¿Qué es un plan de tesorería y cómo se hace paso a paso?

Una empresa puede vender mucho, con márgenes altos, y aun así no tener dinero para pagar las nóminas a fin de mes. Suena raro, pero pasa más de lo que parece. El motivo casi siempre es el mismo: no se controla el ritmo al que entra y sale el dinero. Ser rentable es una cosa; tener liquidez para pagar a tiempo es otra distinta.

El plan de tesorería es la herramienta que ordena ese ritmo. Anticipa cuánto dinero vas a cobrar y cuánto vas a pagar en los próximos meses, y te avisa con margen si en algún momento vas a quedarte corto. En este artículo te explicamos qué es, para qué sirve, cómo hacerlo y un ejemplo con números. Si quieres profundizar en el concepto de fondo, te ayudará entender bien qué es el flujo de caja.

¿Qué es un plan de tesorería?

Un plan de tesorería es una previsión de los cobros que vas a recibir y de los pagos que vas a hacer durante un periodo, ordenados de forma que se vea con claridad el saldo con el que cuentas en cada momento. Refleja el dinero que entra, el que sale y el que queda. Con eso puedes saber si podrás afrontar tus compromisos o si conviene tomar medidas antes de que aparezca el problema.

La clave para entenderlo es no confundir dos parejas de conceptos. El resultado de tu negocio se calcula con ingresos y gastos; la tesorería se mueve con cobros y pagos. No es lo mismo:

• Ingreso y gasto: nacen cuando se hace la venta o se consume el servicio, aunque todavía no haya dinero de por medio. Marcan si ganas o pierdes.
• Cobro y pago: son la entrada y la salida real de dinero. Marcan si tienes liquidez.

Por otro lado, tampoco debe confundirse la tesorería con la contabilidad, que se refiere a la gestión de la totalidad de la actividad económica de la empresa, incluyendo no solo la tesorería, sino también otros aspectos.

Lo dejamos más claro con un ejemplo: un abogado factura 22.000 € en su primer año y tiene 10.000 € de gastos, así que su resultado es un beneficio de 12.000 €. Pero solo ha cobrado 8.000 € de esos 22.000: el resto se lo deben.

En su cuenta no hay 12.000 €, hay 0, y encima debe 2.000. Fue rentable y, aun así, se quedó sin caja. Por eso el plan de tesorería trabaja con cobros y pagos, no con la cuenta de resultados.

¿Para qué sirve un plan de tesorería?

Un plan de tesorería ordena todas las entradas y salidas de dinero para que sepas en cada momento con qué recursos cuentas y si son suficientes. En la práctica, te sirve para:

• Ver tu liquidez real, hoy y en los próximos meses, sin depender de la sensación de "vamos bien".
• Organizar los vencimientos de tus pagos para que encajen con las fechas en que cobras.
• Detectar a tiempo los meses críticos, esos en los que los pagos van a superar a los cobros, y reaccionar con margen.
• Decidir con datos si puedes afrontar una inversión, contratar o repartir beneficios, en lugar de hacerlo a ojo.

El beneficio de fondo es doble. Por un lado, ganas control sobre las finanzas y evitas las tensiones de liquidez que hunden a empresas que, sobre el papel, iban bien. Por otro, tomas decisiones sabiendo cuánto dinero vas a tener de verdad y cuándo.

Para un autónomo, el plan de tesorería es incluso más importante que para una empresa grande, porque un autónomo tiene menos colchón para absorber un mes malo. Con cobros que llegan tarde y pagos de IVA e IRPF que se concentran en fechas fijas, un plan de tesorería sencillo a tres o seis meses evita el susto de no tener dinero justo cuando toca liquidar impuestos.

¿Quién se encarga del plan de tesorería de una empresa?

El plan de tesorería lo hace quien gestiona las finanzas del negocio, porque es quien conoce los cobros y los pagos y quien planifica los vencimientos. Según el tamaño de la empresa, esa persona puede ser el director financiero, el jefe de contabilidad, alguien de administración o, en muchos casos, el propio dueño.

Si eres autónomo o tienes una empresa pequeña, lo más probable es que te toque a ti. No necesitas ser experto en finanzas: necesitas tener a mano tus facturas, tus gastos fijos y las fechas en que cobras y pagas. Lo importante es que el plan se rellene con detalle y sin dejarse datos por el camino.

¿Cómo hacer un plan de tesorería paso a paso?

