Lleva tu contabilidad un paso más allá: te explicamos el procedimiento para registrar facturas pendientes de forma correcta y mantener tu previsión de gastos bajo control.
Seguramente te ha pasado que has realizado una compra o contratado un servicio para tu negocio, lo has recibido y contabilizado, pero aún no tienes la factura física correspondiente en tu poder, sino que estás pendiente de recibirla. No registrar este gasto hasta que llegue el documento puede distorsionar tu imagen financiera real, mostrando una deuda menor de la que realmente tienes.
¿Cómo reflejar entonces este compromiso de pago de forma correcta en tus libros? La solución pasa por utilizar asientos contables específicos en los que se detalla la obligación pendiente.
En este artículo, te explicamos de manera práctica y sencilla el procedimiento paso a paso para contabilizar estas facturas pendientes de recibir. Aprenderás a utilizar las cuentas del Plan General Contable adecuadas para reflejar la deuda con tus proveedores y regularizarla una vez recibida la factura, manteniendo así tu contabilidad siempre precisa y al día.
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Las facturas pendientes de recibir tienen sus propias características, que las diferencian contablemente de otro tipo de facturas:
La gestión de las facturas pendientes de recibir tiene ciertas implicaciones que debes conocer para cumplir correctamente con tus obligaciones contables. Una de ellas es el principio de devengo, según el cual debes registrar tus gastos cuando se producen, no cuando realizas el pago ni cuando recibes la factura.
Esto te ayuda a que los estados financieros de tu empresa sean más fieles a la realidad, ya que recogen los gastos realizados, aunque aún no se hayan pagado. Además, te permite realizar un control más exhaustivo de los pagos a proveedores y tomar mejores decisiones, ya que te permite tener a la vista todas tus obligaciones financieras.
Finalmente, otorgar a la facturas pendientes de recibir la misma importancia contable que a aquellas que ya están en tu poder te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales, especialmente al cierre de cada ejercicio o cierre contable.
Muchas veces, una factura pendiente de recibir se basa en un albarán ya firmado, un documento que funciona como un comprobante de entrega y sirve para dejar constancia de que el cliente ha recibido un pedido o servicio. Sin embargo, el albarán no tiene valor contable ni fiscal. Es como un “recibí” firmado, sin precios obligatorios.
En cambio, la factura sí es un documento legal que genera obligaciones de pago, sirve para declarar impuestos y debe incluir datos clave como el precio, el IVA, la fecha y el emisor.
Por eso es importante conocer las diferencias entre albarán y factura, ya que, en el caso de una factura pendiente de recibir, se suele obtener el albarán primero y la factura después.
Sí es necesario el asiento de la factura pendiente de recibir, ya que, aunque todavía no se tenga el soporte documental definitivo, el gasto ya se ha generado. En este sentido, a nivel contable se requiere el registro de la factura pendiente de recibir para reflejar el pasivo y los gastos incurridos.
Así te aseguras de que los estados financieros muestren fielmente las deudas reales, que haya una correcta imputación de costes en el periodo en que realmente se han originado y que se mantenga la correlación temporal entre ingresos y costes conforme a dicho principio de devengo.
Esta obligación de asentar la factura pendiente de recibir se enmarca en el Plan General de Contabilidad (PGC) que establece que los gastos deben reconocerse cuando se devengan. Es decir, cuando se produce la transacción económica, no cuando se recibe la factura.
Cuando hay facturas pendientes de recibir no se puede utilizar la cuenta 400 de abono a Proveedores porque precisamente todavía no existe la factura. En estos casos, el PGC contempla cuentas específicas (la 4109 y la 4009), que son realmente subcuentas de ajuste, utilizadas de forma temporal hasta que se reciban las facturas reales (momento en el que se regularizan las operaciones).
La “Cuenta 4009: Proveedores, facturas pendientes de recibir” se usa cuando se han recibido bienes materiales o mercancías, pero todavía no se ha emitido o recibido la factura. Al igual que en la 4109, se reconoce el gasto o activo y se registra el pasivo pendiente con carácter provisional.
La “Cuenta 4109: Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar” se utiliza cuando se ha recibido un servicio (por ejemplo: asesoría, electricidad, transporte) por parte de un tercero que no se considera un proveedor principal, pero no se ha recibido aún la factura correspondiente.
Siguiendo los principios del Plan General de Contabilidad, los asientos contables en las facturas pendientes de recibir se realizan de la siguiente manera: en primer lugar, debes realizar el asiento de provisión en la cuenta 4009, debitando la cuenta de gastos o activos por el mismo valor.
Una vez que recibas la factura, tienes que ajustar la provisión, cancelando la cuenta 4009 y registrando la factura en su cuenta correspondiente. En detalle:
Ejemplo de cuenta 4109 de AcreedoresDebeHaber629 Servicios exterioresXXX €4109 Acreedores, f.p.r.XXX €
Ejemplo de cuenta 4009 de Proveedores Debe Haber 600 Compras de mercaderías XXX € 4009 Proveedores, f.p.r. XXX €
En ninguno de los casos se registra el IVA en estos momentos, porque no hay facturas. Solo los gastos devengados y las deudas.
