En este breve artículo hablaremos de los beneficios que tiene integrar un software de contabilidad en la nube para tu modelo de negocio, sin importar si tienes una PYME o eres autónomo.
Antes, empecemos con un concepto básico: ¿qué es la contabilidad? Es el procedimiento mediante el que registras las operaciones económicas de tu negocio. La finalidad de la contabilidad es que puedas conocer al detalle los ingresos y los gastos, de dónde viene el capital y a dónde va. Es un mapa, en datos, de la economía de tu empresa.
La contabilidad no solo es una herramienta recomendada, sino que en ciertos casos es una información obligatoria que la persona/empresa debe llevar en orden para dar cuenta legal de sus movimientos. En este sentido, están obligadas a tener contabilidad las personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas, etc.), y las personas físicas (autónomos) si están en régimen de estimación directa normal.
Es decir, la contabilidad es una obligación legal frente a Hacienda desde la cual presentas tus cuentas y cumples con tus obligaciones fiscales. El hecho de cumplir con esta obligación nos puede llevar a encontrar sanciones por no presentar las cuentas anuales.
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Asimismo, es importante reconocer que la contabilidad puede llegar a ser una tarea ciertamente complicada, ya que nos obliga a tener un control sobre las cuentas con las facturas pendientes de cobro y pago, la evolución de los ingresos en todo el ejercicio, los resultados que presenta la actividad de la empresa, etc.
Por eso, es importante utilizar aplicaciones de contabilidad en la nube que permitan automatizar el control de este tipo de cosas, desde cualquier sitio, de forma ágil y sencilla. Como era de esperar, los softwares que operan en la nube han sustituido por completo a los programas de contabilidad tradicionales, y los beneficios que se han logrado con los primeros son numerosísimos. A continuación enunciamos algunos de ellos:
Simplifica tareas complejas
Este tipo de software de gestión para empresas te ayuda a introducir datos de manera sencilla sin contar con demasiados conocimientos contables. Facturas, operaciones de compra y de venta, pagos, nóminas, impuestos; todo esto se vuelve más sencillo gracias a las plantillas predefinidas.
Reduce el fallo humano
Con un software de contabilidad en la nube puedes generar automáticamente los informes que necesites: balances, cuenta de pérdidas y ganancias, impuestos, etc. Podrás crear los libros del día a día de tu empresa en segundos, y podrás exportar todos los documentos en PDF o Excel para que puedas revisarlo detalladamente con un solo golpe de ratón. De este modo es mucho más sencillo compilar los datos y, gracias a la automatización, manejarlos de manera óptima.
Ahorra dinero en tecnología
Las aplicaciones en la nube te permiten tener todo lo que necesitas en una única pantalla. Desde el mismo sitio puedes facturar y llevar la contabilidad. Es decir, lo tienes todo integrado en el mismo entorno para, por un lado, ahorrar dinero en diferentes herramientas funcionales y, por otro, para que te resulte mucho más cómodo operar. Esto ayuda a que la contabilidad deje de ser una tarea farragosa que se gestiona en un gran libro pesado, aburrido y lejos del alcance.
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Refuerza la seguridad de tus datos
Trabajar en la nube tiene un ventaja obvia respecto a los softwares instalados en el disco duro del ordenador: se puede operar sin miedo a que reviente nuestro sistema y lo perdamos todo. Los software radicados en la nube realizan copias de seguridad automáticas que hacen que no perdamos información. En cuanto a la seguridad, estas plataformas utilizan potentes sistemas de encriptación y avanzados protocolos de seguridad para evitar cualquier ataque o filtración. Para terminar, el hecho de tener los datos a buen recaudo fuera de nuestro equipo hace que podamos trabajar sin miedo al colapso.
Lleva la contabilidad desde cualquier lugar
Los softwares en la nube facilitan la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del planeta con conexión a internet, con lo cual no nos tienen atados a un ordenador estable en una oficina fija. Son, en definitiva, sinónimo de flexibilidad. Ni siquiera hace falta acceder a ellos desde un ordenador, también se puede operar un negocio –cosa impensable hace pocos años– desde una tablet o incluso desde el móvil. Para terminar, tampoco es desdeñable la capacidad de compartir las tareas con personas de cualquier lugar: ya no es necesario tener ordenadores enganchados los unos a los otros y todos a la misma red. Actualmente hay una red potente y mundial, se llama nube, y no aprovecharla es perder competitividad.
