Emitir una factura con algún error es algo más común de lo que parece. Ya sea por un dato incorrecto, un importe mal calculado o incluso una factura duplicada; contar con una solución clara y conforme a la normativa es clave para evitar problemas contables y fiscales.
En estos casos, es importante saber cómo usar una factura rectificativa y cuándo emplearla, más concretamente la factura rectificativa por sustitución se convierte en la herramienta adecuada para dejar sin efecto una factura original y reemplazarla por otra completamente nueva.
Teniendo esto en cuenta, vamos a ver cuándo y cómo emitir una factura rectificativa sustitutiva, qué información debe contener, qué pasos dar para generarla correctamente y también veremos un ejemplo práctico para evitar errores en su aplicación.
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Empieza gratis¿Qué es una factura rectificativa por sustitución?
La factura rectificativa por sustitución es un documento fiscal que se emite con el objetivo de anular y sustituir una factura anterior en su totalidad. No se trata de modificar solo ciertos campos, como haría una factura rectificativa por diferencias, sino de reemplazar completamente la factura original por una nueva que contenga todos los datos correctos.
Este tipo de factura se utiliza cuando:
- La factura original presenta errores fundamentales, como el NIF incorrecto o un cliente equivocado.
- Se ha emitido por una operación inexistente o duplicada.
- El importe total facturado no corresponde con la realidad de la operación.
La Agencia Tributaria establece que en estos casos es obligatorio emitir una factura rectificativa sustitutiva, asegurando la trazabilidad entre la factura original y la nueva mediante la inclusión de referencias claras.
¿Cuándo debemos emitir una factura rectificativa por sustitución?
Solo debemos emitir una factura rectificativa sustitutiva cuando el error en la factura original impida su validez o afecte de manera significativa al contenido de la operación. Vamos a ver cuales son las situaciones más comunes en las que es necesario recurrir a este tipo de factura.
Datos de la factura erróneos
Cuando la factura original incluye datos identificativos incorrectos , como el NIF del cliente o del emisor, la razón social, la dirección fiscal o el número de factura al que sustituye, debe emitirse una factura rectificativa por sustitución. Estos errores hacen que la factura original no cumpla los requisitos fiscales básicos y por tanto hay que anularla por completo.
Facturas emitidas con importes incorrectos
Si la base imponible, el tipo impositivo, el importe total o cualquier otro valor económico de la factura original es incorrecto, se debe reemplazar por una factura nueva con los importes debidamente corregidos. Tenemos que aprender cómo se contabiliza una factura rectificativa para evitar más errores, ya que esto garantiza que los libros contables reflejen correctamente la realidad económica de la operación.
Facturas emitidas por error o duplicadas
En ocasiones, puede emitirse una factura por error, por ejemplo, por un servicio no realizado, o incluso duplicar una factura ya enviada. En estos casos, la única forma válida de corregir la situación es emitiendo una factura rectificativa por sustitución que anule completamente la anterior.
Cambios en la operación
Si, después de emitir la factura, las condiciones de la operación cambian sustancialmente, como por ejemplo, se cancela el pedido, se renegocia el precio o se modifica el objeto de la venta, debe emitirse una nueva factura rectificativa por sustitución que sustituya por completo a la anterior, asegurando así que el documento refleja con fidelidad la realidad contractual.
¿Qué datos debe incluir una factura rectificativa por sustitución?
Una factura rectificativa por sustitución debe cumplir con los requisitos fiscales establecidos por la normativa española. Esto implica incluir una serie de datos obligatorios que aseguren su validez legal y contable, así como su trazabilidad respecto a la factura original.
- Identificación del emisor y del receptor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal de ambas partes.
- Fecha de emisión: tanto de la factura rectificativa como de la original que se sustituye.
- Número y serie de la factura rectificativa: debe seguir una numeración específica y diferente a la de las facturas ordinarias.
- Número de la factura sustituida: es obligatorio referenciar de forma clara cuál es la factura original que queda anulada.
- Motivo de la rectificación: se debe explicar por qué se emite esta factura (por ejemplo, error en el NIF, importe incorrecto, duplicación…).
- Descripción de la operación corregida: incluyendo los conceptos facturados y sus importes correctos.
- Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA corregidos, en su caso.
- Mención explícita de que se trata de una “factura rectificativa por sustitución”.
Además, es recomendable que este tipo de facturas se emitan en un plazo razonable desde que se detecta el error, para garantizar el cumplimiento normativo y facilitar la corrección contable.