Ejemplo de cuenta 4109 de Acreedores Debe Haber 4109 Acreedores, f.p.r. XXX € 472 IVA soportado XXX € 400 Proveedores XXX €
Ejemplo de cuenta 4009 de Proveedores Debe Haber 4009 Proveedores, f.p.r. XXX € 472 IVA soportado XXX € 400 Proveedores XXX €
Cuando una factura de proveedor no se va a pagar, contablemente no basta con solo ignorarla o dejarla sin registrar. Hay que actuar según la causa real, es decir, en función de si se trata de una condonación, una devolución, una factura duplicada o una reclamación fallida, ya que cada caso tiene un tratamiento distinto.
Asiento contable de condonación totalDebeHaber400 ProveedoresXXX €778 Ingresos excepcionalesXXX €Nota: se elimina la deuda y se reconoce un ingreso, no sujeto a IVA.
Asiento contable al recibir el abonoDebeHaber400 ProveedoresXXX €600/627 (según el gasto)XXX €472 IVA soportado (si aplica)XXX €Nota: se anula el gasto y el IVA deducido, si ya se había registrado.
Asiento contable por prescripción o renuncia del proveedorDebeHaber400 ProveedoresXXX €778 Ingresos excepcionalesXXX €Nota: se recomienda documentar bien este asiento con soporte legal (acta, carta del proveedor, etc.).
Asiento contable al recibir el abonoDebeHaber400 ProveedoresXXX €600/627 (gasto relacionado)XXX €472 IVA soportado (si se dedujo)XXX €Nota: se revierte el gasto y el IVA deducido, y se elimina la deuda con el proveedor.
Para contabilizar las facturas pendientes de recibir del año anterior hay que realizar una serie de ajustes contables que garanticen que los estados financieros reflejen la imagen fiel del patrimonio y de los resultados, tanto del ejercicio anterior como del actual.
La diferencia fundamental para asegurar que se hace de forma correcta estriba en si la contabilidad del año anterior está o no cerrada. En el caso de que la contabilidad del año anterior aún no esté cerrada, tienes dos opciones:
Si, por el contrario, la contabilidad del año anterior ya está cerrada debes seguir estos pasos:
Si lo necesitas, consulta nuestro post acerca de cómo contabilizar facturas atrasadas.
Asiento contable en el ejercicio actual (enero de 2025) Debe Haber 678 Gastos del ejercicio anterior XXX € 472 IVA soportado XXX € 400 Proveedores XXX €
Se registra el gasto como “fuera de plazo”, separándolo del resultado de 2025. Así no distorsiona los gastos del nuevo ejercicio. Aquí te explicamos cómo contabilizar facturas atrasadas.
Por otro lado, si lo que se recibió en 2024 fue un activo (por ejemplo, mobiliario o maquinaria) y no se registró en su momento, el asiento se haría así:
DebeHaber21X Inmovilizado materialXXX €472 IVA soportadoXXX €400 ProveedoresXXX €
Además, se debería corregir también la amortización acumulada si ya ha comenzado su vida útil.
En el caso de que se haya registrado la factura como pendiente (cuenta 4109 o 4009), entonces, al recibir la factura, solo hay que revertir la cuenta transitoria y registrar el IVA:
DebeHaber4009 / 4109Base imponible472 IVA soportadoCuota de IVA400 ProveedoresTotal factura
Veamos con el siguiente ejemplo práctico cómo contabilizar una factura pendiente de recibir:
Como ya has recibido la mercancía y firmado el albarán, aunque aún no haya llegado la factura, debes registrar el gasto y la deuda provisional, pero aún sin registrar el IVA. Este sería el asiento contable correspondiente:
CuentaDebeHaber600. Compras de mercaderías3.000,00€4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir3.000,00€
Este asiento refleja el gasto ya realizado y reconoce un pasivo temporal con el proveedor.
Luego, la factura llega con fecha 30 de junio y detalla:
Entonces, se procede a reemplazar la cuenta provisional 4009 por la cuenta real del proveedor 400 y se incorpora el IVA deducible. Así:
CuentaDebeHaber4009. Proveedores, f.p.r.3.000,00€472. IVA soportado630,00€400. Proveedores3.630,00€
De esta forma, la cuenta provisional se salda, se registra el IVA y queda la deuda real con el proveedor en la cuenta 400.
Todo este proceso paso a paso garantiza el cumplimiento del principio de devengo y refuerza la trazabilidad y coherencia en los cierres contables. Por eso, para evitar distorsiones contables al gestionar las facturas pendientes de recibir hay que registrar el gasto en el momento en que se produce la entrega y deducir el IVA únicamente cuando se recibe la factura conforme a la normativa.
Sí, siempre que el gasto esté devengado, justificado documentalmente y afecte a la actividad económica, aunque la factura aún no se haya recibido. Eso sí, recuerda que para la deducción del IVA necesitas haber recibido la factura (ya sea de forma física o electrónica) y que no hayan transcurrido más de 4 años desde la emisión de la misma.
Son un pasivo, ya que representan una obligación de pago reconocida frente a terceros, incluso si la factura ya ha sido contabilizada previamente.
