Contabilidad

¿Cómo contabilizar subvenciones según su tipo? + Ejemplos

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¿A qué empresa no le viene bien recibir una ayuda económica por contratar a un trabajador de un grupo específico o por realizar una inversión?  ¿Acaso no es siempre bienvenida la financiación para abrir un negocio?

Pues eso es una subvención: una ayuda económica que se recibe al cumplir una serie de requisitos

Normalmente son las entidades públicas las que las conceden y para ellas son tanto un mecanismo con el que incentivar la economía como una herramienta muy útil a la hora de promover determinadas actuaciones, tanto en el ámbito empresarial como en el particular.

En este artículo nos vamos a centrar en un solo aspecto de este tema que es el de cómo contabilizar una subvención. Para ello distinguiremos los tipos que hay y las cuentas contables que se utilizan en cada caso. Verás también ejemplos que te facilitarán la comprensión.

Tipos de subvenciones 

En función de quien las concede 

En su gran mayoría las subvenciones las conceden los organismos públicos, pero también existen algunas que parten del sector privado.

El plan contable se refiere a las primeras como “subvenciones oficiales” y a las segundas como “otras subvenciones”.

Nosotros, en este artículo, nos vamos a centrar en las oficiales por ser las que predominan (por gran mayoría) pero dedicaremos también un breve apartado a las concedidas por el sector privado.

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En función del destino 

Según cual sea el destino de los fondos que se reciben tenemos:

  • Subvenciones a la explotación o corrientes: son las que se destinan a sufragar gastos del ejercicio (por ejemplo, la subvención de parte de la seguridad social de trabajador) o no tienen una finalidad concreta (por ejemplo, la concedida por iniciar una actividad de exportación).
  • Subvenciones de capital: son aquellas que se conceden para costear todo o parte de una inversión realizada por la empresa en bienes que pertenecen al activo. Por ejemplo, la recibida para la renovación de maquinaria.

En función de si hay que devolverlas o no 

Se distingue entre:

  • Subvenciones reintegrables: son aquellas cuyo importe hay que devolver, bien porque se concedieron con esa condición o bien porque no se han cumplido aún los requisitos que las harían no reintegrables.
  • Subvenciones no reintegrables: son aquellas cuyo importe pasa a ser propiedad de la empresa y no tiene que devolver.

Cómo contabilizar las subvenciones no reintegrables 

A la hora de contabilizar una subvención no reintegrable el primer paso es tener claro si se trata de una subvención corriente o de una de capital, porque las cuentas contables que se utilizan y el procedimiento a seguir son diferentes. A continuación las vemos por separado:

Subvenciones a la explotación o corrientes 

Contablemente, las subvenciones corrientes se caracterizan porque se imputan directamente a los resultados del ejercicio. Por eso se contabilizan en una cuenta específica del grupo 7 y que es la:

740 Subvenciones, donaciones y legados a la explotación

Ejemplo:

La empresa recibe una subvención de 5.000 euros, dentro del programa Ayudas para autónomos, por contratar a varios trabajadores mayores de 55 años. 

Los asientos a realizar serán:

Por la concesión:

5.000 (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas a (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación 5.000

Por el cobro:

5.000 (572) Bancos a (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas 5.000

Subvenciones de capital 

Cuando la subvención se otorga para financiar parte del activo de la empresa su importe se imputa a resultados en la misma medida en que se van amortizando los bienes adquiridos o cuando se produzca su enajenación o baja de inventario.

Las cuentas contables específicas que se utilizan en este caso son dos:

  • 130 Subvenciones oficiales de capital

Se abonará en el momento de la concesión y se cargará al cierre del ejercicio por su imputación a resultados.

  • 746 Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos a resultado del ejercicio

Se abonará, al cierre del ejercicio, por la parte de subvención que corresponda (según la amortización del activo) con cargo a la cuenta 130.

Ejemplo:

El 1 de enero, la empresa recibe una subvención de 6.000 euros para la compra de los equipos informáticos necesarios para adaptarse al sistema de TicketBAI. Estos se amortizan al 25% anual.

Los apuntes a realizar serán:

Por la concesión:

6.000 (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas a (130) Subvenciones oficiales de capital 6.000

Por el cobro:

6.000 (572) Bancos a (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas 6.000

Por el traspaso a resultados al cierre del ejercicio:

1.500 (130) Subvenciones oficiales de capital a (746) Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio 1.500
Gestor contabilizando una subvención

Cómo contabilizar las subvenciones reintegrables

Como ya hemos dicho al principio, las subvenciones reintegrables son aquellas que hay que devolver bien porque se concedieron con esa condición o bien porque aún no se han cumplidos las condiciones para ser no reintegrables.

