Albarán y factura, ¿cuáles son las diferencias?

Albarán y factura son dos documentos que nos sirven para mantener unas relaciones comerciales más claras con nuestros clientes. Muchas veces se utilizan como sinónimos y esto nos lleva a confundirlos. La realidad es que se trata de dos documentos muy diferentes. La principal diferencia es que la factura es el único documento que podremos usar para reclamar el pago de un bien o servicio. Sin embargo, el albarán certifica la entrega de un pedido o prestación de un servicio.

¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento que justifica la entrega de un pedido o la prestación de un servicio. Se trata de un documento mercantil que debe ser emitido por el proveedor. Y una vez que el cliente lo haya firmado, certifica que la mercancía ha llegado a su destinatario.

El albarán tiene dos objetivos

• Para el comprador, permite controlar si la mercancía que recibe es la misma que la mercancía solicitada.
• Para el vendedor, el albarán certifica que la mercancía ha sido entregada y aceptada por el comprador. Una vez recibe el albarán firmado, será necesario emitir la factura correspondiente.

El albarán deberá incluir una serie de datos

• Número de albarán. Igual que las facturas, los albaranes deben ir numerados con una serie propia.
• En su parte superior debe indicar que se trata de un albarán o nota de entrega de modo que resulte visible.
• Fecha de emisión.
• Nombre del emisor y receptor, NIF y domicilio.
• Descripción de los productos entregados, indicando su número.
• Lugar y fecha de entrega de la mercancía.
• Firma del receptor.
• Es recomendable indicar el precio de la compra para evitar equívocos, normalmente sin incluir los impuestos.

La gran diferencia con la factura es que el albarán no tiene validez fiscal, aunque sí que sirve como justificante de la compra.

¿Qué es una factura?

La factura es un documento más completo que el albarán, ya que debe incluir la identificación completa del vendedor y del comprador y el precio completo de los artículos desglosando el IVA. En este artículo desglosamos los datos que debe contener una factura.

A diferencia del albarán, la factura es un documento obligatorio. Además, la factura es imprescindible para deducir el IVA de los gastos de empresa. Tiene validez fiscal y podemos utilizarla para reclamar una reparación cuando el artículo esté en garantía.

El programa de facturación Holded te ofrece la posibilidad de generar tus albaranes y facturas de una forma muy simple e intuitiva. Si quieres profundizar, consulta nuestra guía sobre qué es un albarán de entrega y sus distintos modelos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar un albarán como sustituto de una factura?

No, son documentos con funciones diferentes. El albarán certifica la entrega de un pedido o la prestación de un servicio, pero no tiene validez fiscal. Solo la factura es un documento obligatorio que permite reclamar el pago y deducir el IVA de los gastos de empresa.

¿Es obligatorio emitir un albarán en cada transacción comercial?

No, el albarán no es un documento obligatorio por ley. Sin embargo, es muy recomendable emitirlo porque sirve como justificante de entrega para ambas partes. El comprador puede verificar que la mercancía recibida coincide con la solicitada, y el vendedor tiene prueba de que fue entregada y aceptada.

¿Qué datos debe incluir un albarán que no aparecen en una factura?

En realidad, la factura es un documento más completo que el albarán. Sin embargo, el albarán incluye específicamente el lugar y fecha de entrega de la mercancía, y siempre requiere la firma del receptor como prueba de conformidad, algo que no es habitual en las facturas.

¿Cuándo debo emitir la factura tras entregar el albarán firmado?

Una vez que recibes el albarán firmado por el receptor, ya puedes emitir la factura correspondiente. La firma del albarán confirma que la mercancía ha sido entregada y aceptada, lo que te habilita para proceder al cobro mediante la factura.