¿Qué es una carta comercial y para qué sirve?

Puede que vivamos en tiempos de email, pero no por ello deberíamos menospreciar la valía de una herramienta tan versátil como la carta comercial. Al fin y al cabo, usamos lo de "carta comercial" para referirnos a un tipo de comunicación, no al formato físico en sí.

Dicho de otra forma: existen perfectamente las cartas comerciales que se envían por correo electrónico. Es por eso mismo por lo que deberías conocer perfectamente este formato: porque puede serte de gran ayuda en tú día a día laboral. Y es por eso también por lo que en este artículo vamos a explicártelo todo sobre las cartas comerciales.

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¿Qué es una carta comercial (y qué no)?

Empecemos, eso sí, por aclarar cuándo se considera que una carta es comercial (y cuándo no). Podría decirse que esta es una comunicación documental que se envía a un destinatario profesional (cliente, proveedor o entidad) con el que una empresa pretende tratar temas estrictamente comerciales o con el que se intenta establecer una relación de compra-venta.

Si una comunicación trata cualquier tema que sea ajeno a lo comercial, entonces ya no estamos hablando de una carta comercial, sino de algo totalmente diferente. Hay que tener en cuenta, eso sí, que 'lo comercial' admite un gran rango de temáticas y cuestiones estrictamente relacionadas con el intercambio de productos y servicios, los compromisos comerciales, los pedidos, las solicitudes de crédito, los pagos, las promociones o las ofertas de todo tipo.

Un ejemplo de carta comercial podría ser, evidentemente, la solicitud de un catálogo de productos con la intención de realizar una compra. Pero también el envío de una invitación en la que se presentará el nuevo servicio que ofrece una empresa. Otro ejemplo de carta comercial sería el envío de una cita para una reunión importante... Aunque la verdad es que, a partir de aquí, seguro que te vienen a la cabeza mil y un ejemplos que te encuentras día sí y día también en tu empleo.

Partes de una carta comercial

Sea como sea, una carta comercial no solo está definida por su contenido, sino que también es importante que presente una forma estructurada que le confiera un carácter oficial. Estamos hablando de un formato que huye de lo informal y que, por lo tanto, debería incluir todo lo que vamos a listar a continuación...

1. Membrete

El membrete es el logo que identifica a la compañía o al profesional que envía la carta comercial. Puede ser un logo elaborado o un texto más complejo. Lo importante es que corone el documento y permita identificar rápidamente quién lo está enviando. Suele aparecer a escaso espacio del margen superior del documento, y es recomendable que, además de un logo y un nombre, incluya información básica del remitente como el nombre de la empresa, su dirección y sus datos de contacto.

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2. Fecha

Si quieres que tu carta comercial tenga un aspecto realmente oficial, no te limites a incluir la fecha. Lo mejor es que también añadas la ciudad desde la que se remite el documento. Es decir, que en vez de escribir algo como "1 de septiembre de 2020", lo mejor es ampliarlo a algo como "Barcelona, 1 de septiembre de 2020" (siempre con la ciudad delante y separada de la fecha por una coma).

3. Datos del destinatario

¿A qué persona estamos remitiendo la presente comunicación? El destinatario de la carta comercial debe aparecer en el documento de forma lo más detallada posible, lo que significa que no nos limitaremos a incluir su nombre y apellidos, sino que incluso también detallaremos el cargo que ocupa dentro de la empresa y la dirección de esta última. Obviamente, esto significa que los datos del destinatario ocuparán varias líneas de texto debidamente separadas.

4. Asunto o referencia

Antes de que el correo electrónico se convirtiera en la norma, las cartas comerciales ya incluían un asunto en el que se sintetizaba la razón de ser de la misma comunicación. A día de hoy, de hecho, cuando este tipo de cartas se envían de forma física a través de correo postal, sigue siendo habitual que se incluya este asunto abriendo el texto. Si el envío se efectúa por email, ya tendrá su propio asunto y no es necesario repetirlo.

5. Saludo

Estimado señor, estimado cliente, respetable señor, distinguido señor...

Como comunicación oficial que es, este tipo de cartas deben ir precedidas por una frase de cortesía que deje clara la buena intención (y las buenas maneras) del remitente hacia la persona a la que se dirige.

6. Texto

Aquí es cuando cada carta comercial se convierte en un mundo totalmente diferente. El texto de la comunicación dependerá por completo de la naturaleza y la intención de la misma. Puede ser, por lo tanto, más corto o más largo, con más o menos párrafos… Pero lo que está claro es que debe dejar bien claro qué pretendemos obtener del destinatario.

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7. Despedida

La despedida de las cartas comerciales debe ser igual de formal que el saludo: una fórmula de pura cortesía. Cordialmente, atentamente, sinceramente... Son algunas de las despedidas más usadas, aunque también puede recurrirse a fórmulas algo más informales como hasta pronto, agradeceremos su respuesta o un saludo.

8. Firma

Incluso si estamos recurriendo al email, es obligatorio incluir una firma manuscrita (y posteriormente digitalizada). Además, debajo de la rúbrica, también incluiremos mecanografiados tanto el nombre de la persona a la que nos dirigimos como su cargo dentro de la empresa desde la que se envía la carta comercial.

9. Partes adicionales

Es probable que, además de todo lo que ya hemos tratado en los apartados anteriores, tu carta comercial acabe incluyendo otras partes adicionales que son totalmente opcionales. Algunas de ellas son las siguientes:

• Iniciales de identificación del remitente.
• Anexos o adjuntos que aclaren el tema de la comunicación.
• Copia o duplicado de la carta.

Consejos para redactarla correctamente

Simplicidad y concisión. Estos deberían ser los dos puntos cardinales que guiaran cualquier carta comercial que escribas en tu vida laboral. Bueno, eso y una redacción lo más correcta posible, ya que estamos hablando de un documento destinado a ser la cara del profesional y la empresa que lo envían... ¿Y qué impresión va a dar entonces un documento mal redactado?

Si quieres que tus cartas comerciales sean lo más efectivas posible, sigue nuestras seis recomendaciones fundamentales...

1. Busca la simplicidad. Lo primero es, sin embargo, dejar claro que la simplicidad es algo que no tiene por qué impedir la creatividad dentro de una carta comercial. Piensa que un buen retruécano creativo puede amplificar la simplicidad y redoblar la efectividad de tu carta comercial. Pero si, por el contrario, la creatividad añade ruido y hace que resulte complejo entender la naturaleza de la comunicación, mejor será obviarla.
2. Sé lo más conciso posible. Recurre a herramientas como las negritas o el ya mencionado asunto de la carta comercial, ya que estas te ayudarán a redirigir la atención del destinatario sobre los asuntos concretos que te interesen tratar.
3. Documéntate. No envíes una carta comercial sin haber realizado un buen proceso de información y documentación. La idea no es solo conocer a fondo el tema tratado en la misiva, sino también ajustarse lo máximo posible a las necesidades del destinatario.
4. Define una estructura antes de ponerte a escribir. Piensa que debe ser una estructura lo más simple y lógica posible.
5. No le temas a los borradores. Haz todos los que sean imprescindibles hasta que llegue un punto en el que no cambiarías absolutamente nada más de tu carta comercial.
6. Revisa una y mil veces. No puedes permitirte ni una falta de ortografía ni una expresión que no se entienda al cien por cien.

Si sigues estos consejos al dedillo y no te alejas del formato que te explicamos en este artículo, puedes estar seguro de que cualquier carta comercial que escribas será perfecta. Y que eso se traducirá, al fin y al cabo, en un beneficio para tu trabajo y para tu empresa.