¿Tienes pedidos constantes en tu tienda que no sabes cómo gestionar para que todo vaya más ágil? Hacerte con la herramienta tecnológica adecuada te puede cambiar totalmente la vida. Es una gran idea informatizar este aspecto del negocio, porque puedes ganar en rentabilidad, en tranquilidad y también en confianza del cliente.
No es fácil decidirse entre tantas soluciones de control de stock gratis y de pago que hay disponibles. No todas son igual de eficientes, robustas, intuitivas y asequibles. Por eso hemos hecho una selección de las más completas que hay en el mercado actualmente.
Si no quieres que gestionar el inventario de tu ecommerce se convierta en un dolor de cabeza constante, o en una fuente de incidencias permanentes, evítalo con la herramienta digital adecuada, el software de inventarios.
¿Qué es un software de inventario?
Antes de definirlo, primero debemos tener claro qué es en realidad un inventario. Básicamente se trata del conjunto de existencias guardadas en un almacén.
Un software de gestión de inventario es un programa informático que permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materias primeras. Así, queda constancia en el sistema cada vez que hay cualquier movimiento.
Por ejemplo, se anotan entradas y salidas del producto, y queda constancia de las cantidades que hay, así como su acceso y distribución.
Gracias a un sistema de control de inventario se conecta la tienda online con el almacén, lo cual permite optimizar procesos, maximizar el control y la eficiencia, así como reducir errores.
Contar con todo este control no solo garantiza una mayor rentabilidad, sino que además es clave para que los clientes se lleven una buena impresión.
Por ejemplo, si se efectúa una compra online de un producto en el ecommerce, el sistema deja constancia de que el stock del producto comprado ha bajado en una unidad. Así, se evita que los usuarios pidan productos en la tienda online que realmente no están disponibles.
Por otro lado, si se garantiza una sincronización entre los productos disponibles online y los que realmente se tienen en el almacén, se evitan gastos de envío adicionales por causa de retrasos de pedidos.
Al mismo tiempo, gracias a una solución informática para llevar el inventario, se pueden controlar los bienes en contabilidad, para que todo cuadre perfectamente.
¿Cuál es el mejor software para controlar el inventario?
Dentro del amplio abanico de opciones que existen para llevar el control de las mercancías a nivel digital, solo algunos programas de control de inventario están a la altura en cuanto a calidad, facilidad de uso y eficiencia.
¿Quieres saber qué software de control de inventario es el más adecuado para ti y el que cumple con los estándares de calidad y características que necesitas? Conoce las opciones más populares y prestigiosas a continuación.
Tabla comparativa de software de inventario
| Software | Para quién | Punto fuerte | Precio |
| Holded | Pymes, autónomos | Integración. Es intuitivo y mucho más que un software de inventario | Gratis los primeros 14 días, 6 planes de precios de 0 a 99,50/mes según necesidades |
| Odoo Inventory | Pymes, autónomos | Código abierto | 490+IVA/año (tarifa Aprendizaje) o 2.450/año (tarifa Oficial) |
| Factusol | Pymes | Control de la facturación | Varía en función de si lleva o no soporte técnico, del plan y de si está o no en la nube (desde 250 €/año) |
| ABC Inventory | Pymes | Es como un Excel perfeccionado | Gratuito |
| RightControl Lite | Pymes, micropymes | Permite incluir códigos de barras | Gratis durante 30 días, tras los cuales hay que registrarse |
| Alegra | Pymes | Fácil de usar | De 16,99 €/mes a 49,99 (hay tres planes) |
| Zoho Inventory | Pymes | Numerosas herramientas de integración | De 0 a 329 €/mes (seis planes disponibles) |
| AssetExplorer | Empresas tecnológicas | Puede administrar licencias de software | Depende del número de activos que se administren (desde 955 hasta 11.995 dólares) |
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Pruébalo gratis 14 díasLista de los mejores programas de inventario
La mayoría de opciones que veremos a continuación no son en realidad programas de inventario, sino programas ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) que incluyen un módulo de gestión de inventario.
