¿Qué es y para qué sirve un albarán de entrega?

¿Sabes qué es un albarán de entrega, cómo hacerlo correctamente y en qué se diferencia de una factura? Te lo explicamos todo en este artículo.

Existe una preocupante tendencia en el mundo empresarial a confundir albarán con factura. Pero esto ocurre, fundamentalmente, cuando no se tiene demasiado claro el primero de estos dos conceptos (porque damos por sentado que las facturas todo el mundo las tiene controladas... a su pesar). Así que intentemos acabar con esta confusión de una vez por todas.

Una confusión, por cierto, que seguirá siendo tal si todavía no has encontrado un programa de contabilidad sencillo que te solucione la papeleta. Y también un programa de facturación lo más simple posible. Piensa que para eso existe la tecnología: para facilitarte la vida.

Pero, aunque cuentes con la tecnología más puntera (y facilona), la base de conocimiento debes tenerla. Y por eso vamos a preguntarnos no solo qué es un albarán de entrega, sino también cómo realizarlo de forma correcta.

¿Qué es un albarán?

Empecemos por la definición básica... Un albarán es un documento mercantil con el que dos partes acreditan la entrega o recepción de un producto a lo prestación de un servicio. Esto viene a significar, al fin y al cabo, que el alabarán justificará una transacción, pero no su pago: el pago estará justificado en la factura.

¿A que tampoco entiendes ahora cómo puede ser que siga existiendo gente que confunda ambos conceptos? Y menos entenderás cuando sigamos desentrañando qué es exactamente un albarán y cómo funciona.

Digamos que este documento siempre lo realiza el emisor (es decir: quien envía el producto). El receptor, por su parte, firmará este documento en el momento de la recepción de la mercancía.

A su vez, un albarán de entrega establece un conjunto de obligaciones para ambas partes. Por un lado, la existencia de este documento obliga al receptor a exigir que la mercancía o servicio cumpla con las características detalladas en el albarán. Y, por otra parte, la firma de este documento le da al vendedor la potestad de exigir legalmente el pago de la factura que se emitirá posteriormente (algo que, por cierto, te salvará las espaldas en casos de morosidad rampante).

Cómo hacer un albarán de entrega

Llegados a este punto, y con el concepto ya totalmente claro, solo nos queda una cosa: saber cómo hacer un albarán de entrega. Piensa, entonces, que lo único que tienes que hacer es un documento similar a una factura que contenga los siguientes conceptos:

• Número de albarán.
• Fecha.
• Datos del vendedor, incluyendo nombre y apellidos o razón social, dirección postal y CIF o NIF.
• Datos del comprador o destinatario.
• Descripción de los bienes o mercancía.
• Firma del destinatario.

Si todo esto te sigue pareciendo complicado, repetimos: búscate un buen programa de facturación online y que la tecnología te ayude a hacer tu albarán de entrega de mercancía. ¡No tiene pérdida!

Preguntas frecuentes

¿Un albarán de entrega tiene validez legal como factura?

No, el albarán no tiene validez fiscal como una factura. El albarán justifica la entrega o recepción de un producto o servicio, pero no su pago. Para formalizar el cobro, es necesario emitir una factura con todos los datos fiscales requeridos.

¿Cuál es la diferencia entre un albarán valorado y uno sin valorar?

El albarán valorado incluye el precio individual de cada mercancía, descuentos, impuestos y valor final de la transacción. El albarán sin valorar solo indica cantidades y descripciones, sin importes económicos, y suele ir acompañado de una factura donde sí constan esos datos.

¿Quién debe emitir el albarán de entrega?

El albarán siempre lo genera el emisor, es decir, quien envía el producto o presta el servicio. El receptor, por su parte, se limita a firmarlo en el momento de la recepción para confirmar que la mercancía ha llegado correctamente y conforme a lo pactado.

¿Por qué es importante que el receptor firme el albarán?

La firma del receptor le da al vendedor la potestad de exigir legalmente el pago de la factura posterior. Es una prueba de que la mercancía fue recibida conforme a las condiciones pactadas, lo que protege al vendedor en casos de morosidad o disputas comerciales.

¿Qué es un albarán de entrega de mercancía?

Es probable que, a estas alturas del artículo, te estés preguntando: bueno, muy bien, genial, esto es un albarán de entrega, pero ¿qué es exactamente un albarán de entrega de mercancía? Si eso es lo que te preocupa, que deje de preocuparte, porque un albarán de entrega de mercancía es exactamente lo mismo que lo que en este post nos centramos: la nota de entrega.

Eso sí, ya que especificamos la mercancía en esta caso, también es necesario aclarar que existen dos tipos de albaranes diferentes según este concepto.

• Albarán valorado. Cuando el documento incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos (en el caso de que apliquen), los impuestos y el valor final de la transacción. No es necesario que lleve una factura adjunta.
• Albarán sin valorar. Cuando se indican las cantidades de mercancía y una descripción, pero se obvian los importes, descuentos e impuestos. Suele ir acompañado de una factura en la que sí que se tienen en cuenta todos los datos omitidos en el albarán.

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