Desde el punto de vista de la contabilidad, por tanto, el proceso viene a ser el siguiente:

  • El recibir ese dinero origina una deuda para empresa porque, en principio, lo tiene que devolver, lo mismo que tiene que devolver un préstamo de un banco. 
  • Si posteriormente se cumplen los requisitos exigidos y la subvención pasa a ser no reintegrable habrá que contabilizarla como tal.

Las cuentas contables específicas que contiene el plan para esto son:

172 Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados

Refleja el importe que habrá que devolver en un plazo superior a un año.

522 Deudas a corto plazo transformables en subvenciones donaciones y legados

Refleja el importe que habrá que devolver en un plazo inferior a un año.

4758 H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar

Se utiliza cuando se tiene la certeza de que hay que llevar a cabo la devolución.

Si, finalmente, pasa a ser no reintegrable el saldo de estas cuentas se traspasará a la cuenta 130 Subvenciones oficiales de capital o a la 740 Subvenciones, donaciones y legados a la explotación, según su naturaleza.

Ejemplo de cómo contabilizar una subvención

La empresa recibe 18.000 euros en concepto de subvención reintegrable para financiar la adquisición de un cadena de montaje cumpliendo los pasos para desarrollar una idea de negocio establecidos por el organismo.

En el plazo de dos meses la Administración inspeccionará la inversión realizada de forma que si el tiempo de producción de la empresa ha mejorado como mínimo en un 20% la subvención pasará a ser no reintegrable y en caso contrario deberá devolver su importe durante el mes siguiente.

Los asientos a realizar serán:

Por la concesión:

18.000 (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas a (522) Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados 18.000

Por el cobro:

18.000 (572) Bancos a (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas 18.000

En el caso de que hubiera que devolverla:

18.000 (522) Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados a (4758) H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar 18.000

Por la devolución efectiva:

18.000 (4758) H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar a (572) Bancos 18.000

En el caso de que no hubiera que devolverla:

18.000 (522) Deudas a corto plazo transformables en subvenciones a (130) Subvenciones oficiales de capital 18.000

Subvenciones concedidas por el sector privado

Aunque son mucho menos frecuentes, también puede darse el caso de subvenciones concedidas por el sector privado.

La forma de contabilizarlas es la misma que la vista para las concedidas por la Administración, si bien el plan contable contiene dos cuentas específicas que son las siguientes:

132 Otras subvenciones, donaciones y legados

Se utiliza para contabilizar las que son de capital.

747 Otras subvenciones, donaciones y legados transferidos al resultado del ejercicio

Es la que corresponde utilizar por la parte de las subvenciones de capital que se lleva a resultados a final de año.

Para el resto de casos (subvenciones corrientes, subvenciones no reintegrables, etc.) las cuentas contables a emplear son las mismas que cuando los fondos provienen de un organismo oficial.

Preguntas frecuentes

¿Dónde aparecen las subvenciones en el balance de la empresa? 

Según el tipo de subvención de que se trate la respuesta a esta pregunta es diferente:

– Si se trata de una subvención corriente no aparece en el balance de situación porque, como hemos visto, su importe se lleva directamente a resultados.
Sí que formará parte de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.

– Si se trata de una subvención de capital, en el balance de situación forma parte del patrimonio neto junto con los fondos propios.
Es el saldo de la cuenta 130 Subvenciones oficiales de capital el que figura en el balance, por lo que su importe irá disminuyendo a medida que se va llevando a resultados.

¿Cuál es el momento de contabilizar una subvención? 

En aplicación del principio de devengo, las subvenciones se contabilizarán en la fecha de su concesión, independientemente de si esta coincide con el cobro o no.

Por eso lo normal es que contablemente se hagan dos asientos: uno por el que se refleja su otorgamiento y otro con el que se registra su cobro.

¿Hay que tributar por las subvenciones que se reciben? 

Sí. Sí que hay que tributar por el importe recibido en concepto de subvención como si de cualquier otro tipo de ingreso se tratara.

En el caso de una subvención corriente su importe formará parte de la base imponible del impuesto en el ejercicio en el que se aprueba y si se trata de una subvención de capital se irá llevando a resultados proporcionalmente, como ya hemos visto.

¿Cuándo se imputan a resultados las subvenciones concedidas para la adquisición de mercancía? 

Se llevarán a la cuenta de resultados en el ejercicio en el que tenga lugar su venta o baja de inventario.

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Eva Zamora
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