1. Holded
Entre los mejores programas de software de inventarios no puede faltar Holded, un ERP en la nube de lo más completo e intuitivo. Esta plataforma no solo se sincroniza con tu tienda ecommerce (es compatible con Shopify, Amazon Marketplace, PrestaShop y WooCommerce) sino que también te permite gestionar tus almacenes y envíos desde un solo lugar.
Holded abarca muchas más prestaciones para pequeñas y medianas empresas, desde la facturación y la contabilidad, hasta la gestión de proyectos y de clientes.
Además, tiene una opción de prueba gratis por catorce días, sin ningún compromiso ni necesidad de tarjeta de crédito.
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Pruébalo gratis2. Odoo Inventory
Si buscas un software de código abierto para el control del inventario, Odoo es una solución flexible y open source de primera calidad. Es un ERP que tiene módulo de inventario en caso de que lo quieras añadir.
Además de control de stock, Odoo te permite llevar la contabilidad y facturación, gestionar proyectos, gestión de clientes con CRM, crear sitios web o ecommerce y mucho más.
Cuenta con muchas opciones de personalización, adaptándose a cada empresa y necesidad. Ahora bien, tiene la dificultad de que no es fácil de emplear sin conocimientos técnicos.
3. Factusol
Esta solución es una de las mejores para el control de stock, permitiendo a las empresas acceder fácilmente a toda la información de pedidos, productos entrantes, necesidades de abastecimiento y otros.
Además de permitir llevar el inventario del negocio de principio a fin, Factusol como su propio nombre indica está diseñado para la gestión de facturas y de la contabilidad de la empresa.
4. ABC Inventory
Si buscas un software de inventarios gratuito, ABC Inventory se puede descargar sin coste y permite el control completo del almacén de la empresa.
La interfaz es anticuada, así que no se trata de un software de gestión de stock moderno y amigable. Ahora bien, es una solución completa que permite más facilidades que una hoja de Excel normal.
ABC Inventory cuenta con muchas funcionalidades de personalización, control de accesos, restauración de datos, cambio de moneda, protección con contraseña, traducción y más.
5. RightControl Lite
Otra buena solución para el control del inventario del negocio es RightControl, un programa de control de inventario del negocio muy completo y eficaz.
Permite incluir códigos de barra, incluye el seguimiento en sí del inventario, y además cuenta con soluciones de facturación, gestión de contactos y generación de informes, entre otras funcionalidades.
Right Control cuenta con una opción Lite para hacer pruebas por 30 días antes de pagar por el sistema.
6. Alegra
El ERP Alegra incluye también una completa solución de gestión de inventario para gerentes de pequeñas empresas. Uno de sus puntos fuertes es que cuenta con un interface de usuario realmente fácil de usar y moderno.
Como ERP, sus características van mucho más allá de un simple software de gestión de inventarios. Tiene un módulo de facturación, de ecommerce, TPV y generación de informes inteligentes.
En caso de que quieras probarlo, tiene una demo quincenal gratis para poder probar antes de decidirse.
7. Zoho Inventory
Entre el ranking de las más recomendables soluciones de control de stock no puede faltar Zoho Inventory, una herramienta especialmente diseñada para organizar cualquier ecommerce.
Este software de gestión de inventarios tiene la capacidad de integrarse con CRM y ERP, lo cual es un gran punto a favor. Sin embargo, el precio puede resultar excesivo para muchos usuarios. También hay que tener conocimientos de este tipo de programas para poder sacarle partido, ya que es de difícil implementación.
Dispone, no obstante, de una versión gratuita que, aunque es muy limitada, nos permite saber si es el programa que necesitamos.
8. AssetExplorer
Definido como software de gestión de activos, esta solución de gestión empresarial basada en web permite realizar un seguimiento y control de todos los productos de almacén de principio a fin. Está especialmente diseñada para activos TI, es decir, para empresas que cuentan con productos tanto de hardware como de software.
Con esta solución de control de inventario tecnológico, desde AssetExplorer se pueden administrar licencias de software, así como gestionar las órdenes de compra y de todo el ciclo de vida de los activos.
