Una de las cosas más tediosas de tener un negocio propio (aparte de las numerosas declaraciones de impuestos) es hacer facturas. Pero, como suele ser habitual, la tecnología también acude a nuestro rescate en estos casos, ya que hoy en día contamos con multitud de recursos que nos permiten crear cualquier tipo de factura online.
El proceso suele ser cómodo y sencillo y, en cualquier caso, mucho más rápido que hacer facturas a mano. Si crees que ya es hora de modernizar tu sistema de facturación y reducir tu carga de trabajo, sigue leyendo, porque en las siguientes líneas vamos a enseñarte cómo hacer facturas online paso a paso utilizando los servicios de Holded.
Pasos para crear una factura online con Holded
Buscar nuevos clientes, crear campañas de marketing llamativas, investigar las tendencias del mercado, reponer material… El trabajo en un negocio no termina nunca. Siempre hay algo por hacer y tareas que se acumulan. Por suerte, digitalizar nuestro negocio puede ayudarnos a automatizar los procesos y aligerar enormemente la carga de trabajo.
En este sentido, una de las mejores cosas que podemos hacer es conseguir un buen programa de facturación online para evitar el monótono paso de hacerlas a mano. No solo vamos a ahorrar tiempo, sino que también es menos probable que cometamos fallos.
El programa de facturación online de Holded es un software alojado en la nube que nos permite automatizar todos los aspectos de las facturas de la empresa. Ni siquiera se necesita un contable, ya que el sistema es fácil, accesible y cómodo. Además, se puede probar gratis durante 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito, y hasta hay una suscripción gratuita para autónomos.
¿Pero cómo podemos crear una factura online? Vamos a repasar el proceso paso a paso.
Con Holded no necesitas ser contable para llevar tus facturas
Crea en segundos facturas, presupuestos y proformas, completando campos automáticamente con tu información almacenada.
Empieza gratis1. Crea una cuenta en Holded
Lo primero es crear una cuenta desde la página web. Solo te llevará unos instantes, pues basta con incluir unos datos básicos e indicar si te registras como empresa, asesoría o autónomo.
Luego tendrás que responder a unas preguntas simples para que la plataforma se adapte a las necesidades de tu negocio. Y ya está, todo el poder de Holded estará en tus manos.
2. Completa tus datos fiscales
Una vez dentro de la plataforma, antes de poder emitir tu primera factura online, tienes que añadir tus datos fiscales. No te preocupes, es muy fácil. Tan solo tendrás que acceder a Menú de control > Configuración > Sistema > General y completar los datos.
No obstante, lo más sencillo es pinchar en el botón “paso a paso” que aparece en la esquina inferior derecha de la interfaz marcado con dos huellas de pies. Este botón se convertirá en nuestro mejor amigo, pues nos guía para crear contactos, diseñar facturas recurrentes e incluso gestionar el inventario, entre otras cosas.
3. Personaliza la plantilla de tu factura
El botón “paso a paso” también te ayuda a personalizar las plantillas de tus facturas online. También puedes acceder directamente desde Menú de control > Configuración > Facturación > Documentos > Plantilla documentos. La plataforma de Holded incluye más de 50 plantillas profesionales disponibles en la biblioteca que puedes editar desde el menú de preferencias y a las que puedes añadir tu logo.
4. Crea contactos
Para crear contactos puedes ir directamente al menú superior. Pero, si necesitas ayuda, tienes la opción de volver de nuevo al maravilloso botón de las huellas, donde verás una opción llamada “Crea un contacto (cliente, proveedor…)”. Al pulsarlo aparecerá una ventana emergente para crear cinco tipos de contactos: cliente, proveedor, lead, deudor o acreedor.
Desde aquí se pueden introducir los datos de cada cliente, poner etiquetas para diferenciar los contactos, personalizar los detalles de la contabilidad e incluso añadir descuentos o tarifas.
5. Crea y envía tu factura online
Y ya solo quedaría crear y enviar la factura online. Para ello, tienes la opción de volver a la guía o acceder directamente a la sección de ventas del menú superior. Desde aquí podrás crear o importar facturas, así como presupuestos o proformas.
Una vez creada y guardada la factura, hay que seleccionarla desde la lista de Ventas. A continuación, se abrirá una ventana. Al pinchar en el botón de enviar, tendrás la oportunidad de comprobar la factura final y editarla si fuera necesario. ¿Todo correcto? Pues pincha en enviar y listo.
Podrás usar plantillas predefinidas o personalizar el mensaje que le llegará al correo del cliente junto con un enlace a la factura. Así, tus clientes podrás comprobar y descargar la factura si fuera necesario. Pueden incluso dejar comentarios.
