¿Qué obligaciones tenemos con el nuevo cambio en el control y registro horario?

El registro horario digital es la próxima gran obligación laboral para cualquier empresa española con trabajadores. La idea es sencilla: el fichaje deja de poder hacerse en papel o en una hoja de Excel y pasa a un sistema digital que la Inspección de Trabajo pueda consultar en remoto y en tiempo real.

La pregunta actual es cuándo será exigible de verdad y qué hay que hacer para no arriesgarse a sanciones. Aquí tienes el estado real de la norma a día de hoy, los requisitos que tendrá que cumplir tu software de control horario y los pasos para adaptar tu empresa sin sustos.

¿Qué supone el nuevo registro horario digital?

El registro horario digital es un sistema electrónico que anota la jornada de cada trabajador de forma que los datos no se puedan alterar sin dejar rastro. Registrar la jornada ya es obligatorio en España desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), pero el nuevo modelo endurece el cómo.

Lo que cambia no es la obligación de fichar, sino las garantías. El sistema tendrá que ser digital, inalterable y accesible para la Inspección sin previo aviso. Se acabarán las firmas en una hoja y las plantillas de Excel que cualquiera puede editar después.

Esta tabla resume las diferencias entre el registro que llevas aplicando desde 2019 y el que traerá la nueva norma:

En la práctica, si ya fichas con una herramienta digital el cambio te pillará con buena parte del trabajo hecho. Si sigues con papel o Excel, te toca moverte.

¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital obligatorio?

El registro horario digital todavía no es obligatorio. A fecha de actualización de este artículo (julio de 2026), el real decreto que lo regula aún no se ha publicado en el Boletín Oficial del Estado, así que sigue vigente el sistema actual.

La norma no llegará por ley, sino por real decreto, lo que permite aprobarla en un Consejo de Ministros sin pasar por el Congreso. El Gobierno aprobó la tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025, a propuesta de la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz.

El calendario se ha ido complicando. Estos son los hitos que explican por qué la fecha sigue en el aire:

1. Septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprueba tramitar la norma por vía urgente.
2. Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable al borrador. No es vinculante, pero obliga a revisar el texto.
3. Mayo de 2026: la norma entra en el Plan Anual Normativo como prioridad, con el objetivo de aprobarla antes del 21 de junio.
4. Pendiente: publicación en el BOE. La obligación será exigible 20 días después de esa publicación.

El propio Gobierno ha desvinculado el registro digital de la reducción de la jornada a 37,5 horas, que decayó en el Congreso. Eso acelera el fichaje digital, pero el dictamen del Consejo de Estado y los ajustes del texto abren la puerta a que se retrase hasta finales de 2026 o 2027, como ya ocurrió con las obligaciones de facturación electrónica de la Ley Crea y Crece.

Mientras tanto, adelantarte tiene poco riesgo y bastante ventaja: si adaptas ahora tu sistema, no tendrás que hacer cambios de última hora cuando la norma se publique.

¿A quién afecta? Empresas, pymes y autónomos

La obligación alcanza a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin excepción por tamaño ni sector. Da igual que tengas dos empleados o doscientos: si contratas, tienes que llevar el registro.

Ahora bien, hay matices según tu situación que conviene tener claros. Las pymes y grandes empresas estarán obligadas a registrar la jornada de toda su plantilla, igual que las Administraciones públicas y los autónomos con empleados, que están obligados a registrar la jornada de sus trabajadores, aunque ellos no fichen su propia actividad.

Por su parte, los autónomos sin empleados y el personal de alta dirección quedan fuera de la obligación de fichar. Es decir, si eres autónomo y trabajas solo, esta norma no te obliga a fichar. En el momento en que contratas a alguien, sí pasas a ser responsable de su registro.

Además, el nuevo registro horario digital será obligatorio, también, en teletrabajo, donde tendrá que registrar entradas, salidas y pausas igual que en la oficina, y diferenciar horas ordinarias de extraordinarias. Las apps con fichaje desde el móvil son la vía más habitual para cumplirlo.

Obligaciones legales y técnicas del registro horario digital

Para que tu sistema sea válido no basta con que sea digital. El decreto fija una serie de condiciones técnicas que el software tiene que cumplir sí o sí.

Estos son los requisitos que la Inspección va a mirar:

• Formato digital: nada de papel ni hojas de cálculo manipulables.
• Inalterabilidad y trazabilidad: una vez registrado un fichaje, no se puede modificar sin dejar constancia del cambio, la fecha y quién lo autorizó.
• Acceso remoto: la Inspección de Trabajo, el trabajador y su representación legal deben poder consultar los datos al instante.
• Conservación durante cuatro años.
• Distinción entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias, además de las pausas.

El registro trata datos personales, así que tiene que ajustarse al RGPD y a la LOPDGDD. Tienes que informar a tu plantilla del tratamiento, fijar la base jurídica (aquí es el cumplimiento de una obligación legal) y proteger los datos frente a accesos no autorizados.

La huella dactilar y el reconocimiento facial quedan muy restringidos. La Agencia Española de Protección de Datos los considera datos especialmente sensibles y solo los admite cuando no hay otra alternativa y con una evaluación de impacto previa. Para el día a día es más seguro fichar por app, código QR o geolocalización.

¿Cómo adaptar tu empresa al nuevo registro digital?

Adaptarte al nuevo registro horario digital pasa por dos cosas: dejar de usar los métodos que van a caducar y elegir una herramienta que cumpla los requisitos del decreto.

Antes de cambiar de sistema, conviene saber qué se queda fuera y qué opciones tienes sobre la mesa.

Entre los métodos que se van a quedar fuera están:

• Registros en papel: fáciles de manipular y sin trazabilidad.
• Hojas de Excel o sistemas sin validar: permiten editar los datos después.
• Fichaje biométrico como opción por defecto: solo se admite en casos muy justificados.

Sin embargo, podrás seguir utilizando:

• Aplicaciones móviles, ideales para equipos en movilidad o teletrabajo.
• Fichaje por código QR o geolocalización.
• Terminales de fichaje en oficina o fábrica para puestos presenciales.
• Fichaje por enlace o mensajería para entornos administrativos.

¿Seguirá siendo válido mi software actual?

Tener un programa de fichaje no garantiza que cumplas la nueva norma. Si tu sistema permite editar registros sin dejar rastro o no da acceso remoto a la Inspección, se considerará no conforme y te expondrás a las mismas sanciones que si no tuvieras nada. Antes de decidir, compara los mejores programas de control horario y comprueba que el que uses se integre con tus nóminas y recoja pausas y horas extra.

Sanciones por no llevar el registro de jornada

No llevar bien el registro sale caro. Las multas se gradúan según la gravedad, siguiendo la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Estos son los tramos de sanción vigentes:

La novedad más dura es que las sanciones pasarán a calcularse por trabajador afectado y no por infracción, lo que supone que una empresa con veinte empleados sin sistema de fichaje podría enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros por cada uno.

Entran en la categoría de graves la falta de un sistema adecuado, no conservar los registros cuatro años o llevarlos de forma incompleta; en las muy graves, la manipulación o falsedad de los datos.

¿Existen opciones de registro horario digital gratis?

Hay herramientas gratuitas que permiten fichar sin coste, algo útil para autónomos con pocos empleados o equipos muy pequeños. El problema es que muchas se quedan cortas frente a la nueva norma: sin acceso remoto para la Inspección, sin garantías de inalterabilidad o sin gestión de pausas y horas extra. Antes de quedarte con una opción gratis, revisa que cumpla los requisitos técnicos; si no, la ausencia de coste te puede salir cara en forma de sanción.