forte. 

L’ERP, qui peut être comparé à la colonne vertébrale de l’entreprise, est constitué d’une architecture technique et modulaire bien précise :

  • un serveur regroupant toutes les données de l’entreprise en temps réel et de manière ordonnée et sécurisée ; 
  • un ou plusieurs modules selon les besoins, la taille et le secteur d’activité de l’entreprise. 

Généralement, en plus d’une solution ERP, les entreprises se dotent d’un logiciel CRM (Customer Relationship Management) qui est soit intégré directement à l’ERP ou soit relié à ce dernier via une API. Nous y reviendrons dans la partie suivante.

Quels sont les modules possibles d’un ERP ? 

Un système ERP se compose de différents modules ou progiciels de gestion intégrés qui communiquent entre eux et partagent la même base de données. Si l’un des modules est impacté, l’information est mise à jour en temps réel sur les autres modules qui lui sont reliés afin d’homogénéiser le SI de l’entreprise.

Il existe autant de possibilité de module que de fonction dans une entreprise. Néanmoins, les plus répandus sont les suivants : 

Gestion comptable et financière

Le module de gestion comptable constitue sans doute la fonctionnalité la plus importante et demandée par les entreprises, que ce soit des grands groupes ou des TPE/PME. Il permet notamment l’automatisation des tâches comptables chronographes comme les écritures comptables via le rapprochement des flux bancaires avec les devis et factures de l’entreprise et de ses clients. C’est aussi le module qui permet d’automatiser la partie facturation avec les relances, les règlements etc.

ERP - Logiciel de gestion

Module CRM 

Les TPE/PME sont très attachés au suivi des prospects dans le processus de vente. Ce module CRM, généralement constitué de workflows automatisés dans des pipelines, permet de ne rien oublier tout en simplicité : rappel, scénarios de vente, rapport de vente… L’équipe commerciale peut davantage se concentrer sur le discours commercial.

De nombreuses TPE/PME utilisent ce module crm pour rendre leurs process commerciaux plus fluides et optimiser la gestion des contacts. E-commerçants, retrouvez notre top 4 des meilleurs logiciels CRM ICI

Module RH 

Le module RH est également très demandé car le département des ressources humaines peut vite être débordé au vu du nombre de tâches à accomplir, notamment dans les TPE/PME où un collaborateur est plus polyvalent. Cette partie RH permet de centraliser toutes les informations de vos collaborateurs (entrées, vacances, arrêts, sorties, contrats, formations…), de suivre leur temps de travail [adieu la pointeuse], de gérer leurs compétences et leur carrière mais également de simplifier la paie qui peut alors être automatisée (note de frais, heure supplémentaire, prélèvement à la source…) 

Gestion des stocks et de l’inventaire

La fonction de gestion des stocks peut s’avérer essentielle pour une PME qui connaît une certaine croissance. Ce module permet de faciliter et de suivre ses stocks en temps réel. Selon les systèmes ERP, la saisie des stocks peut être automatisée ou simplifiée grâce aux rapprochement avec vos factures et bons de livraison afin de suivre chaque mouvement des stocks et de l’entreposage car tous les entrepôts et boutiques y seront répertoriés. 

Module de gestion de la chaîne d’approvisionnement

Ce module est particulièrement recommandé pour les entreprises de production. En effet, c’est lors de la gestion de la chaîne d’approvisionnement que la technologie peut véritablement soulager et faciliter la gestion complète d’une PME ayant comme activité la fabrication d’un produit. Le module permet un suivi et une gestion en temps réel de la production d’un produit : du bon de commande à la livraison en passant par la commande des matières premières, par exemple. 

Module Commercial 

Le module commercial peut être inclus dans le fonction CRM ou bien séparé de ce dernier. Il a pour objectif de suivre et d’analyser les ventes afin d’optimiser son activité commerciale : suivi des offres, envoie automatique des contrats, signature électronique, gestion des clients, relation clients, service après vente…

Gestion de projets

Indispensable pour le travail d’équipe, le module de gestion de projets permet de gérer et de suivre de manière plus stratégique l’état d’avancement d’un ou de plusieurs projets : échéances, budgets, équipe, responsable… L’organisation du projet est précise et la visibilité complète en un simple coup d’œil. De plus, étant généralement très intuitif, ce module facilite le calcul de rentabilité d’un projet. 

ERP - Logiciel de gestion

Gestion du marketing 

Idéal afin d’améliorer la prospection commerciale et le paramétrage de campagnes marketing, le module de gestion marketing offre de nombreuses possibilités en terme d’automatisation : envois d’emails automatiques et personnalisés, trackings des clients et leads du site, rapport d’analyse marketing, ROI (return on investment) de campagnes, mise en place de KPIs…

Pour commencer avec une solution ERP, les TPE / PME optent généralement pour les modules de finance/comptabilité, de gestion des RH et de CRM. Néanmoins, chaque fournisseur d’ERP est unique et peut également proposer des modules spécifiques à un secteur en particulier. 

