¿Cuáles son las obligaciones contables de empresas y autónomos en España?

Si tienes una empresa o eres autónomo, la ley te exige llevar unos libros concretos, formular tus cuentas y conservarlas durante años. Aquí tienes, ordenado y actualizado a 2026, todo lo que debes cumplir para evitar sanciones.

Toda empresa y autónomo que opera en España está sujeta a una serie de obligaciones contables fijadas por el Código de Comercio (artículos 25 a 30), el Plan General de Contabilidad y la normativa tributaria. En la práctica significan cuatro cosas: llevar determinados libros, formular y depositar las cuentas anuales, legalizar esos libros en el Registro Mercantil y conservar la documentación.

Cumplirlas no es solo evitar multas que pueden llegar a los 60.000 €: una contabilidad ordenada te da la información que necesitas para decidir. Si todavía tienes dudas sobre los fundamentos, conviene repasar antes qué es la contabilidad y cómo se organiza.

¿Qué son las obligaciones contables?

Las obligaciones contables son el conjunto de deberes legales que tienen las empresas y autónomos en materia de registro, elaboración y presentación de información financiera. Estas obligaciones están reguladas principalmente por el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad y la normativa tributaria.

No debes confundirlas con las obligaciones fiscales. Las obligaciones contables se refieren a llevar los libros y formular las cuentas; las obligaciones fiscales consisten en presentar las declaraciones e ingresar los impuestos (modelos como el 303 de IVA o el 200 del Impuesto de Sociedades). Este artículo se centra en las primeras, aunque ambas están relacionadas.

La base normativa está en el Código de Comercio, que obliga a todo empresario (incluso aunque la sociedad no tenga actividad) a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, y se completa con el Plan General de Contabilidad y, para los autónomos, con la Ley 58/2003 General Tributaria.

¿Qué libros contables estás obligado a llevar?

Los libros son el núcleo de las obligaciones contables. Según tu forma jurídica tendrás que llevar libros contables, libros societarios y libros registro de IVA. A continuación se detalla cada grupo y para quién es obligatorio.

Libro Diario

El Libro Diario registra cronológicamente todas las operaciones económicas de la empresa. Cada asiento contable debe recoger la fecha, las cuentas afectadas, los importes y una breve descripción de la operación.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Este libro debe contener:

• Balance de comprobación de sumas y saldos: al menos trimestralmente.
• Inventario de cierre del ejercicio: detalle de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.
• Cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (si aplica) y memoria.

Libro Mayor

Aunque técnicamente no es obligatorio por ley, el Libro Mayor es imprescindible en la práctica contable. Recoge los movimientos de cada cuenta de forma individual, facilitando el seguimiento de saldos.

Libros societarios (SL y SA)

Si tu negocio es una sociedad, además de los contables debes llevar dos libros societarios obligatorios.

• Libro de Actas: recoge los acuerdos adoptados por las juntas generales y demás órganos sociales.
• Libro Registro de Socios (en las S.L.) o Libro Registro de Acciones Nominativas (en las S.A.): refleja la titularidad de las participaciones o acciones y sus transmisiones.

Libros registro de IVA

Independientemente de la forma jurídica, los sujetos pasivos de IVA deben llevar:

• Libro registro de facturas emitidas: todas las facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas: todas las facturas de proveedores y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión: bienes afectos a la actividad con valor superior a determinados límites.
• Libro registro de operaciones intracomunitarias: si se realizan operaciones con otros países de la UE.

¿Quién está obligado y con qué alcance?

El alcance de tus obligaciones contables depende de tu forma jurídica y, en el caso de los autónomos, de tu régimen fiscal. No es lo mismo una sociedad mercantil que un autónomo en módulos.

Sociedades mercantiles (SL, SA)

Las sociedades tienen las obligaciones más amplias:

• Llevar contabilidad ordenada y adecuada a su actividad.
• Elaborar y depositar cuentas anuales.
• Legalizar los libros contables en el Registro Mercantil.
• Presentar el Impuesto de Sociedades.
• Realizar las autoliquidaciones de IVA.

