Facturación

¿Cómo se hace una factura?

¿Cómo se hace una factura?

¿Nunca has hecho una factura y tienes que empezar a generarlas? ¿Te crees un experto de la facturación? Necesitas este artículo.

Que no te engañen: hacer una factura no es una tarea fácil. O, por lo menos, no es fácil hacer una factura perfecta de esas que sabes que no te van a devolver para que corrijas, alargando así más todavía el período infructuoso de pago. Por eso mismo, en este artículo vamos a lo básicos y nos preguntamos: ¿cómo se hace una factura?

No creas que por llevar años haciendo tus propias facturas ya eres un experto… Ni mucho menos. De hecho, por muchos años que lleves en el ajo, siempre puedes beneficiarte de ayudas como, por ejemplo, el uso de un software especializado en facturación como el que va incluido en Holded.

Un software con el que realizar facturas frecuentes, con el que llevar al día los cobros y con el que automatizar muchas de las tareas que, al realizar facturas una a una, acaban convirtiéndose en algo tedioso. Pero, en serio, incluso con una ayuda como esa, mejor sigue echándole un vistazo a este artículo para comprobar que haces tus facturas de la forma más óptima.

 

Elementos de una factura

Hay un total de diez elementos que siempre debes tener en cuenta a la hora de realizar tus facturas. Y esos elementos son los siguientes:

  1. DATOS DEL EMISOR. El emisor, evidentemente, eres tú mismo. Y debes incluir tu nombre y apellidos, tu domicilio, tu NIF o CIF y cualquier otro tipo de dato que consideres importante durante el proceso de facturación, tal y como tu número de teléfono y/o tu cuenta de correo electrónico.
  2. NÚMERO DE FACTURA. Los números de tus facturas han de empezar por el número 1 al abrirse el ejercicio fiscal y siempre han de ser coherentes. Sobre todo porque, si no lo son, desde Hacienda pueden acabar por buscarte las cosquillas.
  3. FECHA. La fecha en la que emites tu factura. Que, de hecho, ha de ser correlativa al número (dicho de otra forma: no puede ser que tu factura número 11 sea de enero y la número 6 de febrero).
  4. DATOS DEL REMITENTE. Lo mismo que en el caso del emisor, has de incluir datos básicos com el nombre y apellidos (o nombre de la empresa), dirección, CIF o NIF y cualquier otro dato relevante.
  5. CONCEPTO. El concepto es el campo en el que describes el motivo de la factura: el servicio o producto emitido por el que reclamas un pago.
  6. BASE IMPONIBLE. La base imponible es el monto antes de aplicarle los impuestos. Es necesario que siempre negocies bien tus presupuestos con el cliente partiendo de la base imponible para no acabar entrando en discusiones con el remitente sobre si los impuestos se suman o no.
  7. RETENCIÓN DE IRPF (si aplica). La retención de IRPF puede variar entre el 7% y el 15%, pero esto te lo explicamos con detenimiento un poco más adelante.
  8. IVA (si aplica). El Impuesto de Valor Añadido debes sumarlo siempre al 21% a no ser que se den casos excepcionales en el que puedes cargar un IVA hiperreducido, reducido o incluso exento. Lo vemos también más adelante.
  9. IMPORTE TOTAL. Cuantía resultante de la suma de la base imponible menos el IRPF más el IVA (en el caso de que ambos apliquen).
  10. MÉTODO DE PAGO. Medio por el que quieres recibir el cobro del importe total. Comúnmente, suele ser un número de cuenta bancaria.

 

IRPF

La retención del IRPF en las facturas solo es obligatoria para los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos no profesionales y las sociedades no tienen necesidad de aplicar el IRPF. Los autónomos profesionales, sin embargo, pueden verse en la tesitura de retener dos tipos de IRPF diferentes: del 7% si eres un nuevo autónomo (es decir: en los 18 primeros meses como autónomo profesional) o del 15% para el resto.

 

IVA

Como hemos visto más arriba, existen cuatro tipo de IVAs que pueden cargarse en una factura dependiendo de diferentes factores:

  • Exento de IVA (0%). Solo en el caso de que tu factura sea relativa a una exportación.
  • IVA superreducido del 4%. Exclusivamente aplicable en productos como el pan, la leche, las frutas, los cereales, los quesos, los libros, los periódicos y revistas no publicitarios, los medicamentos, las sillas de ruedas, las prótesis y las VPO.
  • IVA reducido del 10%. Aplicable a alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur y similares.
  • IVA general del 21%. El más frecuente, siempre y cuando no se den casos excepcionales como los anteriormente mencionados.

Si nunca has hecho una factura en tu vida, con toda está información estarás más que cubierto. Y si te creías un master de la facturación, ahora que sabes todo esto, es hora de que te preguntes: ¿estabas haciéndolo todo de la forma más óptima?