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Cómo llevar una gestión de inventarios de forma eficiente
Un buen programa informático que te permita controlar el inventario es un primer paso, pero no basta con eso. Si quieres llevar tu negocio a buen puerto, necesitarás combinar la herramienta adecuada con una serie de acciones para que la implementación sea exitosa.
Ni el mejor de los softwares de gestión es provechoso, si no cuentas con las ganas, el tiempo y la implicación del personal para sacarle partido.
Por tanto, si quieres llevar una gestión de inventario indolora, sigue estos consejos:
- Asegúrate de acondicionar el espacio para un fácil acceso a los productos
- Distribuye y clasifica bien los bienes del inventario para su fácil control y contabilidad
- Usa una codificación adecuada para cada producto y tipo
- Apóyate en códigos de barra o QR para facilitar una correcta introducción de datos
- No olvides alinearte con toda la empresa para un protocolo compartido y coherente
- Forma a tu equipo para un óptimo uso del ERP o programa de gestión de inventarios
- Asegúrate de motivar al personal para que se impliquen y saquen el máximo partido
Cada una de estas acciones serán indispensables para el éxito en tu implementación del programa de inventarios. Por excelente que sea la solución informática que contrates, de nada servirá si no realizas las acciones correctas, ni te implicas para que sea un éxito.
Tipos de software de inventario
Hay diferentes tipos de programas de gestión de inventario, y se pueden clasificar según diversos aspectos.
En cuanto a la forma de lo que se inventaría, podemos distinguir:
- Inventario de materias primas
- Stock de suministros de fabricación
- Inventario de productos en fábrica
- Inventarios de productos procesados
- Inventario de mercancías
En resumen, con el software de gestión adecuado se puede inventariar cualquier producto, ya se trate de bienes de consumo o de bienes de producción.
En otras palabras, tanto si deseas inventariar mercancías para uso comercial como si necesitas llevar el control de stock de algún bien necesario para fabricación de otros productos, con un software de gestión de inventario lo puedes hacer.
También podemos diferenciar inventarios por su función:
- Inventariado en tránsito
- De ciclo
- De seguridad
- De previsión
- De desacoplamiento
Según la función que esperas que desempeñe el software en tu empresa, necesitarás uno u otro tipo. Además, se pueden distinguir cinco tipos de inventario según la logística de las existencias:
- Para especulación
- Obsoletas
- De seguridad
- Cíclicas
- En ductos
Otra posible clasificación de inventarios responde a la periodicidad, distinguiendo así entre los de tipo intermitente y los perpetuos.
¿Qué debe tener un software de inventario?
Una vez hemos visto los mejores programas de gestión de inventario, es el momento de tener claros los criterios para filtrar los que son adecuados.
Estas son las características que debe incluir una herramienta de gestión de inventario:
- El programa debe ser fácil de utilizar, incluso para personas con pocos conocimientos informáticos
- Se debe garantizar toda la trazabilidad de cada producto
- Elige un programa que sea versátil, independientemente de tu tipo de tienda
- Es fundamental que cuente con alertas de stock
- Debe incluir distintas tarifas del mismo producto, para permitir promociones
- Es recomendable que la información esté en la nube, para poder acceder desde cualquier parte
- Conviene que pueda ser accesible para el gestor o asesor de la empresa, si tienes externalizada la contabilidad
- Comprueba que permita muchos usuarios, y que el coste sea incluidos los distintos miembros
- Tiene que generar informes personalizados, intuitivos y exhaustivos
- Confirma que el programa sea compatible con la legislación de tu país
- Verifica si será posible importar datos previos, y si se puede integrar con otros programas que usas en tu negocio
Además, se recomienda que el programa de inventario esté vinculado a un ERP, para que así se puedan automatizar y centralizar todos los procesos. Por eso en esta lista habrás visto que hay muchas soluciones integrales para empresas, dentro de las cuales se encuentra el producto de control de inventario.
Si puedes llevar el inventario en el mismo programa con el que haces llegar un email al cliente cuando hace un pedido, será mucho mejor para la agilidad de los procesos del negocio.
Además, es fundamental que puedas crear y enviar facturas vinculadas al stock, así como actualizar la contabilidad, porque ahorrarás tiempo y sobre todo evitarás incidencias o desviaciones económicas en tu empresa.
