Requisitos mínimos para que una factura sea válida.
Desde 2015, la Administración Pública en España solo acepta facturas electrónicas en formato Facturae con firma electrónica. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria para todas las relaciones B2B entre empresas y autónomos, lo que marca un cambio hacia la digitalización generalizada.
Por regla general, los requisitos de la factura electrónica son los mismos que se exigen para cualquier factura emitida en papel. Se especifican en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que hay nueve puntos:
Hasta la plena entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, el emisor deberá obtener el consentimiento del receptor para enviar facturas electrónicas. Posteriormente, dicho consentimiento dejará de ser necesario entre empresas y autónomos. En cualquier caso, es imprescindible garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad del documento, lo que puede hacerse mediante firma electrónica, EDI u otros controles de gestión válidos.
Para que un documento pueda ser considerado como factura deben aparecer, como mínimo, los siguientes datos:
Se trata de un número que identifica a cada una de las facturas que emitas y, por lo tanto, tendrá que ser única. Es algo así como el DNI de las facturas y su numeración deberá ser correlativa. Dentro de un mismo año no podremos emitir dos facturas con el mismo número. Por ejemplo, si la anterior factura fue la 7, la siguiente deberá ser la 8. Deben tener una continuidad.
La normativa nos permite establecer series de facturación diferentes. De este modo, podremos tener varios listados de facturas cuando haya razones que lo justifiquen. Esta práctica suele realizarse, por ejemplo, cuando tengamos varios establecimientos o tiendas desde las que facturamos.
Es muy importante que dentro de cada factura aparezca la fecha de su emisión. A efectos tributarios es fundamental, ya que supondrá el periodo en el que se ha facturado la misma y el momento en el que se imputan los impuestos que le corresponden. Además, a efectos de cobro, se utiliza la fecha de expedición para empezar a contabilizar el plazo para pagarla.
Es necesario indicar en la factura los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de la factura en cuestión. Los datos que debes incluir son los siguientes:
En el documento de la factura es crucial indicar el concepto, es decir, por qué se emite. Deberemos indicar el producto o la descripción de los servicios prestados por los que se va a realizar el pago.
Este concepto nos indicará la base imponible a incluir en la factura, ya que dependiendo del producto o servicio que vayamos a proveer corresponderá un IVA normal, reducido, súper reducido o incluso una exención de IVA. En este último caso, también será necesario que indiquemos la normativa legal por la cual no se aplica IVA.
En lo que respecta al importe, deberemos diferenciar entre la suma del producto o servicio prestado (antes de impuestos) y el total, que obtendremos sumándole los impuestos. Para calcular la base imponible debemos tener en cuenta el importe del producto o servicio menos la retención de IRPF y los posibles descuentos que vayamos a aplicar. Esta es la cantidad a la que se aplicarán los impuestos.
Las facturas electrónicas tendrán la misma validez que las originales siempre que contengan idéntica información en la factura emitida y en la recibida y contengan los datos obligatorios enumerados. La facturación es una obligación de todos los autónomos y también lo es guardar y archivar las facturas.
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La firma electrónica no es obligatoria en todas las facturas electrónicas. Solo lo es en algunos casos concretos, como cuando se factura a la Administración Pública mediante el sistema FACe (formato Facturae). En otros contextos, basta con que existan controles de gestión internos que aseguren la autenticidad e integridad de la factura.
El único requisito es que se permitan controles de gestión que deben permitir la creación de una auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios. La factura se debe conservar durante al menos 4 años y garantizar su accesibilidad en ese plazo (para inspección o consulta).
