Los seguros sociales son el conjunto de pagos que se realizan mensualmente a la Seguridad Social tanto los propietarios de las empresas como los trabajadores y empleados, explica InfoAutonomos. Asimismo, según lo establecido en el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social, los seguros sociales se definen como la retribución mensual en bruto que recibe un trabajador por parte de la empresa.
En primer lugar, tenemos que tener en cuenta que las cotizaciones a la Seguridad Social son soportadas en parte por el empresario y en parte por el propio trabajador: La parte de la que se hace cargo la empresa se llama cuota empresarial y la parte que paga el trabajador es la cuota obrera, que se le descuenta de la propia nómina.
Pero, ¿cómo se contabiliza el pago de los seguros sociales?
- La cuota empresarial se contabiliza en el debe, en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa. Aquí no aparece la cuota obrera, puesto que ya se incluye en el sueldo bruto que se contabiliza en la cuenta 640, la de ‘Sueldos y salarios’.
- La suma de la cuota obrera y la cuota empresarial, es decir, todo el seguro social, se contabiliza en el haber, en la cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores.
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Empieza gratisCuentas que intervienen en la contabilización de los sueldos y salarios
La cuenta que contabiliza los sueldos y salarios se conoce como cuenta 640. En esta cuenta de gasto se incluye el importe bruto de las nóminas, los complementos por incapacidad temporal, las prestaciones por incapacidad temporal a cargo de la empresa, las indemnizaciones (estas también pueden contabilizarse específicamente a la cuenta 641, Indemnizaciones).
Estas contribuciones no sólo forman parte de las obligaciones legales de las empresas, sino que también representan uno de los principales gastos que repercuten en la estructura de costos. Generalmente, los aportes a la Seguridad Social se dividen en dos categorías: los aportes patronales y los aportes laborales. Los aportes patronales son aquellos que la empresa realiza en nombre de sus empleados, mientras que los aportes laborales son los que los empleados realizan en su propio nombre, explica Jobatus.
En cuanto al responsable de pagar el abono a la Seguridad Social, Guerra Rodríguez específica esta cuestión: “Siempre es el empresario el responsable del pago de los seguros sociales, tanto de la cotización propia de la empresa (cuota empresarial), como de la parte de sus trabajadores (cuota obrera)”.
- En el debe, cuenta 471, Organismos de la Seguridad Social deudores, indicando el importe de la bonificación.
- En el haber, por el mismo importe, en el subgrupo 74, Bonificaciones Seguridad Social.
A la hora de hacer el pago habría que contabilizarlo del siguiente modo, explica AyudaPymes:
- En el debe, cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores.
- En el haber, en la cuenta 471, Organismos de la Seguridad Social deudores, por el importe de la formación, y en el subgrupo 57, Tesorería, por el importe líquido a ingresar en el TC1.
La cuota de autónomos se contabiliza como un gasto, ya que no se dispone de una factura relativa a su pago. Respecto al tipo de gasto a asignar, debe contabilizarse contra la cuenta 642, Seguridad Social, a cargo de la empresa, puesto que este gasto hace referencia también a la Seguridad Social del titular. Se debe realizar un asiento mensual por cada cuota.
“En el caso de los trabajadores autónomos, es importante contabilizar correctamente el pago de sus seguros sociales, para así poder realizar correctamente las liquidaciones trimestrales”, matiza el administrador de 360 Global Asesores, S.L., Luis Antonio Guerra Rodríguez.
Cuando se suspende la totalidad de la jornada, no existe un devengo salarial, por lo tanto, no vamos a tener la cuenta 640, ni cuota obrera. Sí que vamos a tener siempre la cuota patronal, por lo que sí vamos a tener la cuenta 642. El importe de la cuota patronal es la que se subvenciona, es la parte que está exonerada. Esto da lugar a que registremos una subvención, una cuenta 740.
En estas cuentas 740, Subvenciones, donaciones y legados a la explotación, se registran aquellas recibidas de las Administraciones Públicas, empresas o particulares, con el objetivo, generalmente, de asegurar una rentabilidad mínima o compensar déficit de explotación del ejercicio o de ejercicios previos, explica Finanzas Contabilidad.
