¿Cómo facturar a un cliente extranjero desde España?

Internacionalizar tu negocio es cada vez más habitual, y con el primer cliente fuera de España llega siempre la misma pregunta: cómo emitir la factura correctamente. El tratamiento fiscal cambia bastante respecto a una operación nacional, sobre todo en lo que se refiere al IVA.

En este artículo te contamos cuándo aplicar IVA y cuándo no, qué modelos declarar ante Hacienda, qué datos son obligatorios y cómo emitir la factura paso a paso, tanto si tu cliente está en la Unión Europea como fuera de ella. Apoyarte en un buen software de facturación te ahorrará la mayoría de errores.

¿Qué se considera un cliente extranjero?

Un cliente extranjero, a efectos de facturación, no se define solo por estar en otro país, sino por su relación con el llamado espacio IVA. El espacio IVA es el territorio donde se aplica el impuesto: incluye la península, Baleares y el resto de Estados de la Unión Europea, pero deja fuera a Canarias, Ceuta y Melilla.

A partir de ahí se distinguen dos grandes grupos: el cliente intracomunitario, que está dentro de la UE, y el cliente extracomunitario, que se encuentra fuera. Esta diferencia determina casi todo el tratamiento fiscal de tu factura.

Antes de emitir cualquier factura al extranjero, debes responder a tres preguntas, porque de ellas depende si la operación lleva IVA y qué obligaciones tienes:

• Qué facturas: si es un producto (entrega de bienes) o un servicio, porque las reglas de localización del IVA son distintas.
• A quién facturas: si el cliente es una empresa o profesional (B2B) o un particular (B2C).
• Dónde está tu cliente: dentro o fuera de la Unión Europea.

Con estas tres variables claras puedes situar cualquier operación en la tabla que verás a continuación.

Tabla resumen: cuándo aplicar IVA, modelos y documentos

Esta tabla resume el tratamiento según dónde esté tu cliente y si es empresa o particular. Debajo desarrollamos cada caso con sus matices:

Dos apuntes que valen para todos los casos: el importe se expresa siempre en la divisa acordada con el cliente, y en ninguna operación con un cliente extranjero se practica retención de IRPF.

¿Qué normativa regula las facturas a clientes extranjeros?

El tratamiento fiscal de las facturas a clientes extranjeros no es arbitrario: se apoya en dos normas. La Ley 37/1992 del IVA fija cuándo una operación se localiza en España y cuándo queda exenta (artículos 21, 25, 69 y 70). El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) establece qué datos debe contener cada factura.

Conocer estos artículos te resulta útil por un motivo práctico: en determinadas facturas tendrás que citar expresamente el artículo que justifica la exención del IVA.

Antes de empezar: date de alta en el ROI y consigue tu NIF-IVA

Cualquier empresa o autónomo dado de alta en España puede facturar a clientes extranjeros. Ahora bien, para las operaciones dentro de la UE necesitas un paso previo: darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

El alta en el ROI se solicita con el modelo 036 (casillas 582 y 584) ante la Agencia Tributaria. Una vez aprobada, obtienes un NIF-IVA (también llamado VAT number en Europa), el número que te permite emitir facturas intracomunitarias sin IVA.

Antes de facturar sin IVA a una empresa de la UE, verifica que tu cliente también figura en el censo. Puedes comprobar su NIF-IVA en el sistema VIES de la Comisión Europea. Si tu cliente está fuera de la UE no existe el VIES: te bastará con sus datos fiscales válidos según su país, por ejemplo el Tax ID en Estados Unidos.

¿Cómo facturar a clientes en la Unión Europea?

Cuando tu cliente está en otro país de la UE realizas una operación intracomunitaria. El tratamiento del IVA cambia según sea una empresa o un particular, y según factures un producto o un servicio.

A empresas y profesionales: inversión del sujeto pasivo

Si facturas a una empresa o profesional de la UE y ambos estáis dados de alta en el ROI, la factura no lleva IVA. Se aplica la inversión del sujeto pasivo: es tu cliente quien declara el impuesto en su país.

Esta regla vale tanto para la entrega de bienes como para la prestación de servicios y la operación se declara en el modelo 349 de operaciones intracomunitarias, además del modelo 303 trimestral de IVA y su resumen anual, el modelo 390.

Si tu cliente no está en el ROI, tendrás que aplicar el IVA español como en una factura nacional.

Excepción: servicios que sí llevan IVA español (artículo 70)

No todos los servicios a empresas de la UE quedan sin IVA. El artículo 70 de la Ley del IVA establece que los servicios que se localicen en España deben facturarse con IVA español aunque el cliente sea intracomunitario. Por ejemplo, se localizan en España:

• Servicios relacionados con inmuebles situados en España.
• Transporte de pasajeros.
• Servicios de restauración y catering.
• Acceso a eventos: ferias, congresos, espectáculos.

A particulares: regla general y servicios digitales

Si tu cliente de la UE es un particular, por regla general la factura lleva IVA español, porque la operación tributa en origen (España), como una venta nacional más.

