Descubre cómo automatizar el proceso de facturación para mejorar la eficiencia y gestión en tu negocio.
Hay una enorme diversidad de empresas, pero todas ellas tienen un objetivo común: ser rentables. Para quien inicia un negocio, ya sea una microempresa o una gran corporación, ganar dinero es su razón de ser. Para ello, una buena gestión contable es vital. De ahí la importancia de este artículo: automatizar facturas como base de una contabilidad saneada y al día.
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En un negocio, sea el que sea, la gestión adecuada de facturas es imprescindible. No solo porque vamos a tener ante nosotros, cuando lo necesitemos, una fotografía de cómo está nuestra empresa, sino porque esa visión va a ser la que nos permita tomar decisiones a futuro (¿puedo cambiar el equipo informático? ¿Puedo contratar a otro trabajador? ¿Cuándo será el momento óptimo para invertir en un vehículo?)
Con esta verdad inamovible, lo cierto es que las empresas más pequeñas carecen de un departamento de contabilidad, tesorería, facturación…, que nos permita tener las cuentas claras. Y aquí es donde surge la necesidad de que un buen programa de facturación haga ese trabajo por nosotros. Porque no podemos dedicarle ese tiempo.
Automatizar facturas es una parte esencial de la transformación digital en la que todos nos hallamos inmersos. Consiste en utilizar un software de gestión de empresas con un área de facturación al que poder confiar ese trabajo.
Se trata de que nosotros introduzcamos una serie de datos, personalicemos la plantilla deseada y esta herramienta digital se ocupe del resto. Y el resto es un ahorro considerable de tiempo, dinero y flujo de trabajo: ¿quién no ha interrumpido sus tareas ejecutivas para hacer deprisa y corriendo esa factura que debe cobrarse en los plazos previstos?
Antes, claro está, de decidirte, es interesante echar un vistazo a los mejores programas de facturación que hay actualmente en el mercado para lanzarte a comprar uno. Conviene, a modo de recomendación, que escojas uno que te permita probarlo antes de desembolsar un solo euro para saber si es eso lo que buscabas o no.
En primer lugar, conviene recordar que la facturación electrónica es ya una realidad y pronto será obligatoria. Por tanto, las facturas en formato físico o creadas con sistemas tipo Excel, que ya se van quedando obsoletos, irán desapareciendo en favor de las primeras.
La automatización de facturas es importante, además, porque eliminamos prácticamente al 100% el factor humano que puede conducirnos a cometer errores (al calcular el IVA, al hacer una cuenta mal…).
Pero sobre todo es dejar en otras manos, en las de un programa especializado, algo que este sabe hacer mucho mejor que nosotros y que nos va a ahorrar montones de preocupaciones, de interrupciones y de posibles pérdidas por facturas impagadas o que hay que repetir porque no se hicieron bien.
Un software para automatizar facturas elaborará aquellas que sean recurrentes, te avisará de plazos de cobro que terminan o elaborará recordatorios personalizados para quienes se retrasan en el pago.
Son muchas y algunas de ellas ya se han dejado traslucir en los párrafos anteriores, pero estas son las ocho ventajas principales de automatizar facturas:
A la hora de crear una factura online hay numerosos programas que pueden darte ese servicio. Eso sí, debes saber escoger cuál te dará las prestaciones adecuadas. No es lo mismo un programa de facturación para pymes que para autónomos, por poner un ejemplo. Como no es lo mismo escoger un software con una curva de aprendizaje muy corta que otro complejo, que hará que gastes dinero en balde y abandones.
Por ejemplo, al automatizar las facturas con Holded hay solo unos pocos pasos previos que debes hacer (y que te llevarán minutos):
Como ya te hemos comentado, en Holded hay una serie de plantillas para que, a partir de ellas, puedas crear tu modelo de factura personalizado.
Lo primero es elegir el diseño de nuestra biblioteca que mejor se adapte a tus gustos y necesidades. En segundo lugar, subir el logotipo de tu empresa en formato PNG o JPG. Por último, personalizarla eligiendo el color, la tipografía, etcétera.
Para agilizar el cobro de tus facturas puedes crear recordatorios personalizados a tus clientes. Es una funcionalidad que avisa a ese cliente que se está demorando con su pago de que su factura está a punto de vencer o directamente vencida.
Puedes elegir si quieres que el recordatorio se envíe por datos específicos de factura (importe determinado, idioma, etcétera) o por fecha de vencimiento. El software de Holded selecciona la o las facturas cuyo recordatorio necesitas enviar.
Con los requisitos claros, crea un recordatorio seleccionando la frecuencia y personalizándolo.
Hay clientes con los que el importe de cobro es siempre el mismo porque haces el mismo trabajo para él o porque habéis acordado un determinado aplazamiento a equis meses. Pues bien, este trabajo también te lo puede hacer el software de facturación de Holded. Basta con crear el intervalo deseado y programar su envío automático. Las facturas se generarán y enviarán solas.
También puedes eliminarlas, editarlas, exportarlas, desactivar la automatización si es necesario o activarla si una factura de venta se convierte en recurrente. Todas esas funciones están en el software y son sencillísimas de implementar.
Dejemos de lado el hecho de que vamos a ahorrar tiempo y dinero. Y dejemos de lado también que automatizar nuestras facturas puede ser tan sencillo como queramos (nuestro software es tremendamente intuitivo, pero además te ofrecemos soporte).
El proceso de automatización, debidamente hecho, va a simplificar la búsqueda y clasificación de facturas, sean estas las que sean. También va a incrementar nuestra productividad. Y la del departamento de contabilidad, si lo tenemos.
Pero, sobre todo, una factura online es prácticamente imposible de manipular. Y este proceso asegura la trazabilidad de la misma. Podremos saber en todo momento en qué etapa del proceso está, de modo que nos será mucho más fácil detectar potenciales problemas o errores. Dicho de otra manera: nuestra empresa será más eficaz a nivel contable y eso implica que estará más saneada.
Definitivamente, no. Ni siquiera hay que tener una especial habilidad en cuestiones contables. Pero lo que sí es importante es quedarse con un software sencillo de empezar a manejar, que se adapte a las dimensiones de nuestro negocio y que no nos exija horas de aprendizaje.
Lo que debemos hacer con ellas es automatizarlas mediante un proceso de escaneado con tecnología OCR, que es el que reconoce el texto en una imagen. Esto, hoy por hoy, lo hace prácticamente cualquier móvil.De este modo, ya tendremos nuestras facturas físicas debidamente digitalizadas.
Excel es un programa que muchísimas pymes han usado a lo largo de los años. Pero ya es un programa obsoleto, que está muy lejos de cualquier software de facturación en cuanto a funcionalidades.Y ni siquiera es este el mayor problema. Excel no nos evita el riesgo de errores humanos, es más complejo y tedioso de utilizar, nos hace invertir más tiempo, hay que tener cierto conocimiento del programa y todo apunta a que pronto dejará de ser un formato legalmente apto.
