Si tu empresa realiza exportaciones, es probable que en algún momento te encuentres con el requisito de emitir una factura consular. Este documento, menos común pero imprescindible en ciertos destinos, forma parte de los trámites necesarios para garantizar que las mercancías puedan entrar legalmente en el país importador.
En este artículo vamos a ver qué es una factura consular, quién debe emitirla, en qué se diferencia de la factura comercial y qué debe incluir para que sea válida ante las autoridades consulares.
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Empieza gratis¿Qué es una factura consular?
La factura consular es un documento exigido por algunos países importadores con el objetivo de verificar y legalizar la información sobre las mercancías enviadas desde el país exportador. Este tipo de factura debe presentarse ante el consulado del país de destino, donde se sella y certifica antes del envío.
A diferencia de la factura comercial, la consular tiene carácter oficial y su función es asegurar que los datos del envío, valor, descripción de productos, país de origen o destino, son válidos y transparentes para la administración aduanera.
La exigencia de la factura consular varía según el país de destino: en algunos casos es un requisito imprescindible para que la mercancía pueda ser despachada, mientras que en otros basta con la factura comercial estándar.
¿Quién puede emitir una factura consular?
La factura consular la emite normalmente el exportador, es decir, la empresa que realiza el envío de los productos. Sin embargo, no se considera válida hasta que ha sido visada o legalizada por el consulado correspondiente del país importador, que generalmente está ubicado en el país exportador.
El proceso habitual de una factura consular suele ser el siguiente:
- Redactar la factura consular siguiendo el formato requerido por el país importador.
- Presentarla ante el consulado correspondiente.
- Abonar las tasas consulares si aplica.
- Esperar la legalización y sellado del documento.
Este procedimiento debe realizarse antes del despacho de aduanas, por lo que es fundamental contar con la antelación suficiente para evitar posibles retrasos en la exportación.
¿Para qué sirve una factura consular?
La factura consular tiene como objetivo principal facilitar el control aduanero en el país de destino. A través de este documento, las autoridades consulares y aduaneras pueden verificar previamente los datos del envío, su valor real y su origen, lo que permite aplicar correctamente los aranceles e impuestos correspondientes.
Entre las principales funciones de la factura consular destacan:
- Prevenir la subvaloración de mercancías: al ser visada por un consulado, se asegura que el valor declarado es auténtico.
- Evitar el fraude fiscal y comercial en operaciones internacionales.
- Agilizar el despacho aduanero en el país de destino, al contar con un documento oficial previamente validado.
- Asegurar el cumplimiento normativo exigido por determinados países con requisitos documentales estrictos.
La factura consular suele ser un requisito para exportar desde España hacia países de América Latina, África o Asia, donde las autoridades aduaneras requieren una validación previa de la documentación comercial.
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Prueba Holded gratisQué diferencia hay entre una factura consular y una factura comercial
Aunque a simple vista puedan parecer similares, la factura consular y la factura comercial cumplen funciones distintas dentro del proceso de exportación:
| Característica | Factura comercial | Factura consular |
| Emisor | Exportador | Exportador |
| Función principal | Justificar la compraventa entre partes | Validación oficial previa a la importación |
| Legalización consular | No requerida | Obligatoria en determinados países |
| Presentación ante aduanas | Se presenta en destino | Se presenta antes del envío |
| Formato | Libre, adaptado a normativa general | Estándar, según el país importador |
La factura comercial recoge los datos básicos de la operación (productos, precios, condiciones de entrega, etc.) y se utiliza en prácticamente cualquier exportación.
En cambio, la factura consular va un paso más allá: debe presentarse y validarse ante el consulado del país de destino antes de exportar la mercancía. Esta legalización le otorga carácter oficial, y su formato suele estar regulado por las autoridades del país importador.
¿Qué datos debo incluir en una factura consular?
Aunque el formato puede variar según el país de destino, existen ciertos elementos comunes que toda factura consular debe contener para ser válida ante el consulado y las autoridades aduaneras:
- Datos del exportador e importador: nombre, dirección, NIF o equivalente, y contacto.
- Descripción detallada de la mercancía: tipo de producto, cantidad, peso, medidas y código arancelario, si aplica.
- Valor declarado de la mercancía: precio unitario y total, con la moneda correspondiente.
- Condiciones de entrega (Incoterms): especificar si es FOB, CIF, EXW, etc.
- País de origen y destino de las mercancías.
- Número de factura y fecha de emisión.
- Número de pedido o referencia comercial.
- Firma del exportador.
- Sello del consulado (tras la legalización).
En muchos casos, también se exige una declaración jurada de veracidad por parte del exportador, que se debe adjuntar a la factura consular para reforzar así su validez oficial.
Ejemplo de factura consular en Holded
Aunque Holded no genera automáticamente facturas con validación consular, ya que esa parte depende de la presentación física o electrónica en el consulado correspondiente, sí permite:
- Crear facturas personalizadas con todos los datos necesarios para la exportación.
- Añadir campos adicionales según los requisitos del país de destino.
- Exportar el documento en PDF para su impresión o envío al consulado.
- Llevar un control de las operaciones internacionales desde el mismo panel.
Por ejemplo, puedes generar una plantilla de factura consular o internacional en Holded que incluya los datos del comprador extranjero, la descripción exacta de la mercancía y los términos de la operación, y luego presentar ese archivo ante el consulado correspondiente para su visado.
