¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador en 2026?

Cuando ofreces un salario a un candidato, el número que pactáis no es lo que esa persona te va a costar. La empresa siempre paga más de lo que el trabajador ve reflejado en su nómina a final de mes.

Por eso, antes de lanzar una oferta debes calcular el coste laboral completo y no quedarte solo en el sueldo. Saber diferenciar entre salario bruto y neto y anticipar las cotizaciones te evita sorpresas y te ayuda a decidir hasta dónde puedes llegar en la negociación.

¿Qué incluye el coste de contratar a un trabajador?

El coste de un trabajador para la empresa se corresponde con el gasto total que asumes cada mes por tenerlo en plantilla, y va mucho más allá del salario. Se compone de tres grandes partidas:

• Salario bruto: el sueldo pactado antes de descuentos, formado por el salario base, los complementos y las pagas extra (que pueden estar o no prorrateadas).
• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa: un porcentaje que se aplica sobre el salario bruto y que en 2026 oscila entre el 31 % y el 33 %.
• Costes indirectos: reclutamiento, formación, equipamiento, software o gestión de nóminas, entre otros.

Para que te hagas una idea del peso real de estas partidas, el coste laboral medio por trabajador y mes se situó en 3.278,01 € en el primer trimestre de 2026, según la Encuesta Trimestral de Coste Laboral del INE. Es una cifra media orientativa, pero deja claro que el sueldo es solo una parte del gasto.

Antes de decidir cuánto vas a ofrecer, tienes que respetar dos límites que condicionan el coste de la contratación.

El primero es el convenio colectivo aplicable a tu actividad y ámbito territorial. El convenio establece los salarios mínimos por grupo profesional, los pluses obligatorios (transporte, nocturnidad, etc.) y las condiciones de las horas extraordinarias. Puedes pagar por encima del convenio, pero nunca por debajo.

El segundo es el SMI. Si el salario que marca el convenio queda por debajo del SMI vigente, tienes que ajustarlo al alza. Esto es habitual en sectores como hostelería, comercio o limpieza, donde muchas categorías se sitúan cerca del mínimo legal.

La buena noticia es que la parte más importante (salario bruto más cotizaciones) se puede calcular con bastante precisión antes de contratar.

¿Cuánto paga la empresa de Seguridad Social por un trabajador?

La empresa cotiza a la Seguridad Social aplicando una serie de tipos sobre el salario bruto del trabajador. La mayoría de los tipos son iguales para todos los contratos, salvo el desempleo, que es algo más alto en los contratos temporales.

Estos son los porcentajes vigentes en 2026:

El tipo por contingencias comunes (23,60 %) es el más alto y financia prestaciones como las bajas por enfermedad común y maternidad o la pensión de jubilación.

El de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (AT y EP) es el único variable: depende del código CNAE de tu actividad y va desde alrededor del 1 % en trabajos de oficina hasta cifras muy superiores en sectores de riesgo.

Ten en cuenta que la calculadora de coste de nómina de Holded aplica los tramos principales (23,60 + 5,50 + 0,60 + 0,20 = 29,90 %). A ese porcentaje debes sumar el MEI (0,75 % en 2026) y las contingencias profesionales según tu CNAE, con lo que el coste real de un contrato indefinido de oficina se sitúa en torno al 31-32 % del salario bruto.

Estos tipos se aplican sobre la base de cotización, que parte del salario bruto con las pagas prorrateadas y tiene un tope máximo y mínimo que se actualiza cada año en función del grupo de cotización del trabajador.

¿Y cuánto cotiza el trabajador?

El trabajador también aporta su parte, que se descuenta de su nómina y explica la diferencia entre el bruto y el neto. En 2026, la cotización a cargo del empleado suma en torno al 6,50 % del salario bruto:

• Contingencias comunes: 4,70 %
• Formación profesional: 0,10 %
• Desempleo: 1,55 % (indefinido) o 1,60 % (temporal)
• MEI: 0,15 %

A esa cotización hay que sumar la retención del IRPF, un porcentaje variable que la empresa ingresa en Hacienda a cuenta del impuesto del trabajador y que depende de su salario y de su situación personal y familiar. Esta retención no es un coste para la empresa, pero sí reduce el neto que percibe el empleado.

¿Cómo se calcula el coste de un trabajador? Fórmula y ejemplo

Calcular el coste de un trabajador tiene dos pasos: primero determinas cuál es su salario bruto y después le sumas las cotizaciones que asume la empresa. Empecemos por la base.

El salario bruto es la suma de todo lo que percibe el trabajador antes de aplicar descuentos. Ahora bien, no todos esos conceptos cuentan igual a la hora de cotizar, así que los dividimos en dos bloques.

