Una guía práctica para entender cómo se calcula la base reguladora de la nómina, qué conceptos deben incluirse y qué errores conviene evitar para garantizar exactitud, cumplimiento legal y una gestión laboral sin sobresaltos.
La base reguladora de la nómina es la piedra angular que determina el importe de prestaciones como las bajas temporales de maternidad o paternidad y la pensión de jubilación.
Su correcta aplicación no es solo una obligación legal; es un termómetro de la salud administrativa de cualquier organización.
Errores frecuentes en su cálculo generan no solo sanciones de la Seguridad Social, sino también conflictos laborales y cargas financieras imprevistas.
Ante esta problemática, surge la pregunta: ¿cómo pueden las pymes y autónomos garantizar un cálculo preciso y eficiente?
En este artículo te explicamos la fórmula para calcularla, los conceptos clave a incluir y los errores comunes que se deben evitar.
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La base reguladora de la nómina es el importe que se utiliza como referencia para calcular determinadas prestaciones sociales, como la prestación por desempleo, la incapacidad temporal o la jubilación.
La base reguladora se define en función de la base de cotización y nunca al revés. El cálculo de la base reguladora tiene su origen en las bases de cotización del trabajador y la relación es directa: dado que la base reguladora es una media de determinadas bases de cotización, cuanto más elevadas hayan sido éstas, mayor será la base reguladora (y mayor la prestación a percibir).
Siempre que se dan ciertos casos, se calcula la base reguladora de los trabajadores. Estos son los más habituales:
Además, se puede necesitar para otras prestaciones sociales, como subsidios para cuidar a hijos menores afectados por ciertas enfermedades graves.
Los conceptos clave son:
La base reguladora permite determinar las prestaciones sociales, como el desempleo, la incapacidad temporal y las pensiones de jubilación. Además, es una herramienta clave para la planificación financiera, para asegurar la transparencia y asumir la responsabilidad empresarial.
La base reguladora es especialmente relevante para el cálculo de la pensión de jubilación, que se determina a partir de las bases de cotización de los últimos años de vida laboral.
A nivel más global, este cálculo es clave para el equilibrio financiero del sistema de seguridad social, que se basa en las cotizaciones realizadas por trabajadores y empresas.
Además, entender la base reguladora permite a los trabajadores conocer de forma profunda sus derechos, ya que ayuda a saber qué prestación tienen derecho a recibir, y son fundamentales a lo largo de la vida laboral.
La base reguladora no aparece en la nómina porque no se trata de una cantidad estándar, sino una cifra que se calcula a partir de la base de cotización (concretamente a partir de las bases de cotización acumuladas en un periodo determinado) específicamente cuando la persona tiene derecho a una prestación de la Seguridad Social.
El cálculo de la base reguladora depende del hecho para el que está siendo calculada. Las normas son diferentes para el caso de una pensión de jubilación que para una pensión de incapacidad o una prestación por desempleo.
Es fundamental tener en cuenta que, aunque un trabajador no haya aportado lo suficiente o, al contrario, haya aportado grandes cantidades, la Seguridad Social establece un importe mínimo y máximo a percibir.
Para calcular la base reguladora tenemos que partir de las bases de cotización. Estas las podemos encontrar en nuestras últimas nóminas o en los certificados de empresa.
Para calcularla tendrás que hacer la media de las últimas x bases de cotización.
Por ejemplo, en caso de desempleo deberás hacer la media de las bases de cotización de los últimos 180 días previos a la finalización del contrato, en cambio, para las pensiones tendrás que hacer la media de los últimos X años.
A continuación te explicamos cómo se aplica la base reguladora en cada tipo de prestación.
La prestación por desempleo depende de varios factores. La cuantía de la prestación por desempleo depende de varios factores: tipo de contrato, duración, salario, bases de cotización o total de días cotizados, entre otros factores.
La base reguladora diaria de la prestación por desempleo se calcula dividiendo las cotizaciones efectuadas por desempleo en los 180 días anteriores a la situación legal de desempleo (teniendo en cuenta los días naturales de cada mes) entre 180. Para el cálculo de la base reguladora se excluirá la retribución por horas extraordinarias.