Cómo elegir el software de inventario más adecuado para tu negocio
Bien, llegados a este punto ya tienes en tu mano toda la información necesaria sobre los softwares de inventario que existen. Necesitas uno: ¿vale cualquiera? ¿Es por fuerza el más caro el mejor para ti? ¿En qué hay que fijarse para elegir el que mejor te va a funcionar?
Estos son los nueve puntos en los que deberías fijarte para escoger el software que mejor se adapta a ti.
1. Integración con ecommerce
Hay algunos programas que, como habrás podido comprobar en el listado que te hemos ofrecido antes, son algo anticuados. Eso implica que la integración puede no estar pulida al cien por cien. Es imprescindible que la integración con las plataformas de ecommerce sea uno de sus puntos fuertes.
2. Vinculado a otras herramientas
Evidentemente, la integración con plataformas de comercio online es primordial, pero no lo es menos que sea capaz de integrar otras herramientas de uso común: pasarelas de pago, correo electrónico, software de transferencia de información (Dropbox, Google Drive), etcétera.
3. Accesible en cualquier momento
Tienes tu ecommerce y quieres poder gestionarlo desde cualquier sitio: si sales de casa, en una reunión, en momentos en los que no puedes estar delante del ordenador… Cualquier contingencia debe poder ser resuelta en el acto para no defraudar a tus clientes. Un software de inventario debe poder estar en la nube.
4. Conectado a tecnología tipo big data
Si hay un modelo de negocio que necesita el big data como nosotros el aire para respirar, ese es el ecommerce. Un software de gestión de inventario, además de llevar un control de existencias, debe poder ofrecernos información de qué productos tienen más salida, cuáles menos, qué gente los adquiere…
5. Que sepa interpretar esos datos
La segunda parte, y no menos importante, es que ese software de inventario pueda convertir los datos que almacena en información relevante. De poco sirven las cifras en crudo: lo suyo es un programa que las transforme en gráficas mediante el uso de herramientas de analítica.
6. Sencillo e intuitivo
Esto es casi un mantra: un software, del tipo que sea, que no resulte intuitivo y fácil de manejar, se convertirá en algo inútil porque no querremos utilizarlo. Busca un programa no solo visualmente atractivo, que se aleje de ese aspecto «hoja de Excel» y que aprendas a manejar en muy poco tiempo.
7. Usable
Además de lo anterior, de un software, sea del tipo que sea, exigimos usabilidad. Es decir, que esta herramienta sea comprendida y aceptada por el usuario, que la encuentre atractiva y que realmente le quite trabajo en lugar de añadírselo.
8. Seguro
La seguridad es algo a lo que no podemos renunciar, y más aún cuando estamos trabajando con una plataforma que almacena datos sensibles de nuestros compradores.
En este sentido, conviene que el programa por el que te decantes ofrezca la máxima seguridad en el aspecto legal y de protección de datos. Dicho de otro modo, que tenga su información alojada en servidores de la Unión Europea (hoy por hoy, la más exigente en este aspecto).
9. Adaptable al crecimiento de tu empresa
Sí, hoy quizá solo haya una persona al frente, dos a lo sumo. Pero ¿qué ocurrirá si en un par de años el número de empleados se ha triplicado? Es conveniente que el software de inventario por el que te decantes disponga de esa capacidad de adaptarse a tu crecimiento profesional.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para tener un inventario sano?
Lo primero, un software adecuado. Esto es imprescindible para mantener tu stock bajo control. A partir de ahí, hay una serie de ideas claves que se deben tener en cuenta:
– Categoriza tus productos según su rotación (método ABC, del que hablaremos luego). Dentro de tu catálogo, tendrás productos con una demanda muy alta, media y baja. Estos datos te los va a ofrecer el propio software; no necesitas categorizar a mano. Pero será una información muy válida para un pronóstico de pedidos mucho más acertado.
