Autofactura: qué es, para qué sirve, cómo y cuándo emitirla

¿Qué es una autofactura?

Una autofactura es un documento contable que da validez a una operación comercial y que es emitido por el comprador del bien o servicio que se especifique en la operación. Al contrario de lo que ocurre con las facturas habituales, no es el vendedor quien la realiza, sino el comprador. Razón por la que también se le conoce como factura inversa.

¿Quiénes pueden autofacturar?

La autofactura la puede hacer cualquier empresa o autónomo. Las limitaciones no vienen tanto del quién, sino del porqué. Es decir, para poder emitir una autofactura se deben dar una serie de circunstancias en la operación.

¿Cuándo podemos utilizar la autofactura?

La autofactura debe emitirse en situaciones muy concretas en las que el proveedor no puede o no está obligado a generar la factura por sí mismo.

Si el proveedor no puede emitir la factura

Puedes necesitar hacer una autofactura si se producen problemas técnicos o administrativos que impiden al proveedor emitir el documento. En estos casos y después de realizar un acuerdo, puedes autofacturar de forma temporal.

Puedes autofacturar en operaciones intracomunitarias

Si trabajas con profesionales y empresas exentas de esta obligación, como algún proveedor extranjero o autónomos en regímenes especiales, la autofactura facilita el tratamiento correcto del IVA.

También es habitual en casos de inversión del sujeto pasivo, un mecanismo mediante el cual la responsabilidad del IVA recae sobre el comprador, y no sobre el vendedor.

En sectores específicos regulados

Se puede utilizar la autofactura en determinadas operaciones reguladas por ley, como la compraventa de chatarra y materiales de reciclaje, oro de inversión o con determinados productos agrícolas.

Cuando compres a particulares o profesionales no obligados a facturar

Si como empresa compras bienes o servicios a personas que no tienen la obligación de emitir facturas, como puede ser en el caso de los particulares, puedes hacer una autofactura para poder documentar la operación.

¿Qué implica realizar una autofactura?

Emitir una autofactura no solo supone generar el documento en nombre del proveedor, sino también asumir una serie de responsabilidades fiscales y administrativas.

La autofactura puede simplificar la gestión de procesos como la facturación, especialmente en operaciones internacionales o con proveedores que no emiten facturas, al centralizar el proceso en el comprador. Sin embargo, es esencial cumplir con todos los requisitos legales, incluyendo la correcta aplicación del IVA y el registro contable de la operación.

Diferencias entre una autofactura y una factura tradicional

En una factura tradicional el vendedor o proveedor emite el documento con el importe por los bienes o servicios que le adquiere otra empresa. En el caso de la factura inversa o autofactura es el propio comprador el que emite la factura.

Una diferencia destacada tiene que ver con la numeración. Las facturas deben seguir una serie numérica correlativa para llevar un seguimiento temporal de las operaciones de forma fácil. Las autofacturas deben seguir una numeración correlativa pero independiente.

¿En qué casos se puede emitir una autofactura?

En primer lugar, hay que poner en conocimiento de la Agencia Tributaria y del proveedor la necesidad e intención de autofacturar una operación.

Una vez obtenido el consentimiento de la Agencia y de la otra parte, las situaciones en las que se puede emitir una autofactura comienzan con operaciones de importación.

Podría darse el caso de que el vendedor no tenga obligación de emitir factura en España. En tal circunstancia, el comprador puede emitir una factura inversa para justificar contablemente la operación.

Otra circunstancia se da cuando una empresa termina consumiendo un bien que, inicialmente, estaba siendo adquirido para la venta a terceros. Para registrar internamente esta operación, es necesario realizar una autofactura.

Ventajas y desventajas de la autofacturación

Su principal ventaja es que permite cumplir con las obligaciones fiscales cuando estamos operando con otros proveedores que no tienen obligación de emitir factura en nuestro país.

Para grandes empresas que facturan a muchos colaboradores también es una gran ventaja, porque reduce considerablemente su carga administrativa. En lugar de emitir cientos de facturas para cientos de autónomos son estos los que autofacturan, descargando a la gran empresa de carga burocrática.

La otra gran ventaja es que evita descuadres en la contabilidad. Se trata de documentos que justifican operaciones que, de otro modo, sería imposible identificar.

Además, al tener que contar previamente con el consentimiento de la Agencia Tributaria, se evitan fraudes y/o errores en la facturación.