Percepciones salariales. Son las cantidades que retribuyen directamente el trabajo realizado y que sí cotizan a la Seguridad Social:

• Salario base.
• Complementos salariales (por antigüedad, responsabilidad, resultados, etc.).
• Pluses ligados al puesto, como nocturnidad, turnicidad o peligrosidad.
• Retribuciones en especie, cuando existan.

Percepciones extrasalariales. Son compensaciones que no retribuyen el trabajo en sí y que, con carácter general, no cotizan:

• Indemnizaciones.
• Dietas y gastos de viaje debidamente justificados.
• Determinadas prestaciones o compensaciones.

Estas percepciones extrasalariales solo quedan fuera de la cotización si cumplen los requisitos legales y no encubren en realidad una parte del sueldo, algo que la Inspección de Trabajo vigila cada vez con más atención. Para obtener el bruto mensual sobre el que se cotiza, recuerda incluir la parte proporcional de las pagas extra.

Con el salario bruto ya definido, solo queda sumarle las cotizaciones a cargo de la empresa. La fórmula del coste total es:

COSTE EMPRESA = SALARIO BRUTO + COTIZACIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA

Por ejemplo, imagina que contratas a una persona con un contrato indefinido y un salario bruto de 1.800 € al mes (con las pagas ya prorrateadas), en un puesto de oficina con un tipo de AT y EP del 1,5 %. Este sería el desglose de lo que pagas:

En este caso, una persona con un salario bruto de 1.800 € te cuesta realmente 2.378,70 € al mes, un 32,15 % más que el sueldo pactado. Si quieres hacer el cálculo con las cifras de tu caso sin operar a mano, puedes usar nuestra calculadora de coste de nómina simplemente introduciendo el salario bruto anual y el número de pagas.

¿Cuánto cuesta contratar con el salario mínimo (SMI) en 2026?

El Salario Mínimo Interprofesional (SMI) marca el suelo de lo que puedes pagar y, por tanto, el coste mínimo de una contratación a jornada completa. En 2026, el SMI está fijado en 1.221 € brutos al mes en 14 pagas, lo que equivale a 17.094 € brutos anuales.

Si prorrateas las pagas extra, el salario bruto mensual sobre el que se calculan las cotizaciones es de unos 1.424,50 €. Aplicando el mismo tipo del ejemplo anterior (en torno al 32 %), la Seguridad Social a cargo de la empresa ronda los 458 € al mes. Por tanto, contratar a jornada completa por el SMI te cuesta alrededor de 1.882,50 € al mes (1.424,50 € de salario bruto más 458 € de cotizaciones), o unos 22.600 € al año.

¿Qué otros costes debes sumar al contratar?

El salario y las cotizaciones son la parte principal, pero no la única. Al planificar una contratación debes tener en cuenta otros gastos que muchas veces se pasan por alto:

• Reclutamiento y selección: publicación de ofertas, tiempo del equipo en entrevistas y, en su caso, honorarios de agencias.
• Formación y onboarding: el tiempo hasta que la persona es plenamente productiva también es un coste.
• Equipamiento y software: ordenador, móvil, uniforme, licencias de programas y herramientas de trabajo.
• Prevención de riesgos laborales: el plan de prevención tiene un coste aproximado de 150 € al año por trabajador.
• Indemnización por despido: si el despido es improcedente, tendrás que abonar la indemnización correspondiente más posibles gastos asociados.
• Recargo en contratos muy cortos: los contratos de duración inferior a 30 días llevan un recargo fijo adicional (en torno a 30 € por contrato en 2026).

En el caso de los contratos a tiempo parcial, el cálculo es el mismo que en jornada completa, pero de forma proporcional a las horas trabajadas. Antes de que la persona empiece, recuerda que tendrás que darla de alta en la Seguridad Social de forma telemática a través del Sistema RED, para lo que tu empresa necesita un Código de Cuenta de Cotización. Todos estos importes acabarán reflejados en la nómina mensual.

¿Cómo reducir el coste de contratar a un trabajador?

Conocer el coste real es el primer paso. El segundo es buscar fórmulas para optimizarlo sin renunciar al talento que necesitas. Algunas vías para conseguirlo son:

• Aprovecha las bonificaciones: contratar a personas jóvenes, desempleadas de larga duración o pertenecientes a determinados colectivos puede darte derecho a bonificaciones en las cotizaciones sociales que reducen tu gasto mensual.
• Valora si la vacante es imprescindible: antes de contratar, analiza si las tareas pueden reorganizarse dentro del equipo sin sobrecargarlo.
• Automatiza la gestión: un software de RRHH que centralice nóminas, control horario y ausencias reduce el tiempo (y el coste) de administración de cada empleado.

Tener controlado el coste de cada persona no solo te ayuda a decidir a quién contratar, sino también a poner precio a tus productos o servicios y a negociar con tus clientes con margen. Con un software de recursos humanos todo en uno como Holded, tienes ese control en un único lugar y evitas errores de cálculo.