Un tema fundamental para todos los autónomos son los impuestos y, concretamente, los gastos que nos podemos deducir. En principio, Hacienda obliga a justificar todos los gastos de los cuales queramos desgravarnos el IVA y exige, para ello, una factura debidamente cumplimentada. Sin embargo, hay ciertos gastos que podremos deducirnos aunque no tengamos la factura.
Para ello solo necesitaremos cumplir varios requisitos:
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Podremos deducirnos todos aquellos gastos que tengan relación con nuestra actividad bancaria diaria. Por ejemplo, los gastos de mantenimiento de las cuentas, las cuotas de las tarjetas de crédito, los intereses de los préstamos, las comisiones por transferencias, etc.
Necesitaremos el extracto bancario de todas las pólizas de seguros que estén directamente relacionadas con nuestra actividad laboral para justificarlo a Hacienda. Deberá aparecer claramente el número de póliza, el importe así como el nombre del titular. Pueden ser seguros de responsabilidad civil, los del local, los de accidentes, los seguros de los vehículos que utilicemos exclusivamente para nuestra actividad profesional.
En el caso de que utilicemos un coche tanto para nuestra personal como profesional, podremos deducirnos el tanto por ciento del uso laboral que le demos al vehículo.
Las cuotas de autónomos también tendremos que justificarlas con el extracto bancario, si tenemos la cuota domiciliada, o con el boletín sellado por el propio banco.
Los salarios y otros conceptos que vayan asociados a la nómina de nuestros empleados, como las pagas extras, dietas, complementos, etc., también son deducibles. En este caso, para justificarlo necesitarás las nóminas firmadas por los trabajadores o la transferencia bancaria que justifique el pago.
Los seguros sociales correspondientes a estas nóminas se justifican con el extracto bancario o el modelo TC sellado por el banco.
Los gastos que efectúes fuera de España y que sean necesarios para desarrollar tu actividad también son deducibles. Suelen ser compras online que no siempre se justifican con una factura. Muchas veces tendrás un recibo o documento similar, así que puedes utilizarlos para justificar los gastos. Ten cuidado porque si se trata de un importe muy elevado, deberás pedir un documento que contenga los detalles de la compra de la manera más explícita posible.
Algunos contratos mercantiles funcionan como justificantes que sustituyen a las facturas. Este es el caso de traspasos de locales o la fianza del contrato de alquiler, por ejemplo. En estos casos, además del contrato, también deberemos justificarlo con el extracto bancario para hacer constar el importe.
El impuesto de bienes inmuebles (IBI) del local en el que desarrollamos nuestra actividad, el impuesto de actividades económicas (IAE), la tasa municipal de basura del local, el impuesto de circulación del vehículo que utilicemos profesionalmente y otro tipo de tasas relacionadas con tu negocio. Para deducirlos necesitaremos el recibo bancario donde venga expresado el concepto.
Eso sí, no serán deducibles ni las multas ni los recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
Una de las mejores opciones para tener todos los gastos controlados es utilizar Holded. Tú solo tendrás que escanear los documentos de cada gasto y Holded se encarga de archivarlos para cuando decidas hacer la declaración de tus gastos.