– Crea un sistema estricto de control de inventario. Para tener un inventario sano, debes tener en cuenta esto: cada cuánto tiempo haces pedidos de cada producto, cuánto tardan en servírtelos, qué productos no pueden faltar nunca, cuánto tarda un pedido en llegar al cliente…
– Desarrolla alianzas con tus principales proveedores. ¿Cuáles de ellos son estratégicos en tu negocio? ¿Qué tipo de colaboración podéis implementar para que nunca te falten sus productos y los recibas a tiempo? Tus proveedores, sobre todo los más importantes, son vitales para que tu empresa funcione: cuídalos y cread un plan juntos.
– El orden, imprescindible. Tu almacén tiene que estar perfectamente organizado para que sepas qué hay, qué productos están para salir, cuáles están en proceso o de qué materias primas dispones para seguir fabricándolos. Debes poder captar de un vistazo cómo andas de existencias.
– Realiza periódicamente auditorías de inventarios.
– Controla el flujo de mercancías.
¿Qué es el sistema FIFO?
Es un sistema de flujo de mercancías que también se puede aplicar a la vida diaria. FIFO son las siglas de «first in, first off», es decir, «primero en entrar, primero en salir».
Puede parecer una perogrullada, pero es vital para que nuestro stock esté siempre en perfecto estado. Por supuesto, es primordial que se use en tiendas de alimentación, especialmente en aquellas que venden productos frescos. Pero no solamente.
Si, pongamos por caso, nos dedicamos a la venta de cosméticos, estos también tienen una fecha de caducidad, tras la cual se degradan. Como no llevan esa fecha en el envase, sino solo una advertencia de los meses que va a estar en buen estado, puede llegar al cliente en mal estado y ya sabemos lo que eso significa.
Pero hay más. El método FIFO es imprescindible en cualquier stock. Pensemos ahora en una tienda de decoración. Evidentemente, esos productos no caducan, pero sí se pasan de moda. Por tanto, y para evitar que tengamos que poner un montón de objetos en liquidación, debemos aplicar el FIFO en nuestro almacén, y tener fuera lo más viejo.
¿Qué es el robo hormiga y cómo controlarlo?
Por desgracia, uno de los problemas con el stock es el conocido como robo hormiga. Se trata de pequeños hurtos realizados por gente que tiene acceso al almacén. No tiene por qué suceder, pero es importante tenerlo en cuenta.
Un buen software de inventarios nos va a evitar muchos problemas. No obstante, es bueno tener en cuenta los siguientes puntos:
– Haz conteos cada cierto tiempo (y auditorías, como hemos comentado antes) con la ayuda de tu software.
– Instala, si es posible, algún sistema de monitoreo por cámara para poder controlar mejor las entradas y salidas del almacén.
– Utiliza el sistema ABC para tener un control más eficaz de tu mercancía.
¿En qué consiste el inventario ABC?
También conocido como método 80-20, es un sistema para clasificar productos de tu stock. Cada número de referencia (SKU) deberá ir asociado a una de las tres categorías de productos en los que hayas clasificado estos. Las categorías irán asociadas a la importancia del producto para el éxito de tu negocio.
Teniendo esto en cuenta, el inventario ABC clasifica los productos en tres categorías:
Clase A. Son los más importantes para tu negocio; tanto, que sin ellos sería difícil o imposible funcionar. Estos productos suelen ser alrededor del 20% de los totales, pero generan el grueso de los beneficios y son los que tienen una mayor rotación. Por eso, hay que poner en su vigilancia un empeño especial, y nunca pueden faltar en el stock. Deben estar en la parte más accesible del almacén.
Clase B. No son tan importantes como los de clase A y suponen alrededor del 30% del total de nuestro stock. Su control no precisa ser tan exhaustivo como en los productos de clase A, pero hay que revisarlos a pesar de que sea con menor frecuencia. Sobre todo, porque con el tiempo pueden pasar a clase A o a clase C. Una vez ubicados los de clase A, colocaremos los B lo más accesiblemente posible.
Clase C. Suelen suponer el 50% de lo almacenado, pero los beneficios que nos reportan son menores. Suelen estar en torno al 5% de los ingresos totales. El control puede ser esporádico y su almacenaje debe realizarse en las partes menos accesibles.