La excepción son los servicios digitales, de telecomunicaciones y de radiodifusión, y las ventas a distancia de bienes. Aquí se aplica un umbral común de 10.000 euros anuales: por debajo sigues aplicando el IVA español; al superarlo, debes aplicar el IVA del país de tu cliente. Para no registrarte en cada país, puedes declararlo a través de la Ventanilla Única (OSS), que centraliza la liquidación en una sola declaración.

Cómo facturar fuera de la UE: la factura de exportación

Cuando tu cliente está fuera de la Unión Europea ya no hablamos de operaciones intracomunitarias, sino de exportaciones. El principio general es sencillo: estas facturas suelen ir sin IVA, pero conllevan documentación específica.

Qué países se consideran fuera de la UE

Son extracomunitarios todos los países que no forman parte de los 27 Estados de la Unión Europea.

Para ubicarte, los comunitarios son Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Checa, Rumanía, Suecia y España. Cualquier otro (Estados Unidos, Reino Unido, México, Suiza) es extracomunitario.

Cuándo se aplica IVA (y cuándo no)

La entrega de bienes fuera de la UE está exenta de IVA (artículo 21 de la Ley 37/1992), tanto si vendes a una empresa como a un particular.

En los servicios hay un matiz. A empresas extracomunitarias tampoco aplicas IVA. A particulares fuera de la UE, en cambio, por regla general sí se aplica IVA español, salvo la lista de servicios que quedan no sujetos, como asesoría, abogacía, publicidad o cesión de licencias y patentes.

Aunque la operación esté exenta, debes informar de ella en el modelo 303, donde además podrás deducir el IVA que hayas soportado en los gastos ligados a esa exportación.

¿Qué documentos debes conservar?

Para acreditar la exportación ante Hacienda y evitar que te reclamen el IVA, guarda siempre tres documentos:

• La factura comercial.
• El documento de transporte internacional.
• El DUA (Documento Único Administrativo o declaración aduanera), donde figuras como exportador.

El DUA es clave: sin él, Hacienda puede entender que no ha habido exportación y exigirte el IVA de la factura.

¿Qué datos debe incluir la factura a un cliente extranjero?

Una factura al extranjero incluye los mismos datos que una nacional y, además, añade cierta información propia de la operación internacional. Estos son los campos que no pueden faltar:

• Datos completos del emisor (tú) y del receptor: nombre o razón social, domicilio e identificación fiscal (NIF-IVA/VAT en la UE, Tax ID…)
• Número de factura correlativo. Si trabajas con clientes nacionales y extranjeros, usa series independientes para ordenarte mejor.
• Fecha de emisión.
• Descripción detallada de los bienes o servicios, con cantidad, precio unitario y total.
• Importe y moneda de la operación, con el tipo de cambio si procede.
• Mención a la exención de IVA, citando el artículo aplicable (21 para exportaciones, 25 para entregas intracomunitarias).
• Condiciones de pago y de envío o prestación.

Esa mención de exención responde a una duda muy común: en las operaciones exentas no pones un IVA del 0 %, sino una nota legal que explica por qué la factura no lleva impuesto.

¿Y si compras fuera de la UE? El IVA en las importaciones

Facturar al extranjero también implica, a veces, comprar fuera. Si importas bienes de un país extracomunitario, pagas el IVA en la aduana al recoger la mercancía y recibes el DUA de importación, que debes conservar junto a la factura.

En la importación de servicios funciona distinto: como el proveedor está fuera del territorio del IVA, la factura llega sin impuesto y tú aplicas la inversión del sujeto pasivo, es decir, te autorrepercutes el IVA y a la vez lo deduces, de modo que la operación resulta neutra, pero debes integrarla en la base imponible del impuesto.

Errores frecuentes al facturar al extranjero (y cómo evitarlos)

Al facturar fuera de España, sobre todo las primeras veces, es fácil cometer fallos con consecuencias fiscales. Presta atención a algunos de los más habituales:

• Olvidar la mención de exención de IVA o no adjuntar el DUA, lo que puede llevar a que Hacienda te reclame el impuesto.
• Equivocarte en la identificación fiscal del cliente.
• No declarar las operaciones exentas en el modelo correspondiente.
• Incumplir los plazos de emisión, teniendo en cuenta la normativa española y la del país de destino.

A ellos se suman los errores administrativos y operativos clásicos: datos incorrectos o mal escritos, fallos en los cálculos, numeración no correlativa o duplicada, no guardar copia de las facturas y sus documentos, o no dejar claras las condiciones de pago. Trabajar con un software de facturación y un asesor es la forma más sencilla de evitarlos.

Cómo facturar a un cliente extranjero con Holded, paso a paso

Con un programa como Holded, emitir una factura internacional es tan sencillo como una nacional. El proceso es este:

1. Entra en el sistema de facturación y elige Crear nueva factura.
2. Registra los datos de tu cliente extranjero. Así, la próxima vez solo tendrás que seleccionarlo para que se carguen automáticamente.
3. Completa la factura como con cualquier cliente: descripción, cantidad, unidad, precio unitario y total.
4. En exportación de bienes, añade el código UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code, Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas) si es necesario.
5. Selecciona la moneda: el sistema te ofrecerá el tipo de cambio en euros.
6. No añadas IVA ni retención de IRPF cuando la operación esté exenta, e incluye la información adicional para la aduana.
7. Previsualiza la factura para comprobar que todo es correcto antes de enviarla.