Una empresa puede generar beneficios muy altos, porque vende mucho y con márgenes enormes, y a la vez no tener dinero para pagar los sueldos del mes. También puede ser propietaria de bienes que valen una millonada y, sin embargo, ver como le retiran una furgoneta porque no ha pagado las cuotas del renting.
Suena raro ¿verdad? Pues sí, pero pasa con más frecuencia de la que creemos y el motivo principal es no llevar el control necesario del flujo de dinero. A nadie se le escapa que es muy importante que un negocio sea rentable, por supuesto, pero también lo es que tenga la liquidez suficiente como para hacer frente a sus compromisos de pago porque, de lo contrario, tendría que cerrar. Por eso, una herramienta que es muy útil en el campo de la gestión de empresas y ayuda a evitar todo este tipo de situaciones es el plan de tesorería.
Y en este artículo vamos a hablar de qué es exactamente, para qué sirve y cómo se hace (con ejemplo incluido). Pero antes nos pondremos en situación…
Una empresa obtendrá beneficios si sus ingresos son superiores a sus gastos. Y si son los gastos los superiores a los ingresos tendrá una pérdida como resultado.
Diferente a lo anterior es la tesorería. Con ella se hace referencia al dinero, solo y exclusivamente a él y no la rentabilidad del negocio. Son dos cosas diferentes y lo entenderás con el siguiente ejemplo:
Durante el año en que ha iniciado su negocio, un abogado ha tenido 10.000 euros de gastos (alquiler, teléfono, colegiación, seguro de responsabilidad civil, etc.) y unos ingresos de 22.000 euros por trabajos realizados a clientes, de los cuales solo ha cobrado 8.000 y el resto se lo deben.
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Con estos datos tendremos que:
Así que no hay que confundir ingreso y gasto:
Con cobro y pago:
Por eso, el resultado de la actividad se calcula partiendo de los ingresos y los gastos mientras que en la previsión de tesorería se manejan cobros y pagos, porque su fin es reflejar el flujo del dinero y no la rentabilidad del negocio.
Un plan de tesorería es una previsión tanto de los cobros que la empresa va a recibir como de los pagos que va a realizar en un futuro próximo y se plasma de forma que ponga de manifiesto claramente su estado de solvencia y liquidez.
Por tanto, en él se ve el dinero que entra, el que sale y el saldo con el que cuenta la entidad, lo que permitirá determinar si los compromisos de pagos son asumibles, por ejemplo, o si hay que tomar medidas para corregir la situación.
La finalidad es llevar el control de los fondos y para ello se plasman en él todos los cobros y pagos previstos en un período de tiempo.
Con el plan de tesorería toda la información referente a las entradas y salidas de dinero de la empresa queda ordenada y estructurada de forma que permita ver en cada momento cuáles son los recursos monetarios con los que cuenta la entidad y si son los adecuados o no.
Por eso, el plan de tesorería sirve, por ejemplo, para:
Y a la inversa también: determinar el importe de los ingresos necesarios cada mes para hacer frente a los pagos ineludibles.
Los beneficios de realizar un plan de tesorería son, básicamente, dos:
Para hacer un plan de tesorería hay que seguir, básicamente, dos pasos: en primer lugar, preparar toda la información necesaria y, en segundo, plasmarla en el documento.
Los vemos con detalle:
1.- Preparar la información necesaria.
Recuerda que estamos haciendo una previsión del dinero que entrará y saldrá de la empresa, por lo tanto, los datos que debemos preparar son todos los relativos a eso justamente (y si cuentas con el mejor programa de contabilidad esta labor te será mucho más sencilla):
Junto con los ingresos de los clientes aquí entraría, por ejemplo, los que percibamos de un alquiler, las cantidades que nos debe Hacienda y que nos devolverá previsiblemente en una fecha determinada o el dinero a percibir por un préstamo solicitado.
En definitiva, cualquier entrada de fondos sea cual sea su naturaleza o procedencia.
Además de los pagos fijos que se repiten mensualmente (como, por ejemplo, los sueldos, el alquiler, el teléfono, la asesoría, etc.) no podemos dejar atrás los que hay que hacer a los proveedores, las devoluciones de préstamos o los de actuaciones puntuales.
Igual que en la parte de los cobros: todas las salidas de fondos.
2.- Plasmarla en la herramienta adecuada.
Una vez que tengamos la información hay que incluirla en la herramienta que hayamos decidido utilizar. Hay programas de gestión que incluyen la posibilidad de elaborar este tipo de informe (importando ellos mismos muchos de los datos), también hay softwares de tesorería especialmente diseñados para hacerlo, pero si no tienes ninguna de esas dos opciones puedes utilizar un Excel. En realidad, una hoja de papel te valdría, pero sería bastante más incómodo y menos operativo…
A continuación tienes un ejemplo sencillo y básico de cómo puede quedar un plan de tesorería de una empresa, pero antes de terminar este apartado es necesario que, a la hora de confeccionar el tuyo, tengas muy presente lo siguiente:
saldo inicial + entradas - salidas
Aquí tienes un ejemplo que, aunque sencillo y básico, te servirá para hacerte una idea de lo que estamos hablando:
Plan de Tesorería - Primer Trimestre:
EneroFebreroMarzoSaldo inicial12.000 €14.200 €25.400 €CobrosVentas a clientes españoles40.000 €29.000 €30.000 €Ventas a clientes internacionales38.000 €35.000 €23.000 €Suma clientes78.000 €64.000 €53.000 €Ingresos por publicidad5.000 €10.000 €1.000 €Ingresos por préstamos600 €600 €Suma otros ingresos5.600 €10.000 €1.600 €Total cobros83.600 €74.000 €54.000 €PagosProveedores22.000 €18.000 €11.000 €Acreedores16.000 €5.000 €12.000 €Gastos de personal39.000 €37.000 €39.000 €Suministros2.000 €2.000 €2.000 €Hacienda1.600 €Cuota leasing800 €800 €800 €Total pagos81.400 €62.800 €64.800 €Saldo final14.200 €25.400 €15.200 €
¿Qué te parece? ¿Cómo ves el resultado? Pásate por este artículo y comprueba cómo se podría optimizar: consejos para mejorar la tesorería de tu empresa.
La principal función de la tesorería es hacer frente a las obligaciones de la empresa que vencen a corto plazo.Está formada por el dinero y otros activos muy líquidos (es decir, bienes y derechos que se pueden convertir en dinero de forma rápida) y su tamaño debe ser el adecuado para realizar los pagos necesarios dentro del plazo establecido.Es importante, también, que no esté sobredimensionada, porque el exceso de tesorería indica un desaprovechamiento de los recursos (y ese dinero se podría emplear en algún tipo de inversión de la que obtener rentabilidad).
Normalmente, el plan de tesorería de la empresa lo realiza quien sea el encargado de gestionar las finanzas. Y ello por ser la persona que maneja la información de los cobros y los pagos y la encargada de planificar los vencimientos y reclamaciones.Dependiendo del tamaño y estructura de la empresa esta función puede recaer en el Director Financiero (si existe este cargo), en el Jefe de Contabilidad, en la persona de administración que sea la encargada de controlar el dinero, el propio dueño del negocio…Lo que sí es muy importante es que se cumplimente de forma detallada y sin que falten datos, por lo que lo ideal es que lo lleve a cabo quien disponga de los recursos necesarios en este sentido.