Hacer un plan de tesorería es, en el fondo, estimar cuándo entra el dinero y cuándo sale, y ver qué saldo queda mes a mes. Estos son los seis pasos para montarlo bien:

1. Analiza tu punto de partida

Empieza por saber dónde estás. Necesitas el saldo actual de tu caja y tus cuentas bancarias, y una foto de tus finanzas: qué te deben, qué debes tú y qué gastos fijos tienes cada mes. Ese saldo inicial es la base sobre la que se calcula todo lo demás.

2. Define el horizonte temporal

Decide cuánto tiempo va a cubrir el plan. Lo habitual es proyectar a corto plazo, entre tres meses y un año, con detalle mensual. Si tu negocio pasa por un momento de liquidez ajustada, baja el detalle a semanas para ver los movimientos más de cerca.

3. Estima los cobros

Anota todo el dinero que esperas recibir: ventas a clientes, pero también alquileres, devoluciones de Hacienda, subvenciones o préstamos. Aquí está el detalle que casi todo el mundo se salta: lo que cuenta es la fecha del cobro, no la de la factura. Si vendes 2.000 € en febrero con pago a 60 días, ese dinero entra en abril, y en el plan tiene que aparecer en abril.

4. Estima los pagos

Haz lo mismo con las salidas, que suelen ser más variadas que las entradas. Incluye los pagos recurrentes (nóminas, alquiler, suministros, cuotas de préstamos), los pagos a proveedores y, muy importante, los impuestos: el IVA trimestral, el IRPF y el impuesto de sociedades pueden ser cantidades grandes que conviene tener situadas en el mes que toca. Apóyate en tu programa de contabilidad para no dejarte ninguna partida.

5. Calcula el saldo mes a mes

Con los cobros y los pagos situados en el calendario, calcula el saldo de cada periodo con una fórmula sencilla:

Saldo inicial + cobros − pagos = saldo final

El saldo final de un mes es el saldo inicial del siguiente. Así ves de un vistazo cómo evoluciona tu liquidez y en qué mes puede ponerse en números rojos.

6. Revisa y corrige las desviaciones

Un plan de tesorería no se hace una vez y se guarda. Cada mes, compara lo que habías previsto con lo que ha pasado de verdad y ajusta las cifras de los meses que vienen.

Así, si detectas un mes complicado, tienes margen para renegociar plazos con proveedores, adelantar cobros o buscar financiación antes de que sea urgente. Si quieres automatizar este seguimiento, existen softwares de tesorería que se conectan con tu banco y actualizan los datos solos.

Ejemplo de plan de tesorería

Mira cómo queda un plan de tesorería sencillo para el primer trimestre de una empresa. Los cobros agrupan las ventas a clientes y otros ingresos; los pagos incluyen proveedores, personal, suministros, impuestos y la cuota de leasing.

Lo interesante está en marzo. La empresa sigue en positivo (15.200 €), pero el saldo baja respecto a febrero porque ese mes los pagos superan a los cobros. Detectarlo con dos meses de antelación es justo lo que te permite un plan de tesorería: puedes adelantar un cobro o retrasar un pago antes de que el saldo se acerque a cero.

Si el saldo final saliera negativo, el plan te estaría avisando de un descubierto: ese mes no vas a tener dinero para cubrir los pagos previstos y necesitas actuar antes. Para trabajar sobre esos números, revisa estos consejos para mejorar la tesorería de tu empresa.

¿Son lo mismo el plan, la previsión y el presupuesto de tesorería?

Los tres son términos que se usan casi como sinónimos, pero conviene matizarlos.

• La previsión de tesorería es la estimación de los cobros y pagos que esperas según la información que tienes hoy.
• El plan de tesorería es el documento que recoge esa previsión de forma ordenada y que vas actualizando con los datos reales.
• El presupuesto de tesorería es la versión más formal y anual: la situación que la empresa se marca como objetivo al empezar el ejercicio.

En el día a día de un autónomo o una pyme, la diferencia importa poco: los tres persiguen lo mismo, que es saber cuánto dinero vas a tener y cuándo. Si alguien te pide un "presupuesto de tesorería", en la práctica te está pidiendo el plan que hemos visto.

Herramientas para hacer tu plan de tesorería

Puedes montar un plan de tesorería con papel y lápiz, pero pierdes tiempo y te expones a errores. La opción más cómoda para empezar es una hoja de cálculo en Excel. Si no quieres construirla desde cero, puedes descargar una de nuestras plantillas de tesorería en Excel ya montada y rellenarla con tus datos.

Cuando el negocio crece, mantener el Excel a mano cuesta demasiado. En este punto, elegir un programa de tesorería que se conecte con tu banco, importe los movimientos y proyecte el saldo sin que introduzcas nada a mano te ayudará enormemente a llevar tus cuentas al día.