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Así funciona el stock de un ecommerce

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Una de las primeras cosas a las que se enfrenta el emprendedor que monta una ecommerce es: ¿dónde voy a meter el producto? Junto con el diseño de la página web o el marketing que va a dar impulso al producto, hay otras cuestiones, más logísticas, que también tienen que estar bien resueltas, y la gestión del stock es una de ellas.

Al comienzo de toda empresa relativamente humilde lo lógico es que se empiece por manejar pequeñas cantidades del producto que se desea comercializar, con lo que la gestión del stock no supone un problema de envergadura para el emprendedor. A medida que se va creciendo, no obstante, el stock irá creciendo en la misma proporción que lo hará la demanda, y en ese punto conviene estar prevenido para poder dar entrada y salida, de manera fluida, a todo el material.

Por el contrario, si se crece sin tener una buena gestión del stock, la empresa se arriesga a no poder realizar una entrega eficiente del material y, como consecuencia de esto, adquirirá una mala reputación que le penalizará en el resto de procesos. La gestión adecuada es el trampolín que la empresa necesita para crecer en prestigio y en ventas.

Así pues, conviene que nos planteemos cómo podemos organizar el stock de una ecommerce montada en Shopify, Prestashop o cualquier otra plataforma. Pero antes,  veamos algunos puntos a precisar sobre la logística de la ecommerce.

En cuanto a la venta de los productos, ¿los distribuyo a consumidores o soy proveedor de otros negocios? Y hablando de productos, ¿ofrezco mucha variedad o me quedo en algunas líneas básicas? Estos productos, ¿de dónde salen? Puedo hacerlos yo mismo o pedirlo a proveedores.  En lo que se refiere al presupuesto: ¿tengo dinero suficiente para construir un inventario suficientemente grande y poder mantener un stock? Ese stock, ¿dónde lo guardo, tengo un espacio grande?

Hay muchas cuestiones relacionadas con el stock que han de ser resueltas antes de construir el inventario. Por ejemplo, una de las más importantes es: ¿me conviene tener stock propio? En esta modalidad de almacenaje, el dueño de la ecommerce tiene un espacio propio en el que guardar el producto que va a vender.

Si se elige este tipo de logística, hay que tener dinero suficiente con el que mantener un depósito propio, con personal a cargo y recambio constante de mercadería. El mayor beneficio de este modelo es la velocidad de entrega, pues eres dueño de todo el proceso, desde que se almacena hasta que se sirve al cliente. Además, siempre se puede mantener al cliente informado en el caso de que haya alguna carencia o alguna problema en el producto, mientras que si lo externalizamos, no estamos tan en contacto con nuestro material.

La principal desventaja es –obviamente– el gasto de dinero. Un gasto que a veces no es asumible y que se realiza para sufragar el espacio ocupado y el cuidado del material. A veces ocurre que ese espacio se ocupa con producto al que no logramos darle salida, por lo que estamos invirtiendo dinero sin que a cambio exista ingreso alguno.

Si se elige el stock propio, hay que tener otra serie de cuestiones en mente. Por ejemplo: cómo será el recorrido del picking –recoger el producto y llevarlo a la mesa de montaje–, y cómo lo optimizaremos para no colapsar los espacios del local. Qué tamaño tendrán los pasillos del almacén, cómo será el sistema de etiquetado y clasificado, en qué formato se almacenarán los productos –cestas, cajas, palets, etc– y cuántos estantes tendrá cada estantería.

No obstante, si se descarta la opción del stock propio, existen dos alternativas que quizás sean más adecuadas para el producto que vamos a despachar. Una de ellas es el stock de terceros: consiste en la compra de una cantidad de productos a un proveedor, pero con la condición de que si los mismos quedan olvidados en tu depósito hasta cierta fecha, siempre pueden ser devueltos al proveedor.

La principal ventaja aquí es que se evita el riesgo de tener excedente de stock, con lo que se esquiva una pérdida de dinero completamente innecesaria. La desventaja es que no todos los productos encajan en este tipo de stock; solo funcionan los más duraderos y de menor rotación. Además, el hecho de que el proveedor asuma el riesgo de que no consigas darle salida a un determinado producto le servirá para, quizás, encarecer la compra de cada unidad.

La última modalidad de stock disponible es la de drop shipping, un formato que consiste en tercerizar el stock y las entregas del producto. De alguna manera, desentenderse de la parte más farragosa de la logística. Aquí la ecommerce es una mera intermediaria entre el proveedor y el cliente, sin tener que mantener el depósito y gestionar el inventario. Por su comodidad es una de las opciones con más éxito dentro de del negocio de las ecommerce.

En este caso, la ventaja evidente es que el emprendedor de la ecommerce se ahorra el alquiler de un depósito y la gestión de éste mismo, sin contar con que no hace falta comprar el producto hasta que no haya sido vendido al cliente e, incluso, se haya recibido el pago. La desventaja es que no siempre existe la garantía de que el producto llegue de la mejor manera y en las mejores condiciones al cliente. Es decir, se pierde el control sobre la mercancía y se favorece que ocurra alguna sorpresa indeseada.

Por último, independientemente del stock que se elija, cabe hacer una mención al control del stock que lleve la ecommerce: después de decidir sobre la modalidad de almacenamiento, toca pensar en qué plataforma gestionará la cantidad real de stock que queda en la tienda. En el caso de tener una ecommerce, la gestión siempre será mucho más sencilla, pues en el entorno online, funcionando con apps como Holded, todos los procesos tienden a la absoluta simplificación.

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