Cuando tenemos una reducción de jornada, por la parte de la jornada que no está afectada por ERTE se contabiliza la cuenta 640 y su correspondiente cuota obrera. La cuota empresarial se contabiliza por su totalidad y la parte que está exonerada se contabiliza en la cuenta 740.
¿Cómo se contabiliza la cuota empresarial?
El especialista en gestión de seguros sociales explica de manera detallada este proceso: “La cuota empresarial se contabiliza como un gasto de la empresa, en concreto un gasto de personal y por este motivo hay que registrarlo en la contabilidad, concretamente el Plan General Contable establece la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa, para contabilizarlo”.
“Para realizar el asiento contable, tenemos que registrar el gasto total, que supone la nómina a la empresa, aunque se reflejarán por separado, la cuota empresarial en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa, y, por otro lado, la retribución bruta de la nómina en la cuenta 640, Sueldos y Salarios, en la que ya está incluida la cuota obrera”, continúa especificando.
Guerra Rodríguez detalla que para poder cuadrar el asiento, hay que computar la deuda que se crea contra la Seguridad Social, siendo la suma de las dos cuotas (empresarial+brera). “En este caso el Plan General Contable establece una cuenta concreta para esta cuantía y es la 476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores”, matiza el experto.
Todas las obligaciones relacionadas con los Seguros Sociales, por un lado están reguladas en la Ley General de la Seguridad Social aprobada en el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre y subsidiariamente tanto en la Ley General Tributaria 58/2003, de 17 diciembre, como el Código de Comercio.
Principalmente, la mala contabilización, la falta de contabilización, la falta del pago o incluso el retraso en la presentación y/o del pago conlleva sanciones económicas y recargos que, dependiendo del importe, podría constituir delito.
Según lo establecido en el artículo 30 de la Ley General de la Seguridad Social y el artículo 10 del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto 1415/2004 de 11 de junio, los recargos a aplicar por falta de ingreso en plazo reglamentario de los distintos recursos, en modo resumido serían los siguientes:
a) Cuando los sujetos responsables del pago hubieran cumplido dentro de plazo las obligaciones establecidas en los apartados 1 y 2 del artículo 29:
- Si se presentan los documentos, pero no se realiza el pago, el recargo será del 10 por ciento si se abonaran las cuotas debidas dentro del primer mes natural siguiente al del vencimiento del plazo para su ingreso.
- Recargo del 20 por ciento de la deuda, si se abonaran las cuotas debidas a partir del segundo mes natural siguiente al del vencimiento del plazo para su ingreso.
b) Cuando los sujetos responsables del pago no hubieran cumplido dentro de plazo las obligaciones establecidas en los apartados 1 y 2 del artículo 29:
- Si no se aportan los documentos de liquidación establecidos en el apartado 1 y 2 del art. 29 de la Ley General de la Seguridad Social, el recargo es del 20% si se abonaran las cuotas debidas antes de la terminación del plazo de ingreso establecido en la reclamación de deuda o acta de liquidación, o bien el recargo del 35 por ciento de la deuda, si se abonaran las cuotas debidas a partir de la terminación de dicho plazo de ingreso.
Después de explicar la parte teórica de la contabilización de los seguros sociales, posiblemente te gustará visualizarlo con un ejemplo. A continuación, te explicamos paso a paso cómo contabilizar seguros sociales a través de una nómina, según Contabilidade.
El asiento contable de la nómina tiene la siguiente estructura:
Ejemplo de contabilización de nómina
Los datos del sueldo del trabajador del mes corriente son los siguientes:
- Sueldo bruto: 2.000 euros
- Importe descontado en concepto de seguridad social: 300 euros
- Importe descontado en concepto de IRPF: 180 euros
- A mediados de mes se le entregó un anticipo por importe de 500 euros
- Se le entregan 600 euros por caja y el resto se le pagará dentro de 10 días
Teniendo en cuenta la estructura expuesta anteriormente, el asiento a realizar para contabilizar esta nómina será el siguiente:
- Retribución bruta: 1.200 euros
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 360 euros
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 69 euros
- Retención IRPF: 144 euros
