Plan de acogida en una empresa: definición y ejemplos

Te lo explicamos todo sobre el plan de acogida, un medida de vital importancia para que un empleado se pueda orientar en su nuevo puesto de trabajo.

Uno de los momentos más importantes para cualquier trabajador es su entrada en la empresa. Los primeros días, al fin y al cabo, van a marcar por completo no solo su forma de operar dentro de la organización general, sino también su percepción del espíritu del negocio y su adhesión (o no) a él. Por todo ello, lo mejor es tener un plan para los recién llegados.

Este es un plan que, obviamente, deben enfocar todos aquellos responsables de la gestión de rrhh... Pero, ojo, porque el hecho de que esta sea una tarea de recursos humanos no quita que deban estar implicados otros departamentos. Ni mucho menos.

Por eso mismo, en este artículo queremos abordar un concepto que es de vital importancia para todos los trabajadores en una empresa: el plan de acogida.

¿Qué es el plan de acogida en una empresa?

Por si no se ha intuido ya, sin embargo, establezcamos una definición básica a partir de la que ir profundizando. Este plan hace referencia a un documento oficial en el que consta toda la información relevante de una empresa y del puesto que el nuevo trabajador va a ocupar, además del plan de formación inicial.

La finalidad de este plan no es otro que el de hacer lo más fácil posible el proceso de adaptación a un nuevo puesto para el empleado recién llegado. La idea es que el nuevo trabajador se sienta no solo bien acogido e informado, sino también que perciba que la empresa está trabajando duro para motivarle en sus tareas.

En resumidas cuentas, podemos afirmar que los objetivos de todo plan de acogida deben ser los siguientes...

• Mejorar la implicación del nuevo empleado.
• Ayudar a que el trabajador identifique con facilidad cuáles son sus objetivos y los resultados que se esperan de él.
• Fomentar hábitos positivos entre los empleados.
• Mejorar la imagen externa del negocio.

Plan de acogida: ejemplos

Como seguro que ya has intuido, cada plan depende de la empresa para el que se ha creado. Y que, por lo tanto, existen tantos planes de acogida como empresas en el mundo. Eso sí, todos tienen puntos en común. Y un ejemplo sería la información empresarial que ha de tener un plan de acogida sí o sí...

• Presentación corporativa del negocio.
• Documento con la información crucial de la empresa: fundación, origen, evolución e incluso la situación presente.
• Documento en el que se detalle la cultura de la compañía, poniendo especial ahínco en la misión, la visión y los valores de la empresa.
• Documento con todas las políticas de empresa, tanto hacia el interior de la misma como hacia el exterior.

A todo esto, que sería la información de la empresa específica, hay que sumar la información relativa al empleado y a su nuevo puesto.

• Información sobre los objetivos de su trabajo y sobre los resultados que se esperan de él.
• Información sobre políticas de prevención y seguridad laboral.
• Normativa interna de la empresa.
• Información sobre pagos y contratación.
• Información sobre formación, evaluación y promoción dentro del negocio.
• Especificación de los canales de comunicación y protocolo a la hora de usarlos.

Cómo hacer un plan de acogida en una empresa

¿Quieres saber cómo deberías enfocar la elaboración del plan de acogida de tu empresa? Tranquilo, que aunque no hay un manual general, a continuación te recomendamos una serie de pasos con los que abordar tu propio plan.

1. Estudia tu empresa. Piensa que no es lo mismo una pyme que una gran corporación, y no es lo mismo una compañía que se encuentra en una gran capital que en un polígono industrial. El punto de partida de todo plan es definir bien el perfil de tu negocio.
2. Recopila toda la información necesaria. Fundamentalmente, nos referimos a la información que hemos marcado como ejemplo en el punto anterior de este artículo.
3. Junta toda la información recopilada en un único documento.
4. Estructura la información de forma clara e intuitiva. Incluye un índice, una ficha general del negocio, una lista con los objetivos empresariales... y todo lo que consideres necesario para que el nuevo trabajador pueda orientarse en sus primeras jornadas.
5. Entrega el plan al nuevo trabajador. Lo recomendable es que el empleado tenga el plan tanto en versión física como digital.
6. Considera la opción de que el plan de acogida no se limite al documento en sí, sino también a otras acciones como la preparación del lugar de trabajo del nuevo empleado, la programación de una visita guiada por las instalaciones, una reunión a solas para establecer las tareas de los primeros días e incluso (¿por qué no?) un pequeño regalo de bienvenida.

Si sigues estos seis pasos, la cosa no tiene pérdida: habrás elaborado el mejor plan de acogida posible.