Requisits i dades obligatòries d'una factura a Espanya

Complir amb els requisits legals de facturació és essencial per a qualsevol empresa o autònom a Espanya. Una factura que no contingui totes les dades obligatòries pot ser rebutjada per Hisenda, impedir la deducció de l'IVA i fins i tot generar sancions. En aquesta guia repassem tots els elements que ha d'incloure una factura vàlida.

Marc legal de la facturació a Espanya

La normativa que regula els requisits de les factures a Espanya es recull principalment en:

• Reglament de facturació (Reial Decret 1619/2012): estableix les obligacions de facturació.
• Llei de l'IVA (Llei 37/1992): regula els aspectes fiscals de les factures.
• Llei Crea y Crece (Llei 18/2022): introdueix l'obligatorietat progressiva de la factura electrònica entre empreses.
• Reglament Verifactu (Reial Decret 1007/2023): estableix els requisits dels sistemes informàtics de facturació.

Dades obligatòries en una factura ordinària

Número i sèrie de factura

Tota factura ha de portar un número correlatiu dins d'una sèrie. No hi pot haver salts en la numeració. Es poden utilitzar sèries diferents per a diferents tipus d'operacions (per exemple, una sèrie per a vendes nacionals i una altra per a exportacions).

Data d'emissió

La data en què s'emet la factura. Si la data de l'operació és diferent de la d'emissió, també s'ha d'indicar la data de realització de l'operació.

Dades de l'emissor

• Nom i cognoms o raó social completa.
• Número d'Identificació Fiscal (NIF o CIF).
• Domicili fiscal.

Dades del destinatari

• Nom i cognoms o raó social completa.
• Número d'Identificació Fiscal (NIF o CIF).
• Domicili fiscal.

En operacions intracomunitàries, cal incloure el número d'IVA comunitari (VAT number) d'ambdues parts.

Descripció de l'operació

Una descripció prou detallada dels béns lliurats o serveis prestats per permetre la identificació de l'operació. Ha d'incloure:

• Concepte o descripció del producte/servei.
• Quantitat d'unitats.
• Preu unitari sense impostos.
• Descomptes o bonificacions, si n'hi hagués.

Base imposable

L'import total de l'operació abans d'impostos. Si la factura inclou operacions subjectes a diferents tipus d'IVA, s'ha de desglossar la base imposable corresponent a cada tipus.

Tipus impositiu de l'IVA

El percentatge d'IVA aplicat. A Espanya existeixen tres tipus:

• General (21%): aplicable a la majoria de productes i serveis.
• Reduït (10%): aliments, transport de viatgers, hostaleria, etc.
• Superreduït (4%): pa, llet, fruites, verdures, llibres, medicaments, etc.

Quota tributària de l'IVA

L'import resultant d'aplicar el tipus d'IVA sobre la base imposable.

Retenció d'IRPF (quan apliqui)

Els autònoms professionals (activitats incloses en les seccions segona i tercera de l'IAE) han d'aplicar retenció d'IRPF a les seves factures:

• 15% com a tipus general.
• 7% durant els tres primers anys d'activitat (any d'alta i els dos següents).

Import total

La quantitat final a pagar, resultat de sumar la base imposable i la quota d'IVA, i restar la retenció d'IRPF si n'hi hagués.

Requisits de la factura simplificada

La factura simplificada (antic tiquet) es pot emetre quan:

• L'import no supera els 400 euros (IVA inclòs).
• L'import no supera els 3.000 euros en determinats sectors (comerç al detall, hostaleria, transport, etc.).
• Es tracta de factures rectificatives.

Les dades obligatòries d'una factura simplificada són:

• Número i sèrie.
• Data d'emissió.
• NIF i nom de l'emissor.
• Descripció dels béns o serveis.
• Tipus d'IVA aplicat (o l'expressió "IVA inclòs").
• Import total.

No és obligatori incloure les dades del destinatari, tret que aquest ho sol·liciti per poder deduir l'IVA.

Requisits addicionals en casos especials

Factures rectificatives

A més de les dades habituals, han d'incloure:

• Referència a la factura o factures rectificades.
• Motiu de la rectificació.
• La condició de "factura rectificativa".

Factures intracomunitàries

• Número d'IVA comunitari de l'emissor i del destinatari.
• Menció a l'exempció d'IVA per lliurament intracomunitari (article 25 de la Llei de l'IVA).

Factures amb inversió del subjecte passiu

• Indicació d'"inversió del subjecte passiu" quan l'obligat a ingressar l'IVA és el destinatari.

Terminis d'emissió i conservació

• Emissió: abans del dia 16 del mes següent al de l'operació.
• Conservació: mínim 4 anys des de la data de meritació de l'impost (període de prescripció fiscal). A la pràctica, és recomanable conservar-les almenys 6 anys (termini mercantil).

Conseqüències de no complir els requisits

L'incompliment dels requisits de facturació pot comportar:

• Sancions econòmiques: multes proporcionals a l'import de les factures incorrectes.
• Pèrdua del dret a deduir l'IVA: tant per a l'emissor com per al receptor.
• Inspeccions fiscals: les irregularitats en la facturació poden desencadenar una revisió per part d'Hisenda.

Com garantir el compliment amb Holded

Un programari de facturació com Holded t'ajuda a complir amb tots els requisits legals de forma automàtica: valida les dades obligatòries, aplica els tipus impositius correctes, manté la numeració correlativa i conserva les factures en format digital durant el període legal. A més, està preparat per als nous requisits de Verifactu i factura electrònica.