Descubre cómo registrar correctamente las multas y sanciones en la contabilidad de tu empresa, qué cuentas contables son las que debes usar y cómo te afectan fiscalmente.
Las multas y sanciones administrativas son una realidad con la que muchas empresas deben lidiar, ya sea por motivos fiscales, laborales o de tráfico. Aunque representan un gasto, su tratamiento contable y fiscal requiere especial atención, ya que no todas son deducibles ni deben registrarse de la misma forma.
En esta guía actualizada para 2025 vamos a explicarte qué cuentas contables corresponden a las multas y sanciones, cómo tienes que registrarlas correctamente en tus libros y qué implicaciones pueden tener en tus estados financieros.
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Registrar correctamente una multa o sanción en la contabilidad de tu empresa no es algo tan simple como cargarla como un gasto cualquiera. Existen aspectos clave a tener en cuenta para conseguir cumplir con la normativa contable actual y evitar posibles errores fiscales.
Las multas y sanciones pueden tener distintos orígenes administrativos. Conocer de dónde provienen y cómo afectan a tu empresa es esencial para clasificarlas e incluirlas en la cuenta contable correspondiente.
Estas sanciones las suelen notificar la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y pueden ir acompañadas de recargos que, a diferencia de la sanción en sí, pueden llegar a ser deducibles.
Entre las más comunes encontramos:
Este tipo de sanciones no son deducibles y deben registrarse correctamente para no alterar el cálculo del impuesto sobre beneficios.
La Agencia Tributaria puede imponer sanciones por:
Estas sanciones se comunican por escrito y, aunque son de menor cuantía que las estatales, también deben contabilizarse como gastos excepcionales.
Los ayuntamientos pueden sancionar por:
Aunque se trate de infracciones cometidas por trabajadores en horario laboral, las multas de tráfico no pueden contabilizarse como gasto deducible. No obstante, sí deben registrarse correctamente en la cuenta contable de multas y sanciones.
Las empresas con flota de vehículos o comerciales en movilidad pueden incurrir en:
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Contabilizar una multa o sanción correctamente implica registrar el gasto en la cuenta adecuada, tener en cuenta su naturaleza no deducible y, si es necesario, desglosar intereses o recargos.
A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso con ejemplos prácticos, pero si quieres saber de forma más detallada cómo realizar las cuentas de tu empresa, tienes la guía completa de contabilidad básica para principiantes de Holded.
Las cuentas más habituales del Plan General de Contabilidad para registrar multas y sanciones son la 678, la 475, la 669 y la 572. Vamos a ver para qué tienes que usar cada una de ellas de forma correcta
Las multas o sanciones tienen que registrarse en la cuenta contable 678. Aquí nos podemos encontrar multas por exceso de velocidad, aparcar en zonas prohibidas o falta de documentación del vehículo.
Ejemplo: multa de 300 € por exceso de velocidad pagada al momento.
678 Gastos excepcionales..........300 €
a 572 Bancos............................300 €
Las multas o sanciones de la Agencia Tributaria va a la cuenta contable 678; recuerda que en este caso pueden llegar este tipo de multas por declaraciones fuera de plazo, errores en las declaraciones fiscales, ocultar ingresos o deducciones indebidas.
Ejemplo: sanción de 1.000 € por declaración extemporánea aún no pagada.
678 Gastos excepcionales..........1.000 €
a 4751 HP, acreedora por sanciones.....1.000 €
Cuando se paga:
4751 HP, acreedora por sanciones....1.000 €
a 572 Bancos.......................................1.000 €
La cuenta contable de multas y sanciones de Hacienda es la 678, si se trata de la sanción, y la 669, en el caso de los recargos.
Si se abona con recargo (por ejemplo, 1.000 € de sanción + 75 € de recargo):
678 Gastos excepcionales..........1.000 €
669 Otros gastos financieros.........75 €
a 572 Bancos................................1.075 €
Recordemos que la Seguridad Social puede enviarte una sanción por un retraso en el ingreso de las cotizaciones, algún error en la base de cotización o hacer las altas o bajas fuera de plazo. La cuenta contable para multas o sanciones de la Seguridad Social es la 669, ya que se le considera recargo, no sanción, por lo que se pueden deducir.
Si has ingresado fuera de plazo y te imponen un recargo de 150 €:
669 Otros gastos financieros..........150 €
a 572 Bancos...................................150 €
En este caso, la cuenta contable para la multa o sanción de la Seguridad Social es la 678, ya que no se trata del recargo en sí, sino de la sanción impuesta por errores en la cotización o las altas.
Ejemplo: sanción por omisión de alta de un trabajador – 600 €:
678 Gastos excepcionales..........600 €
a 4751 TGSS, acreedora................600 €
Las multas personales, como una infracción de tráfico cometida por un trabajador en su tiempo libre, no deben figurar en la contabilidad de la empresa. Solo pueden registrarse aquellas sanciones derivadas de la actividad empresarial.
La respuesta rápida es que no. La normativa fiscal establece claramente que las multas y sanciones administrativas, fiscales o laborales no son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades ni en el IRPF. Esto incluye sanciones de Hacienda, la Seguridad Social, ayuntamientos y otras entidades públicas.La única excepción posible serían los recargos por ingreso fuera de plazo sin requerimiento previo o intereses de demora, que sí pueden llegar a ser deducibles, dependiendo del caso y del tipo de gasto que representen.
Si la multa está recurrida pero aún no ha sido anulada, debe registrarse igualmente en la contabilidad, pero puedes reflejarla como una provisión o gasto contingente en lugar de un gasto definitivo.Una opción es usar la cuenta 141 – Provisión para riesgos y gastos, y anotar el importe hasta que haya resolución firme.Si finalmente se anula, se revierte el apunte contable.
En contabilidad, ambos términos se tratan de forma similar, ya que implican una penalización económica impuesta por una autoridad pública. Sin embargo:- La multa suele derivar de infracciones específicas, como tráfico o incumplimientos fiscales.- La sanción administrativa puede incluir multas, pero también otras consecuencias como la pérdida de licencias o limitaciones de actividad.Desde el punto de vista contable y fiscal, ambas se registran como gastos excepcionales y no deducibles.
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