Aunque en estos casos es recomendable contar con un gestor que nos guíe, ya que dependiendo de los errores podemos realizar una factura rectificativa por diferencias, sin necesidad de anular la factura original.
Cómo emitir una factura rectificativa por sustitución paso a paso
Emitir una factura rectificativa sustitutiva correctamente es esencial para cumplir con los requisitos fiscales y evitar problemas contables. Por ello, vamos a ver paso a paso cómo llevar a cabo una factura rectificativa sustitutiva correctamente.
Identifica la factura original
El primer paso es localizar la factura que contiene el error. Es fundamental contar con el número y fecha de emisión de la factura original, ya que esta información deberá aparecer en la factura rectificativa.
Incluye el motivo de rectificación
Debes especificar claramente la razón por la cual se emite la factura rectificativa por sustitución. Ya sea un error en los datos del cliente, un importe incorrecto o una factura duplicada, el motivo debe quedar reflejado de forma explícita.
Utiliza una numeración y serie diferente
Las facturas rectificativas deben llevar una serie y numeración propia, independiente de la utilizada para las facturas ordinarias. Esta distinción ayuda a mantener un registro claro y separado de las correcciones realizadas.
Incluye los datos corregidos
En la nueva factura se deben incluir todos los datos correctos: desde la descripción de la operación hasta los importes actualizados, pasando por la base imponible y el IVA. Esta factura sustituirá completamente a la anterior, por lo que debe estar completa.
Cumple los requisitos fiscales
Además de los datos anteriores, asegúrate de que la factura incluya:
- La mención “factura rectificativa por sustitución”.
- Referencia a la factura sustituida.
- Fecha de la operación y de la rectificación.
- Tipo impositivo y cuota resultante, si aplica.
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Prueba Holded gratis¿Qué consecuencias puedo tener al emitir una factura rectificativa por sustitución?
Emitir una factura rectificativa por sustitución no solo permite corregir errores de forma adecuada, sino que también tiene implicaciones fiscales, contables y administrativas que es importante conocer:
- Regularización del IVA: al sustituir la factura original, los importes del IVA también deben corregirse. Esto puede implicar la modificación de autoliquidaciones ya presentadas si el error afecta a ejercicios o trimestres cerrados.
- Impacto en la contabilidad: se deben realizar los asientos contables correspondientes para anular la factura original y contabilizar la nueva. Este proceso es fundamental para mantener la coherencia y trazabilidad de los registros financieros.
- Comunicación al cliente: es recomendable informar al cliente de que se ha emitido una factura rectificativa por sustitución, especialmente si la anterior ya había sido registrada o declarada por su parte.
- Evita sanciones o inspecciones: corregir adecuadamente los errores mediante una factura rectificativa conforme a la normativa permite demostrar buena fe y diligencia ante la Administración, reduciendo el riesgo de sanciones por errores u omisiones fiscales.
Ejemplo de una factura rectificativa por sustitución
Para entender mejor cómo funciona una factura rectificativa sustitutiva, vamos a verlo con un ejemplo práctico.
Una empresa emite la siguiente factura a un cliente:
-
Factura original:
- Número: F-2025-045
- Fecha: 15 de marzo de 2025
- Cliente: María López
- NIF: 12345678A
- Concepto: Servicios de consultoría
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): 210 €
- Total: 1.210 €
Días después, se detecta que el NIF del cliente es incorrecto (debería ser 87654321Z). Además, el importe real del servicio era de 1.200 €, no 1.000 €.
Se emite una factura rectificativa por sustitución con los siguientes datos:
-
Factura rectificativa:
- Número: FRS-2025-001
- Fecha: 20 de marzo de 2025
- Cliente: María López
- NIF: 87654321Z
- Concepto: Rectificación por sustitución de la factura F-2025-045
- Base imponible: 1.200 €
- IVA (21%): 252 €
- Total: 1.452 €
- Mención: “Factura rectificativa por sustitución de la factura F-2025-045, emitida el 15/03/2025. Motivo: error en NIF e importe facturado”
- Serie: FRS-2025 (serie exclusiva para facturas rectificativas)
Esta factura rectificativa por sustitución que hemos creado anula la anterior por completo, reflejando los datos correctos y permitiendo que se contabilice de forma correcta tanto para el emisor como para el receptor. Además, contando con plataformas como Holded, puedes realizar facturas rectificativas de forma rápida y sencilla, evitando posibles errores en su realización.