Además, el programa de facturación de Holded te ayuda a ahorrar tiempo al enviar individualmente las facturas desde la lista. Para ello, solo hay que hacer clic en el botón de los tres puntitos que aparece junto a cada documento y seleccionar la opción enviar. Es más, también se pueden enviar dos o más facturas en masa seleccionando los documentos y pinchando el botón de enviar desde el menú de acciones masivas.
Si te has quedado con alguna duda al respecto, aquí te dejamos unos vídeo tutoriales paso a paso superútiles y sobre cómo crear facturas de ventas y cómo enviar facturas desde Holded.
Preguntas frecuentes
¿Tienes dudas acerca de las facturas? ¿Alguna vez te has planteado cómo tienen que ser las facturas o la información que tiene que aparecer obligatoriamente? ¿O qué beneficios nos aporta la facturación online? Pues quédate con nosotros un poquito más, porque vamos a resolver todas esas dudas que te están surgiendo.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil que contiene información de una operación de compraventa. Este comprobante incluye una relación de los productos vendidos o de los servicios prestados, así como su cantidad y precio. También se deben reflejar los sujetos intervinientes en la transacción perfectamente identificados y los impuestos aplicables.
Este documento se emite por parte del vendedor o del prestador de servicios y sirve para justificar los gastos y los ingresos de un negocio. Es decir, los datos fiscales que hay que entregar a la Agencia Tributaria en las declaraciones de impuestos mensuales, trimestrales o anuales.
¿En qué se diferencia una factura de un ticket?
Aunque muchas veces se confunde factura con ticket, en realidad un simple ticket no tiene el mismo valor que una factura. La razón es que el ticket no refleja la información fiscal del emisor y del receptor, un elemento esencial de las facturas.
¿Qué elementos debe tener una factura?
No existe un modelo estándar u oficial de factura. Esto significa que cada empresa puede crear su propio diseño. No obstante, todas las facturas deben incluir siempre los siguientes elementos:
- La palabra “factura” debe aparecer bien visible.
- Numeración que siga un orden lógico.
- Fecha de emisión.
- Información fiscal del emisor y del receptor.
- Concepto o descripción del servicio.
- Tipos impositivos aplicados: base imponible, IVA, retención de IRPF, descuentos, total…
A veces también se incluye la forma de pago, la fecha de vencimiento y referencias a leyes si se aplica una excepción respecto a los impuestos aplicables (por ejemplo, si se trata de una operación exenta de IVA), aunque no es obligatorio.
En cuanto a la información fiscal, el emisor debe proporcionar nombre o denominación social, NIF o CIF y domicilio fiscal. Por su parte, el receptor tiene que aportar la misma información, aunque no siempre es obligatorio.
¿Cuáles son los beneficios de hacer facturas online?
Como ya hemos visto, hacer una factura online no solo es más cómodo, rápido y sencillo, sino que también nos ayuda a ahorrar tiempo y trabajo. Asimismo, es recomendable para evitar errores, pues no hay que calcular las cifras a mano. Otra ventaja es que nos permite cobrar más rápido y también se puede conectar el programa con nuestra cuenta bancaria para saber al instante si nos han pagado una factura.
Aunque nuestro negocio sea pequeño y tengamos tiempo de hacer facturas a mano, pasarnos a las facturas online nos va a aportar numerosas ventajas. Al fin y al cabo, de las facturas depende que podamos cobrar. Y lo que no va a fallar es el recibo de la Seguridad Social que nos va a tocar pagar a final de mes, hayamos cobrado o no las facturas.
¿Por qué debería utilizar el programa de facturación de Holded?
Somos conscientes de que hay varias propuestas similares en el mercado. Sin embargo, el programa de facturación online de Holded destaca por sus ventajosas características:
- Es una gran alternativa a Excel. Además, la interfaz resulta más intuitiva, no hay que instalar nada y se pueden importar todas las facturas ya realizadas en Excel.
- Contiene más de 40 plantillas personalizables para incluir la imagen de la marca.
- Nos permite hacer facturas, presupuestos y proformas en segundos.
- Incluye la información de las empresas registradas en el Registro Mercantil e incluso se pueden añadir nuestros propios contactos.
- Calcula los impuestos que debemos pagar sin necesidad de sacar la calculadora.
¿Cuánto cuesta usar el programa de facturación de Holded?
El programa de facturación de Holded nos ofrece varios planes que se adaptan a las necesidades de cada negocio. Los servicios se dirigen a empresas, autónomos y asesorías. Es más, con el fin de ayudar a los autónomos, Holded les ofrece un plan gratuito.
¿Pero sabes qué es lo mejor? Que cualquier persona o empresa puede probar Holded gratis durante 14 días. ¡Y ni siquiera necesitas poner los datos de tu tarjeta de crédito! Puedes consultar más información y los precios de los distintos planes en la pagina web.