Autónomos

Los autónomos tienen obligaciones contables más reducidas, aunque dependen de su régimen fiscal:

Comunidades de bienes y sociedades civiles

Deben llevar los libros registro de IVA y, si tributan por el Impuesto de Sociedades, las mismas obligaciones que las sociedades mercantiles.

¿Cuál es el plazo de elaboración de las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son el conjunto de documentos financieros que toda sociedad debe elaborar al cierre del ejercicio. Repasamos qué incluyen y en qué plazos hay que formularlas, aprobarlas y depositarlas.

Las cuentas anuales se componen del balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (EFE, solo obligatorio para quien no puede presentar balance abreviado) y la memoria.

Los plazos están encadenados desde el cierre del ejercicio. Esta tabla los resume con el ejemplo más habitual, un cierre el 31 de diciembre.

El depósito de las cuentas anuales se presenta en el Registro Mercantil del domicilio social e incluye la certificación del acuerdo de aprobación de la junta, un ejemplar de cada cuenta y, cuando la sociedad esté obligada a auditarse, el informe de los auditores.

Además, será obligatorio realizar una auditoría de cuentas en el caso de que la empresa supere dos de estos tres límites durante dos ejercicios consecutivos: un activo total superior a 2.850.000 €, una cifra de negocios superior a 5.700.000 € o una media de más de 50 trabajadores.

Por debajo de esos umbrales la auditoría es voluntaria, salvo casos especiales como recibir subvenciones por encima de ciertos importes.

¿Cómo legalizar los libros en el Registro Mercantil?

La legalización de los libros consiste en la presentación de los mismos en el Registro Mercantil para que queden oficialmente sellados. Tras el cierre del ejercicio, las sociedades deben legalizar el Libro Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y los libros societarios (Actas y Registro de Socios o Acciones).

El plazo es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Para los ejercicios que cierran el 31 de diciembre, la fecha límite es el 30 de abril del año siguiente; lo presentado después consta como fuera de plazo. Desde 2013 la legalización es obligatoriamente telemática y en formato electrónico, a través de la sede del Colegio de Registradores.

Legalizar los libros no es lo mismo que depositar las cuentas anuales. La legalización afecta a los libros y se hace en torno a abril; el depósito afecta a las cuentas ya aprobadas por la junta y se realiza más tarde, normalmente en julio. Son dos trámites distintos y ambos obligatorios.

¿Durante cuánto tiempo se debe conservar la documentación contable?

La normativa establece los siguientes plazos de conservación:

• Código de Comercio: seis años desde el último asiento del ejercicio.
• Normativa fiscal: cuatro años (plazo de prescripción tributaria), aunque se recomienda mantener los documentos durante seis años para cubrir ambos plazos.

¿Qué sanciones conlleva incumplir las obligaciones contables?

El incumplimiento de las obligaciones contables puede acarrear:

• Sanciones tributarias: el artículo 200 de la Ley General Tributaria sanciona el incumplimiento de las obligaciones contables y registrales (no llevar libros, llevarlos con errores o con retrasos relevantes).
• Cierre registral: si no se depositan las cuentas anuales, la empresa no podrá inscribir documentos en el Registro Mercantil.
• Multas del Registro Mercantil: entre 1.200 y 60.000 euros por falta de depósito de cuentas.
• Responsabilidad de los administradores: en caso de insolvencia, la falta de contabilidad puede derivar en responsabilidad personal.

¿Cómo cumplir con las obligaciones contables con Holded?

Un software de contabilidad como Holded automatiza gran parte de las obligaciones contables, permitiéndote:

• Registrar asientos contables de forma automática a partir de facturas y movimientos bancarios.
• Generar los libros contables obligatorios en formato digital.
• Elaborar las cuentas anuales y exportarlas en los formatos requeridos.
• Presentar los modelos fiscales de IVA e Impuesto de Sociedades.
• Mantener toda la documentación organizada y accesible durante los plazos legales de conservación.