Exemple de visuel – À harmoniser avec la charte graphique d’Holded

Si les logiciels de gestion ERP ont longtemps été réservés aux grandes entreprises, le développement de l’open source et des nouvelles technologies permettent aujourd’hui aux plus petites entreprises de s’en doter pour une efficacité certaine à moindre coût

5 raisons de choisir un ERP en TPE/PME

Après une définition et un tour d’horizon de ses fonctionnalités principales, vous savez maintenant que l’ERP est un véritable outil de pilotage et de performance pour une PME. Néanmoins, nous savons également par expérience que l’ERP peut intimider par ses nombreuses fonctionnalités et les nombreux préjugés d’un autre temps qui lui sont attribués. Nous avons donc listé nos 5 raisons de choisir une solution d’Enterprise Resource Planning pour votre TPE/PME. 

1. Facilité de déploiement

Lorsque nous parlions de préjugés, nous pensions en particulier à celui concernant la mise en place d’une solution ERP dans l’entreprise. En effet, durant de nombreuses années le déploiement d’un tel logiciel fut long, coûteux et fastidieux. Avec l’arrivée des logiciels SaaS (software as a service) sur le marché des logiciels de gestion d’entreprise, la perception de la mise en œuvre de ces derniers a bien changée. 

En effet, le logiciel SaaS est hébergé et exploité par un tiers, l’ERP est donc disponible en ligne de n’importe où et à n’importe quel moment. Il suffit d’une connexion internet. C’est également le fournisseur qui gère la sauvegarde et la sécurité des données ainsi que la maintenance de la plateforme. 

De plus, l’ERP est généralement conçu pour être connecté à d’autres logiciels ou programmes. Les intégrations les plus courantes sont celles des banques ou banques en ligne comme Shine ou Qonto et des plateformes de paiements comme Stripe ou Paypal. 

Enfin, il vous faut penser sur le long terme ! Beaucoup de TPE se dotent de petits logiciels indépendants pour les débuts de leur activité. Cependant, lorsque l’entreprise se développe et qu’un des logiciels n’est plus adapté à ses besoins, le coût de changement est plus élevé [en temps et en remise en service du nouveau logiciel]. Grâce à l’imbrication de modules, l’ERP est évolutif et s’adapte donc au développement de l’entreprise sans changement d’outil. C’est un réel gain de temps et d’économie car les collaborateurs ne repartiront pas de zéro pour la prise en main du nouveau module. 

Attention cependant, car la facilité de déploiement ne veut pas dire que rien est à faire. En dehors du fait de bien déterminer ses besoins en amont, la mise en place de la solution demandera à l’entreprise des efforts de planification et de suivi afin de minimiser les erreurs et d’assurer le succès du déploiement de chaque module. 

2. Centralisation de l’information

L’une des caractéristiques principales d’un ERP est la centralisation de l’information. Comme nous l’avons déjà évoqué, toutes les données de l’entreprise sont stockées dans une même base de données qui est mise à jour en temps réel. L’harmonisation des processus et l’homogénéité de l’information permettent un gain de temps dans la recherche et l’analyse de ces informations. 

Par ailleurs, toutes les données de l’entreprise sont enregistrées dans le Cloud. Vous n’aurez donc plus peur de les perdre !

En revanche, qui dit même base de données ne veut pas obligatoirement dire un seul et même serveur pour la sauvegarde. D’ailleurs, lors du choix de votre outil ERP, il vous faudra bien demander les politiques de sauvegarde de vos données : serveur, sécurité, RGPD…

3. Automatisation des tâches

L’automatisation des tâches, nous y voilà ! Le réel gain de temps dans la mise en place d’un ERP se trouve dans ce mot : “automatisation”. En effet, grâce à la révolution technologique (IA, Machine Learning en autres), l’homme peut se décharger entièrement ou en partie de certaines tâches. 

Souvent, l’automatisation concerne les tâches chronophages, répétitives et sans réel plus value pour le succès de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent alors se recentrer sur le rôle premier de leur métier

Prenons l’exemple du conseiller commercial. Comme son nom l’indique, son rôle est de conseiller. Néanmoins, sans automatisation, il doit également remplir et chercher de nombreuses informations lors des processus de vente. L’automatisation de rappel, d’envoi de devis, de pré-remplissage de fiche et l’utilisation de workflows vont alors lui permettre de se concentrer davantage sur son objectif de vente et sur sa mission de conseil. Le conseiller se sentira soulagé de ne pas avoir à penser ni à effectuer ces tâches répétitives. Son sentiment de bien-être au travail sera amélioré et par conséquent sa productivité également. 

Outre le fait que l’automatisation ait de nombreux avantages pour l’homme, cette dernière limite également les erreurs qui peuvent être commises par l’homme. Par exemple, sans intervention de l’homme dans le remplissage des écritures comptables, le risque de doublons ou d’erreurs sera moindre ; puisque ces dernières proviendront directement des flux bancaires. 

