Com fer una factura: guia completa pas a pas

Saber com fer una factura correctament és fonamental per a qualsevol professional, autònom o empresa. Una factura ben elaborada no només compleix amb les obligacions fiscals, sinó que també projecta una imatge professional i facilita la gestió comptable.

Què és una factura i per què és important

Una factura és un document mercantil que reflecteix la informació d'una operació de compravenda. Serveix com a justificant fiscal tant per a l'emissor com per al receptor i és obligatòria en la majoria de transaccions comercials entre professionals.

Emetre factures correctament és un requisit legal que permet a Hisenda controlar les activitats econòmiques i garantir el compliment de les obligacions tributàries.

Elements obligatoris d'una factura

Perquè una factura sigui vàlida legalment, ha de contenir les dades següents:

• Número de factura: correlatiu i sense salts en la numeració dins de cada sèrie.
• Data d'emissió: el dia en què s'emet la factura.
• Dades de l'emissor: nom o raó social, NIF/CIF i domicili fiscal.
• Dades del destinatari: nom o raó social, NIF/CIF i domicili fiscal.
• Descripció dels productes o serveis: detall clar del que es factura.
• Base imposable: l'import total abans d'impostos.
• Tipus d'IVA aplicat: percentatge i quota resultant.
• Retenció d'IRPF (si aplica): habitual en factures d'autònoms professionals.
• Import total: la quantitat final a pagar.

Passos per fer una factura

1. Reuneix la informació necessària

Abans de començar, assegura't de tenir totes les dades fiscals tant teves com del client: nom complet o raó social, NIF/CIF i adreça fiscal.

2. Assigna un número de factura

Cada factura ha de tenir un número únic i correlatiu. Pots fer servir sèries diferents per a diferents tipus d'operacions (per exemple, sèrie A per a clients nacionals i sèrie B per a intracomunitaris).

3. Detalla els conceptes facturats

Descriu amb claredat els productes lliurats o serveis prestats, incloent-hi quantitats, preus unitaris i qualsevol descompte aplicable.

4. Calcula els impostos

Aplica el tipus d'IVA corresponent (21%, 10% o 4%) sobre la base imposable. Si ets autònom professional, inclou la retenció d'IRPF (normalment el 15%, o el 7% durant els primers tres anys d'activitat).

5. Indica les condicions de pagament

Especifica el mètode de pagament (transferència bancària, domiciliació, etc.), el termini de pagament i les dades bancàries si cal.

Tipus de factura

Factura ordinària

És el tipus més habitual. Inclou totes les dades obligatòries i s'utilitza en la majoria d'operacions comercials.

Factura simplificada

Anteriorment coneguda com a tiquet, es pot emetre quan l'import no supera els 400 euros (o 3.000 euros en certs sectors). No cal incloure les dades del destinatari.

Factura rectificativa

S'emet per corregir errors en una factura anterior o per registrar devolucions i modificacions de preu.

Factura recapitulativa

Agrupa diverses operacions realitzades amb un mateix client en un període determinat (màxim un mes natural).

Terminis d'emissió i conservació

Les factures s'han d'emetre en el moment de realitzar-se l'operació o, com a màxim, abans del dia 16 del mes següent. A més, és obligatori conservar les factures durant un mínim de 4 anys a efectes fiscals.

Errors comuns en fer una factura

• Oblidar dades obligatòries de l'emissor o del receptor.
• Aplicar un tipus d'IVA incorrecte.
• No mantenir la numeració correlativa.
• No incloure la retenció d'IRPF quan és obligatòria.
• Emetre la factura fora de termini.

Com simplificar la facturació amb programari

Utilitzar un programa de facturació com Holded permet automatitzar gran part del procés: genera factures amb numeració automàtica, calcula impostos, envia factures per correu electrònic i manté un registre organitzat de tota la teva facturació. Això redueix errors i estalvia temps.