Requisitos de la factura electrónica

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La factura electrónica es el modelo de factura que predominará en breve. Si tenemos en cuenta que desde 2015 la Administración Pública ya solo acepta este tipo de facturas, podemos prever fácilmente que pronto se prescindirá totalmente de las tradicionales facturas en papel. Sin embargo, antes de lanzarnos a utilizarla, hay que tener claros cuáles son los requisitos de la factura electrónica para que tenga la misma validez legar que la emitida en papel.

¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica?

Por regla general, los requisitos de la factura electrónica son los mismos que se exigen para cualquier factura emitida en papel. Se especifican en el artículo 6 del reglamento que regula la facturación, el Real Decreto 1496/2003:

  • Número de factura y, en su caso, serie.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura.
  • Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.
  • Domicilio del emisor y del receptor.
  • Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto.
  • Precio unitario de las operaciones. Es decir, sin incluir impuestos.
  • El tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria.
  • La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Además de estas condiciones, que se comparten con las facturas emitidas en papel, tanto el emisor como el receptor deberán:

  • Disponer de un software para validar la factura.
  • Almacenar las facturas recibidas de forma digital.

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Requisitos que debe cumplir el emisor

  • Solicitar el consentimiento del receptor mediante el cual asegure que está de acuerdo en recibir una factura electrónica.
  • Garantizar la autenticidad del origen (su identidad), además de la integridad y la legibilidad de las facturas.
  • Almacenar las facturas digitalmente.
  • Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

Esta es una de las preguntas más comunes a la hora de pasarse a la facturación electrónica. Y no, no es obligatorio. El único requisito que se exige es que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. Esto es posible utilizando la firma electrónica, pero también hay otros modos de hacerlo.
El único requisito es que se permitan controles de gestión que deben permitir la creación de una auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
También podemos realizar un intercambio electrónico de datos (EDI) y utilizar medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
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