¿Es obligatorio firmar una factura electrónica? ¿Cómo se hace y en qué casos aplica? Vamos a ver qué necesitas para firmar una factura electrónica de forma fácil y sencilla.
Cada vez se extiende más el uso de la factura electrónica, y ya mismo su utilización va a ser obligatoria para todas las empresas. Sin embargo, hay varias dudas que surgen con frecuencia: como si es obligatorio que la factura electrónica contenga la firma, qué necesitas para firmar electrónicamente una factura o cómo incluirla de forma correcta.
Vamos a darle respuesta a estas dudas en este artículo de una manera clara y sencilla. Solo tienes que seguir leyendo.
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La factura electrónica es aquella que tiene un formato digital y que se emite y recibe por medios telemáticos. Se trata de un fichero informático, por lo que se necesita un ordenador para su procesamiento.
Se regula en el Reglamento de facturación al igual que la factura en papel y ambas tienen muchos aspectos en común, si bien también se recogen algunas especialidades sobre la factura electrónica como consecuencia de su formato específico.
De hecho, sea cual sea el soporte en el que se emita una factura, el obligado a su expedición deberá garantizar:
En el caso de las facturas electrónicas, estos extremos se aseguran por cualquiera de los siguientes medios:
A la fecha de publicación de este artículo, es obligatoria la expedición de facturas electrónicas para documentar todas las operaciones cuyo destinatario sea la Administración Pública, aunque cada organismo podrá excluir de esta exigencia, si lo considera conveniente, las transacciones que sean inferiores a 5.000 euros. (Sobre este tema hablamos en este artículo: cómo generar facturae).
Ahora bien, con la publicación de la Ley Crea y Crece en 2022 dicha obligación se extiende a la generalidad de las operaciones realizadas por y para cualquier tipo de empresa.
Se prevé una implementación escalonada en función del volumen de facturación del negocio y el plazo se marca en función de la fecha de publicación en el BOE del desarrollo reglamentario, que aún está pendiente.
Así, para los empresarios y profesionales con un volumen de facturación superior a 8.000.000 de euros será obligatoria la expedición, remisión y recepción de facturas electrónicas a los doce meses de la publicación del Reglamento en el BOE.
Y para aquellas que no alcance este importe el plazo será de veinticuatro meses.
La verdad es que no.
No es obligatorio que la factura digital contenga la firma electrónica del emisor porque su autenticidad, integridad y legibilidad puede estar garantizada por cualquiera de los otros sistemas válidos que hemos señalado (intercambio electrónico de datos u otro medio que se haya comunicado a la Agencia Tributaria y esta haya aprobado).
Ahora bien, sí que se trata del método más utilizado.
Para poder firmar electrónicamente una factura nos encontramos con dos imprescindibles. Contar con un certificado digital válido y con un software de firma electrónica que sea compatible con el formato que tenga nuestra factura.
Nos encontramos con dos formas de firmar una factura electrónica a través de distintos tipos de certificados electrónicos.
Cualquiera de las dos es válida y en ambas opciones es necesario disponer de certificado electrónico reconocido.
En caso de utilizar un servicio de facturación prestado por un tercero, será este quien deba firmar la factura.
Para firmar una factura electrónica cumpliendo con lo establecido por la normativa es necesario disponer de un certificado digital y un software compatible de firma electrónica.
Vamos a ver cuáles son los pasos generales a seguir para firmar una factura electrónica:
Para evitar errores a la hora de firmar una factura electrónica ten en cuenta que el software de firma electrónica sea compatible con el formato en el que se encuentre la factura.
Ten en cuenta que si la factura va dirigida a la Administración Pública es obligatorio que utilices el certificado digital cualificado o reconocido y cumplir con la política de firma que establece la administración.
Algunos programas, como Holded, ya incorporan la función de firma electrónica facilitando el proceso. Ya que no solo podrán crear la factura sino realizar la firma electrónica en un único programa.
Para firmar una factura electrónica se necesita:• Un certificado electrónico reconocido.• Un programa de facturación que cumpla los requisitos técnicos exigidos y que permita implementar la firma electrónica avanzada o reconocida.• Cumplir con lo dispuesto en la normativa vigente para que la factura firmada tenga validez.
El proceso de comprobación de la vigencia de la firma electrónica va unido al de validación del certificado con el que se ha emitido y que se puede llevar a cabo:• Accediendo a los servicios de la Autoridad de Validación o de Registro que lo ha emitido.• Mediante una plataforma de validación, que son sistemas online que redirigen las peticiones a la Autoridad de Validación que corresponda. La que la Administración española pone al servicio de todos los usuarios es VALIDe.
