5 principales funciones de un auxiliar administrativo

¿Sabes exactamente cuáles son las principales funciones de un auxiliar administrativo? En este artículo te explicamos cinco de las más comunes.

Hay trabajos en una empresa que todos tenemos controlados... Pero hay otros en los que la cosa se complica porque, al fin y al cabo, probablemente no nos toquen tan de cerca (y no nos tengamos que pelear con ellos continuamente, ¡por suerte!). Uno de esos trabajos que a veces generan dudas sobre su naturaleza es el de auxiliar administrativo, y por eso en este artículo queremos aclarar cuáles son sus principales funciones dentro de una empresa.

¿Se ocupan de recibir visitas? ¿De llevar al día la agenda? ¿De tener bien niquelada la contabilidad en la nube? Pues, entre las funciones de un auxiliar administrativo, está esto y mucho más... Pero, como siempre, empecemos por el principio e intentemos sentar una definición lo más clara posible.

¿Qué hace un auxiliar administrativo?

A grandes rasgos, puede decirse que un auxiliar administrativo vela por mantener el funcionamiento óptimo de una oficina o empresa. ¿Qué hace exactamente un auxiliar administrativo? Pues las labores administrativas básicas y, en el caso de que desempeñe su labor dentro de una empresa pequeña, probablemente también deba asumir ciertas funciones propias del departamento de contabilidad y, en casos más extremos, de recursos humanos.

¿Te estás preguntando entonces cuál es exactamente la diferencia entre un auxiliar administrativo y un asistente ejecutivo? ¿Es lo mismo? Va a ser que no y, de hecho, ambos se distinguen por sus supervisores. El primero trabaja para optimizar un equipo, departamento u oficina, mientras que el segundo trabaja para una única persona.

Ambos se diferencian también en las tareas asignadas a cada uno de estos dos perfiles laborales... Pero eso lo veremos cuando a continuación entremos en las principales funciones de un auxiliar administrativo.

5 tareas que todo auxiliar administrativo desarrolla

Veamos a continuación, entonces, cuáles son las seis principales tareas de un perfil de auxiliar administrativo:

1. Documentos. Almacenar, organizar y administrar archivos es algo que a la mayor parte de los trabajadores suele írsele de las manos... Pero no a un auxiliar administrativo, ya que una de sus principales funciones será ayudar al equipo a gestionar los archivos y documentos. Incluyendo, claro, redactar o generar algunos de estos mismos documentos de la forma más correcta.
2. Eventos. Desde una reunión de equipo hasta una comida de negocios pasando por un congreso o cualquier tipo de fiesta empresarial. Los eventos en un negocio son competencia directa del auxiliar administrativo, quien ha de organizarlos teniendo en cuenta las necesidades y disponibilidad de los miembros del equipo.
3. Agenda. La gestión de eventos está ligada muy estrechamente con la administración de las diferentes agendas de los equipos que estén al cargo del auxiliar. Aquí entrará incluso la organización de viajes de trabajo y cualquier tipo de gestión adicional que comporten.
4. Contabilidad. Entre las funciones de un auxiliar administrativo pueden contarse algunas de las tareas de contabilidad. Si estas tareas son más o menos complejas, dependerá de nuevo de la estructura de la empresa, porque los negocios más pequeños suelen necesitar más manos que trabajen las tareas contables. Dominar las hojas de cálculo del departamento de contabilidad será de vital importancia para poder echar una mano a la hora de realizar tareas como anotar gastos o cosas todavía más específicas.
5. Atención al usuario y a visitantes. Recibir a clientes, atenderles y orientarles en la empresa suele ser tarea del auxiliar. Pero no solo eso, sino que muchas veces el mismo trabajador puede incluso ocuparse de la atención telefónica y/o virtual de esos mismos clientes.

Ahora ha quedado mucho más claro cuáles son las principales funciones de un auxiliar administrativo... ¿Y no te parece que es una figura de vital importancia dentro de toda estructura empresarial?