La importancia de un buen plan de contingencia en una empresa

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Un plan de contingencia es totalmente necesario para que tu empresa supere los baches más peligrosos… Y aquí te explicamos todo sobre este concepto.

Más vale prevenir que curar. Ese es el refrán que mil y una veces nos repitieron nuestras madres cuando éramos pequeños… Y es un refrán que, como gran parte de la sabiduría materna, es plenamente aplicable en el entorno laboral. Porque, ¿no es lo de «más vale prevenir que curar» una definición pluscuamperfecta de la contingencia en entorno empresarial?

Porque «prevenir» pueden ser muchas cosas en un marco de negocios. Buscar el equipo ideal es prevenir. Hacerse con el mejor ERP online es prevenir. Tener siempre la contabilidad a rajatabla es prevenir… Pero «más vale prevenir que curar» es mucho más que eso: es un plan de contingencia. Y en este artículo te lo vamos a explicar todo sobre este concepto.

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¿Qué es un plan de contingencia?

Partamos de una definición concreta: este tipo de planes se refieren a todo un grupo de medidas organizativas, técnicas y humanas cuya finalidad es asegurar la continuidad natural del flujo de una empresa. Para ello, es totalmente necesario establecer un conjunto de prevenciones de cara a situaciones extraordinarias y/o de riesgo.

Dicho de otra forma: ¿qué es un plan de contingencia? Una serie de procedimientos que hacen posible que un negocio siga funcionando en situaciones en las que alguna de las partes de la empresa deje de funcionar. Es un plan para superar todo tipo de riesgos gracias a unos procedimientos establecidos y a una lista de acciones estipuladas con la mayor concreción posible.

Cómo hacer un plan de contingencia en un negocio

¿Todo lo que estamos explicando en este artículo ha hecho que te pongas en guardia y que creas que es necesario realizar un plan de este tipo para tu negocio? ¿Pero ahora te estás preguntando cómo deberías hacer un plan de contingencia de forma práctica y no tan teórica?

Tranquilo. A continuación te hablamos de los 10 pasos que deberías seguir para realizar tu plan de contingencia

  1. Aísla todos los posibles escenarios de riesgo que pueden afectar a tu negocio.
  2. Estipula cuáles son las actividades prioritarias de tu negocio y calcula con cuánta velocidad deberías reanudarlas en caso de contingencia.
  3. Identifica los elementos mínimos que tu empresa necesita para operar.
  4. Designa un líder encargado de poner en marcha el plan en caso de contingencia.
  5. Define las medidas de contingencia y mitigación que se deberán aplicar en los casos estipulados. Y no te detengas ahí: define también todo un conjunto de estrategias de protección para evitar todo tipo de incidentes que pudieran derivar en contingencia.
  6. Responde al incidente en tres pasos consecutivos que deben formar parte de todo plan de contingencia: primero, estabiliza la situación de la forma más rauda posible; a continuación, elimina por completo los peligros y amenazas; y, por último, prevén cualquier tipo de daño colateral y secundario que pudiera desprenderse de la contingencia principal.
  7. Establece si, una vez mitigado el incidente, la actividad de tu empresa se reanudará en tus propias instalaciones o en una localización alternativa que te ofrezca una mayor seguridad.
  8. Aparta una reserva de (como mínimo) un mes de gastos ordinarios.
  9. Realiza simulacros, identifica errores y corrígelos.
  10. Nunca des por bueno un plan de contingencia cerrado: revísalo periódicamente y ajústalo a la situación actual de tu negocio.

Ejemplo de un plan de contingencia orientado a la empresa

¿Sigue sin verlo claro? Pues pongamos un ejemplo de plan de contingencia orientado a un negocio concreto. Piensa en una fábrica de cajas de madera que se ve afectada por un incendio. Lo más natural será que esa fábrica cuente con un plan de contingencia que contemple el caso de un incendio que no solo afecte a la producción, sino también a la maquinaria necesaria para realizar las cajas.

El plan deberá establecer todo un conjunto de acciones dirigidas en dos direcciones diferentes. Por un lado, será necesario que un equipo se encargue de reconstruir el espacio dañado y reponer la maquinaria necesaria. Por otro lado, lo mejor será que el plan contemple la posibilidad de seguir produciendo cajas de madera en otra fábrica con la que se habrá establecido algún convenio con anterioridad.

¿Ves cómo un plan de contingencia no es tan complicado y, de hecho, puede ayudarte no solo a reponerte de un buen revés, sino a encajarlo sin tambalearte demasiado? Ya sabes: al final todo consiste en aplicar el maternal «más vale prevenir que curar».

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Raül De Tena

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