Google Drive: ¿qué es y para qué te sirve en tu empresa?

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¿Sabes que Google Drive existe porque tienes conocidos que siempre hablan bondades de su aplicación empresarial pero todavía no te has decidido a lanzarte a la piscina? ¿Conoces este servicio de Google pero lo cierto es que miras con recelo todo lo que sean complicaciones de la era tecnológica? E incluso puede darse el caso de que te preguntes: ¿qué es Google Drive exactamente? En todos estos casos, sigue leyendo.

Porque lo cierto es que este servicio se ha convertido en una de las herramientas básicas de muchas empresas, y que una buena integración con Google Drive puede darle alas a cualquier negocio. Pero, claro, también es cierto que, si no estás familiarizado con la familia Google, a lo mejor integrarla en tu día a día se te hace una montaña difícil de escalar.

En ese particular, este artículo pretende ofrecerte una verdadera panorámica no solo al respecto de qué es Google Drive, sino sobre todo al respecto de cómo puede brindarte una gran ayuda en la coyuntura de tu propio negocio. ¿Preparado para meterte en las entrañas de este servicio de Google?

 

Google Drive: ¿qué es exactamente?

Inicialmente, Google Drive es una herramienta de Google que permite guardar archivos en la nube. Vamos, que vendría a ser la respuesta de Google a otros servicios similares como Dropbox, Onedrive o Amazon Cloud. Lo que ocurre es que, en su necesidad de darle un toque maestro a la herramienta para hacerla más apetitosa, Google le añadió unas opciones mucho más que interesantes a la hora de compartir y trabajar de forma colaborativa.

Ahora que sabes qué es Google Drive, ahora queda conocer cómo utilizar esta tecnología. Para usar Google Drive, lo único necesario es contar con una cuenta de Gmail. Una vez tengas tu usuario de Google, podrás acceder a las herramientas de Google Drive de dos formas diferentes: a través de su propia página web en tu navegador habitual o en la carpeta que se creará en el escritorio de tu ordenador si decides instalarlo de forma definitiva.

La configuración inicial de Google Drive viene con 15 GBs para que los uses como plazcas. Es posible, sin embargo, ampliar ese techo de espacio contratando cualquiera de los múltiples planes premium de los que dispone Google (e incluso de la versión profesional de Gmail: G-Suite).

Sea como sea, así de fácil es el acceso a Google Drive… Así que, ahora que sabes qué es Google Drive y cómo acceder a esta herramienta, vamos a por lo complejo (aunque no tanto), que es su aplicación en el día a día en un entorno laboral.

 

¿Para qué le sirve Google Drive a una empresa?

Antes de nada, una aclaración: Google Drive lo puedes usar tú solito en tu empresa y, aun así, seguro que te ayuda a mejorar muchos de tus flujos de trabajo. Pero el verdadero poder de esta herramienta está en su uso colaborativo y, por lo tanto, si te vas a lanzar a usarla en equipo, primero tendrás que asegurarte que el software pertinente esté instalado en los ordenadores de todos aquellos que quieras que lo usen.

Una vez dicho esto, y ahora que sabes qué es Google Drive y lo que puede hacer por ti en tu trabajo, eses hora de entrar al detalle en para qué le sirve Google Drive a una empresa. Fundamentalmente, para dos cosas:

  1. Compartir archivos. Entiende Google Drive como una especie de armario virtual en el que no solo guardar tus archivos, sino también compartimentarlos. Puedes tener una carpeta con archivos de contabilidad, otra de ventas e incluso una para clientes externos. Y lo interesante es, al fin y al cabo, que cada vez que subas un archivo a la nube podrás editar sus privilegios para que solo sea accesible para aquellas personas que tú quieras. Esto significa, básicamente, que puedes hacer que la carpeta de contabilidad solo sea accesible para el equipo de contabilidad… Y así hasta el infinito y más allá. Múltiples son las posibilidades una vez te pongas a explorarlas.
  2. Colaborar. ¿Cuáles son los tres tipos de archivos (además de las imágenes, claro) que más se usan en un entorno laboral? Está bien claro: los archivos de texto, las hojas de cálculo y las presentaciones en diapositivas. Pues aquí está la revolución de Google Drive: que incluye tres herramientas que te permiten trabajar precisamente estos tres formatos: Google Words, Google Spreadsheet y Google Presentation. Lo interesante es que posibilita un paradigma en el que, por ejemplo, varias personas estén trabajando en el mismo documento de texto. O en la misma hoja de cálculo. O en la misma presentación de diapositivas. Todos a la vez, con sus anotaciones intuitivas y sus opciones de chatbow y videollamada para acabar de rizar el rizo.

Y ya está. Ahora ya no solo sabes qué es Google Drive exactamente: ahora también sabes que puede ayudarte a optimizar el trabajo en equipo dentro de tu empresa. ¿Y quién puede decir que no a una promesa tan sugerente como esta?

Raül De Tena

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