¿Cómo podemos deducir el IVA de los gastos de empresa?

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Una de las máximas inquietudes de todo empresario y autónomo es aumentar sus ingresos, cuestión básica en todo negocio que intenta aumentar la rentabilidad. Por ello es muy importante saber cómo deducir el IVA de los gastos que generamos en nuestra empresa.

Pues bien, será necesario que cumplamos una serie de requisitos obligatorios. Y hacemos hincapié en este último adjetivo, obligatorios, ya que si nos olvidamos de alguno de ellos es muy posible que tengamos problemas con la Agencia Tributaria en caso de que decidan hacernos una inspección.

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¿Cuáles son los dos tipos de IVA?

En primer lugar, debemos conocer qué tipos de IVA existen para entender cómo funciona cada uno de ellos.

  • IVA devengado o repercutido: se trata del IVA que el autónomo cobra a sus clientes.
  • IVA soportado o deducible: el IVA que proviene de las compras de bienes o servicios que realiza el autónomo.

El IVA devengado no tiene mayor problema. Consiste en aplicar el IVA correspondiente en las facturas que emita el autónomo. Es el IVA soportado el que merece una explicación más rigurosa. Y es que la Agencia Tributaria nos permite desgravarnos el IVA que pagamos por la compra de bienes y servicios que son necesarios para nuestra actividad profesional. El problema reside en conocer qué gastos son fiscalmente deducibles.

6 requisitos para deducir el IVA

Gastos vinculados con la actividad profesional

Esto quiere decir que los gastos deben ser imprescindibles para el desarrollo de la actividad empresarial, sin los cuales no podríamos obtener ingresos. Lógicamente, estos gastos varían para cada empresa, ya que las actividades que realizan son diferentes. Por ejemplo, una empresa tecnológica no efectuará los mismos gastos que un panadero o un abogado. Cada actividad profesional requiere unos productos y servicios para el día a día de su empresa.

Gastos justificados documentalmente

Para que podamos deducir el IVA de los gastos de empresa es necesario poseer un documento que lo justifique. Podemos justificar este gasto con la factura original, que deberá ser expedida por la empresa o autónomo que nos venda el producto o preste el servicio. Para la Administración solo serán válidas aquellas facturas que estén debidamente cumplimentadas. En nuestra guía “¿Qué datos debe contener una factura?” explicamos cuáles son los requisitos mínimos para que una factura sea legal. Es importante subrayar que no podremos deducirnos el IVA de los tickets o facturas simplificadas.

Gastos registrados en la contabilidad

Todos los empresarios deben consignar sus gastos en un libro de registro. Se trata de un requisito formal para que el IVA contabilizado en un periodo cuadre con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

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Período de cuatro años

Debemos tener en cuenta que la deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura. Por ello es recomendable que guardemos todas las facturas, al menos, durante estos cuatro años.

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Proporción deducible

El IVA será deducible en la proporción que el gasto esté afecto a la actividad. Por ejemplo si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente solo será deducible al 50%.

Regla de prorrata

En caso de que realicemos dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta, tendremos que aplicar la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que nos podemos deducir.

¿Cuáles son los gastos deducibles en el IVA?

El hecho de que nuestros gastos cumplan todos los requisitos para que sean deducibles, no significa que su IVA pueda ser deducido. Solamente podremos deducirnos una serie de gastos relacionados con la actividad profesional.

La Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido enumera todos los gastos que podremos deducirnos, el porcentaje de los mismos dependiendo de tu actividad profesional y cómo debes justificarlos para poder deducírtelos. A continuación puedes encontrar una lista de los gastos más habituales.

  • Compras de tecnología: aquí se incluyen todas las compras de tecnología como ordenadores, impresoras, software, móviles, etc.
  • Material y mobiliario de oficina: siempre que no supere los 601,01 €.
  • ADSL y electricidad: en este apartado podemos encontrarnos con dos casos. El primero y más sencillo es cuando realizamos nuestra actividad profesional en un despacho, oficina o local específicamente para ello. En este caso podremos desgravarnos el 100% de los gastos de ADSL, luz y teléfono fijo. El caso más complicado se presenta cuando somos autónomos que trabajamos desde casa. Si este es tu caso, también podrás desgravarte estos gastos, pero deberás demostrar a Hacienda que el gasto es consecuencia de trabajar en casa. Además, solo podrás desgravarte la parte proporcional al espacio que utilizas para trabajar. Por ello también deberás demostrar el porcentaje de metros cuadrados de tu casa que utilizas para desempañar tu labor profesional. Dependiendo de si estás en alquiler o eres propietario, también podrás desgravarte la parte proporcional del alquiler, así como el IBI, gastos de comunidad, etc.
  • Teléfono: como normal general, para Hacienda el teléfono móvil es 100% deducible para los autónomos. Sin embargo, deberemos tener cuidado porque puede que consideren que también tiene un uso personal y nos denieguen la devolución. Por ello es muy recomendable que tengamos dos teléfonos, uno exclusivamente profesional y otro personal.
  • Gastos de transporte: aquí entran los gastos de gasolina y del vehículo que utilicemos. Pero solamente podremos desgravarnos si este es utilizado única y exclusivamente en nuestra actividad profesional.
  • Comidas y restaurantes: solo serán deducibles aquellas comidas que tengas con tus clientes, alegando gastos de representación de tu empresa. Se acabó aquello de pasar todos los tickets de dietas. Además, ahora necesitamos una factura simplificada que incluya todos tus datos para poder justificar el gasto.
  • Compra de libros y suscripciones a revistas profesionales.
  • Gastos de asistencia a eventos.
  • Bienes necesarios para desempeñar tu actividad: este apartado es como un cajón de sastre donde tiene cabida todos aquellos bienes y servicios que necesitemos para desarrollar nuestra actividad. En bares y restaurantes podríamos incluir todos los utensilios de cocina, así como neveras, frigoríficos, lavavajillas, etc. Mientras que para un fotógrafo, por ejemplo, sería necesario el equipo con las cámaras, objetivos, decorados y todo lo que necesite.

La gestión del IVA puede resultar una tarea tediosa, sobre todo si no estamos acostumbrados a ello. Sin embargo, si disponemos de las herramientas adecuadas no supone ningún inconveniente.

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Raül De Tena

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