La base reguladora de la nómina afecta directamente al importe que se cobra en situación de baja laboral. El cálculo de la prestación depende de si se trata de contingencias comunes o contingencias profesionales:
Contingencias comunes: (Enfermedad común o accidente no laboral):
Contingencias profesionales: (Accidente de trabajo o enfermedad profesional):
La prestación por nacimiento y cuidado de menor, o la baja por maternidad y baja por paternidad, es de las más fáciles de calcular. Esta ayuda se da por maternidad natural, por adopción o por acogimiento familiar.
En este caso, la prestación equivale al 100% de la base reguladora del mes anterior a la baja, con ciertas consideraciones:
Cuando la persona con derecho a la baja está en situación de desempleo, el importe de la misma es del 100% de la base reguladora por desempleo que esté percibiendo.
En el caso de las pensiones por jubilación, la base reguladora se calcula de forma diferente, pero siempre teniendo en cuenta las bases de cotización de la Seguridad Social. Actualmente, se suman las bases de cotización de los últimos 25 años de vida laboral y se dividen entre 350.
Antes de sumarlas, se deben actualizar algunas de ellas con el IPC. Desde el mes 25 y siguientes que se tienen en cuenta hacia atrás en el tiempo. Se hace fácilmente con esta herramienta de “actualización de rentas” del INE.
El cálculo está en proceso de transformación desde 2022 y finalizará en 2027, cuando para calcular las pensiones se sumarán las bases de cotización correspondientes a los 29 años previos al momento de la jubilación, se eliminarán los dos peores años y la cantidad resultante se dividirá entre 354,67.
Una vez tengas la base reguladora, habrás de tener en cuenta que la pensión por jubilación se calculará en función de los años cotizados:
Para cuando finalice la transición en el cálculo, en 2027, será necesario cotizar 37 años para recibir el 100% de la base reguladora.
Por tanto, el cálculo de la base de cotización es absolutamente necesario para saber cuál es la base reguladora para la jubilación.
Puedes conocerlo fácilmente en el informe de bases de cotización de la Seguridad Social o, si prefieres recibirlo por correo ordinario en tu domicilio, puedes realizar la petición desde este otro enlace.
Una solución digital para calcular más fácilmente la base reguladora puede ser de gran ayuda para las empresas. Los sistemas de software de nómina especializados automatizan el cálculo de las bases reguladoras y otras funciones relacionadas con la gestión laboral.
Holded es una excelente opción para reducir tiempo y ganar eficiencia en actividades diarias de recursos humanos. Este ERP, además de contar con muchas otras soluciones para facturar y gestionar inventarios, por ejemplo, ofrece funciones integradas para la gestión de nóminas, incluyendo el cálculo automático de la base reguladora.
Existe una correlación directa entre base reguladora y base de cotización. A la hora de calcular el importe de nuestras prestaciones tendremos que manejar ambos términos, saber que no son lo mismo y cómo se relacionan. De la base de cotización también dependen los seguros sociales.
La base de cotización se calcula con base en la remuneración mensual bruta que recibe un trabajador. Incluye las pagas extra prorrateadas (se tienen en cuenta 12 bases de cotización al año) y otros conceptos como horas extra, vacaciones no disfrutadas, etc. En la base de cotización no se incluyen dietas, gastos de transporte, etc.
Se utiliza durante toda la vida laboral para calcular las aportaciones a la Seguridad Social que tiene que realizar un trabajador y aparece reflejada en las nóminas.
Por su parte, la base reguladora, que se calcula a partir de las bases de cotización, es la cuantía que se emplea para determinar las prestaciones contributivas del sistema de la Seguridad Social, es decir, es uno de los factores que sirven para calcular el importe de tu pensión y se calcula en función de las bases de cotización del solicitante.
Un cálculo erróneo podría generar problemas legales, financieros y de reputación para la empresa.
Por ejemplo, el trabajador podría reclamar por recibir un importe menor al que le corresponde. La organización podría enfrentar sanciones y multas o tener costes adicionales por litigios. Además, un cálculo erróneo tendría un impacto en el mismo sistema de la Seguridad Social.
Por ello es clave contar con una solución digital para poder asegurarse de evitar posibles errores humanos.
