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Claves para una gestión de pedidos eficaz

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La gestión de pedidos es una tarea de vital importancia en una empresa. Y por eso mismo queremos darte las claves necesarias para bordarla.

Los pedidos son una parte del inventario que, para qué vamos a negarlo, a veces puede costar un poco mantener bajo control. Porque se pueden salir de madre muy fácilmente y hacer que, de repente, te veas en una situación incomprensible que repercuta en la productividad de tu empresa. Por eso mismo, en este artículo vamos a preguntar: ¿cuáles son las claves para gestionarlos de forma eficiente?

Aunque lo cierto es que la primera clave (y puede que una de las más importantes) ya puedas intuirla… Porque, obviamente, un buen ERP software puede ser el factor diferencial a la hora de manejar los pedidos de forma óptima. Eso sí, lo mejor será que no avancemos acontecimientos. Ya llegaremos al ERP.

Por ahora, empecemos por el principio y pongamos la gran cuestión sobre la mesa: ¿qué es exactamente la gestión de pedidos?

¿Qué es la gestión de pedidos?

Este concepto se refiere al proceso de organización, seguimiento y solicitud de las compras de los productos o servicios ofertados por un negocio. La gestión se basará, entonces, en un registro de estos mismos pedidos además de la organización de los trabajadores, los flujos de trabajo y las asociaciones que sean necesarias para llevarlos a cabo.

Es de vital importancia que la empresa considere la gestión de pedidos como algo necesario en la cadena de suministro, y no como un proceso ajeno a esta y enfocado de forma independiente. A su vez, también hay que tener en cuenta que esta gestión se ve definida por algunas claves a tener en cuenta…

  • Automatización. Obviamente, puede ser un empleado o un equipo quien se ocupe de la gestión de forma manual. Pero, si de lo que estamos hablando es de eficacia, lo mejor será apostar por algún tipo de software o servicio dedicado que permita la automatización de determinados procesos.
  • Análisis y evaluación tanto de la organización de los pedidos como del sistema de almacenamiento. Es necesario diseñar un marco lo más ideal posible para que la gestión fluya sin errores ni problemas, y eso solo puede conseguirse a partir de un trabajo pormenorizado de análisis.
  • Especialización del trabajo. Una buena gestión de pedidos partirá de la creación de diferentes áreas especializadas en tareas concretas. Porque ya sabes: lo del hombre orquesta nunca es buena idea.

Cómo trabajar la gestión de pedidos en Excel

Si todo lo dicho hasta el momento te ha animado a trabajar en una gestión pormenorizada, es probable que decidas empezar usando Excel. Si ese es tu caso, deberías tener en cuenta algunas consideraciones básicas… Arrancando, claro, por lo más obvio: deberás crear tablas que reflejen datos como el nombre del proveedor, el producto que oferta, su dirección, su persona de contacto, su teléfono y su correo electrónico.

Eso para empezar. Lo siguiente será, eso sí, generar una tabla en la que se reflejen todas las operaciones que llevemos a cabo con estos proveedores. Deberás detallar datos como el estado de las facturas (pendiente, pagada, etc.), el total facturado, la fecha de vencimiento del pago y el total a pagar.

Lo último será crear un calendario de pagos generales. La idea es que un único vistazo te baste y te sobre para tener una visión panorámica de todos los pedidos. Porque esa es la finalidad de todo esto: que esa visión panorámica te permita trabajar de la forma más eficaz posible.

Economiza tu tiempo con una app de gestión de pedidos

Ahora bien, tal y como apuntábamos al inicio de este artículo, la herramienta más potente a la hora de gestionar los pedidos es una buena app diseñada para este tipo de tareas. Si, además, esta app está integrada en un ERP, mucho mejor, ya que te permitirá conectar los pedidos con otras áreas de tu empresa.

Y es que la principal ventaja de este tipo de software es esa: que permite gestionar el proceso de pedido al completo, desde el presupuesto a la venta pasando por el envío, la creación de albaranes e incluso la facturación y cobro. Los pedidos, además, se ven facilitados por prestaciones como la posibilidad de personalizar los productos o servicios, las herramientas para crear fichas de clientes, el control absoluto del inventario en tiempo real y la automatización de procesos.

Porque en ningún momento hemos dicho que la gestión de pedidos fuera algo sencillo… Lo que ocurre es que, con todo lo que te explicamos en este artículo, eres tú quien decide si quieres complicar este proceso más o menos.

Raül De Tena

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