Para quien hace la autofactura también hay ventajas. Por ejemplo, se emite la factura en el momento adecuado, lo que agilizará el cobro de la misma. Como desventaja, es él quien asume una carga administrativa extra.

Otra desventaja general es que, si no se está familiarizado con el concepto, pueden darse errores durante su elaboración. Como, por ejemplo, no diferenciar la serie numérica. Cuestiones que, en posteriores revisiones con la Agencia Tributaria, exijan la inversión de tiempo para explicar circunstancias en relación con la operación.

Obligaciones fiscales y tributarias que se aplican a las autofacturas

En lo que respecta a la elaboración de la propia factura, los impuestos a aplicar son los mismos que si se tratase de una factura habitual.

Es decir, si el bien indicado en el concepto, en el país de destino, tiene un IVA del 21%, este será el IVA a aplicar sobre la base imponible. La diferencia está en quién debe liquidar ese IVA frente a la Agencia Tributaria.

¿Cómo se aplica el IVA en estas facturas?

En una factura común, quien vende un producto o servicio es el responsable de liquidar en la Agencia Tributaria el IVA de la operación, que habrá recibido en la cantidad que abona el comprador.

En las autofacturas es el comprador el que hace esta acción. El IVA soportado en la operación (el derivado de compras o servicios que necesita para su día a día) lo liquida él mismo, y no el vendedor, que es como suele ser el proceso.

Cómo hacer una autofactura

Hacer una autofactura no es complicado, pues guarda similitudes con cómo hacer facturas normales. Una de las pocas diferencias tiene que ver con la necesidad de solicitar permisos a la Agencia Tributaria y al proveedor en cuestión. El resto de aspectos son similares.

¿Qué información tiene que contener una autofactura?

En realidad, la autofactura debe contener la misma información que una factura normal, con un par de extras:

• Datos fiscales del vendedor.
• Datos fiscales del comprador.
• Fecha de la factura.
• Numeración de la factura, con una serie nueva y diferenciada.
• Descripción detallada de los bienes o servicios que se comercializan.
• Unidades y/o precio del servicio.
• Importe total de la operación, desglosando el IVA de la misma.
• Anotación específica que aclare que el documento es una autofactura y se encuadra dentro de una operación de "inversión del sujeto pasivo".

Requisitos para emitir una autofactura

Antes de emitir una autofactura, es fundamental seguir un paso a paso claro para garantizar su validez legal y fiscal. Vamos a ver todos los pasos esenciales para hacerlo correctamente.

1. Contar con el consentimiento por escrito de la otra empresa que participa en la operación.
2. Exponer y recibir la aprobación para realizar la autofactura por parte de la Agencia Tributaria.
3. Obtener los datos fiscales de la empresa vendedora.
4. Incluir estos en nuestro documento de facturación, junto a los nuestros como compradores del bien o servicio.
5. Numerar el documento en una serie independiente a la de nuestra facturación habitual. Es decir, si nuestra última factura es 065/2024, la autofactura no puede ser 066/2024. Tendrá que abrirse una nueva serie.
6. Incluir concepto y su valor antes de impuestos.
7. Especificar el tipo impositivo e impuesto que aplique según la operación y tipo de bien o servicio comercializado.
8. Sumar la cantidad total.
9. Especificar en un apartado de comentarios o texto libre que se trata de una operación con inversión del sujeto pasivo.
10. En este caso, anotar la operación tanto en el registro de IVA repercutido como IVA soportado.

¿Cómo automatizar el proceso de facturación con herramientas online?

Automatizar los procesos de facturación con herramientas online es la forma más útil de reducir el riesgo de errores y ahorrar tiempo para otras tareas de mayor valor para tu negocio.

Con herramientas de facturación online como Holded puedes crear plantillas que te permiten generar documentos de facturación en segundos. También puedes predefinir productos y servicios para que, al ser incluidos en la factura, se autocalculen importes totales e impuestos asociados, en función del número de unidades incluidas.

Con el apartado de clientes, únicamente tienes que seleccionar a quién quieres emitir la factura y rellenar el número de unidades y servicio. De este modo, generarás fácilmente un documento de facturación que, automáticamente, incluirá todos los datos necesarios para que tenga validez. Dentro del proceso de automatización, se incluye también el autocálculo de los impuestos correspondientes y la anotación contable en los libros de registro.

Además, es posible enviar la factura desde la misma plataforma al cliente. Lo que también genera importantes ahorros de tiempo, al no tener que descargar la factura, abrir el correo electrónico, redactar el correo, adjuntar la factura y enviarla.