4. Gain de productivité 

Le gain de productivité est recherché par toutes les entreprises quelque soit sa taille. Grâce à la facilité de recherche de l’information et de la qualité de celle-ci, l’ERP propose une certaine qualité de service. En effet, l’optimisation des processus de l’ensemble des départements de l’entreprise et de sa meilleure gestion des projets facilitent l’analyse de ces derniers ainsi que leur ROI. L’entreprise peut alors prendre des décisions plus rapidement et de manière plus pérenne. 

La productivité est également améliorée par l’automatisation des tâches qui permet à l’entreprise de se recentrer sur son activité. Le bien-être des collaborateurs ne sera que plus positif sans ces tâches chronophages à accomplir. Et cela est prouvé, un collaborateur heureux est un collaborateur plus productif dans son travail. De plus, ce dernier sera plus engagé dans le succès de ses projets et dans la croissance et le développement de l’entreprise.  

Enfin, les logiciels ERP sont conçus pour être ergonomiques et intuitifs. La facilité d’utilisation du module ERP peut également contribuer au gain de productivité.

5. Maîtrise des coûts

L’optimisation de toutes les ressources de l’entreprise permet une réduction des coûts à tous les niveaux : de logiciel, des ressources humaines, de formation… dans chacun des départements où l’outil est déployé. C’est d’ailleurs cette réduction et cette maîtrise des coûts qui poussent les TPE/PME à se doter d’un système ERP. 

Par ailleurs, grâce à la modularité de l’ERP, il n’y a qu’un seul logiciel à déployer dans l’entreprise. Une seule solution contiendra la multitude d’outils existants qui étaient auparavant indépendants les uns des autres et, par conséquent, augmentaient les dépenses.. 

Enfin, si vous optez pour un ERP en mode SaaS, ce dernier est généralement proposé sous la forme d’abonnement mensuel ou annuel avec ou sans engagement selon les packs et options choisis. Le tarif est connu dès la signature du contrat et la facture est donc sans surprise. Vous pouvez prévoir vos coûts et donc maîtriser vos dépenses et vos budgets. 

Quand passer à l’ERP pour une TPE/PME ?

Vous n’êtes pas certain que votre TPE/PME est prête à passer sur un ERP ? Voici quelques signes indiquant qu’il est tant pour vous et votre entreprise de sauter le pas.

  • Vous passez trop de temps à rechercher vos informations : que ce soit par manque d’organisation de vos données ou par la multitude d’outils de gestion utilisés dans votre entreprise, vous vous perdez dans vos données. L’ERP via la centralisation de vos informations peut être la solution. 
  • Un trop grand nombre d’erreurs humaines ou le manque d’harmonisation de vos processus vous font perdre un temps pourtant précieux : L’erreur est humaine mais peut être fatale pour une TPE/PME. Si vous connaissez ou avez connu ce problème, l’automatisation des tâches est sûrement la solution.
  • Vos prises de décisions sont lentes et difficiles : Lorsque l’information est difficile à trouver et quasiment impossible à croiser, la prise de risque n’est pas évidente à évaluer et les conséquences d’une décision sont alors non mesurables. L’ERP intègre des fonctions intelligentes qui permettent l’analyse prédictive en quelques secondes. De plus, tous les rapports peuvent être personnalisés et automatisés. Ne passez plus à côté de bonnes opportunités. 
  • Vous ne maîtrisez plus vos coûts de gestion des logiciels : En se développant, votre TPE/PME s’est dotée de plus en plus de logiciels pour chaque département ou nouveaux besoins. Vous n’arrivez plus à compter le nombre de logiciels qui permettent la gestion de votre entreprise ? Votre budget SI a explosé ces dernières années ? C’est qu’il est temps d’opter pour une solution qui les rassemble tous et vous permettra de mieux maîtriser votre budget. Passez à l’ERP !

Maintenant que vous en savez plus sur l’utilité de la mise en place d’une solution ERP dans votre TPE/PME, vous-rendez vous compte de sa capacité à créer des process facilement et à alléger considérablement votre liste de tâches ? Que ce soit le cas ou non, avec Holded, commencez gratuitement et sans engagement à reprendre la gestion de votre entreprise en main !

Holded - Logiciel de gestion

FAQs

Comment choisir son logiciel ERP ? 

Les critères pour choisir son logiciel ERP qui correspondra vraiment à son entreprise :

  1. Vos exigences et vos objectifs
  2. Les modules et solutions proposés
  3. Le déploiement de l’ERP dans l’entreprise
  4. L’évolution et l’adaptabilité de l’ERP sur le long terme
  5. Le coût 

Quelle est la différence entre un ERP et un CRM ? 

L’ERP a pour but d’améliorer la gestion de l’entreprise par la maîtrise de l’information tout en automatisant les processus alors que le CRM a pour objectif d’améliorer la gestion des clients et leads afin d’accroître les ventes. 

Comment intégrer un logiciel ERP ?

Mettre en place un ERP demande de la réflexion car il faut : réaliser un audit de ses besoins, placer des ressources humaines sur le projet, définir un cahier des charges fonctionnel et technique précis, choisir le logiciel et déployer l’ERP dans son entreprise.

Constance Leplomb

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