Factura proforma: què és, per a què serveix i com fer-la

La factura proforma és un document comercial que s'utilitza com a proposta o pressupost abans de formalitzar una venda. Tot i que s'assembla a una factura ordinària, no té validesa fiscal ni comptable, però resulta molt útil en operacions de comerç internacional i negociacions comercials.

Què és una factura proforma

Una factura proforma és un document preliminar que el venedor envia al comprador abans del lliurament de mercaderies o la prestació de serveis. Detalla els productes, preus, condicions de venda i altres aspectes de l'operació, però no té valor comptable ni fiscal.

Es tracta d'un compromís del venedor per mantenir les condicions indicades durant un període de temps determinat, cosa que permet al comprador prendre una decisió informada.

Per a què serveix una factura proforma

Les factures proforma s'utilitzen en diverses situacions:

• Comerç internacional: perquè el comprador pugui tramitar llicències d'importació, obrir crèdits documentaris o gestionar el despatx de duanes.
• Pressupostos formals: quan un client sol·licita una oferta detallada abans de confirmar una comanda.
• Sol·licitud de finançament: el comprador pot presentar-la davant entitats bancàries per obtenir finançament.
• Enviament de mostres: per acompanyar mercaderies enviades sense càrrec comercial.
• Operacions intracomunitàries: com a document justificatiu previ a l'emissió de la factura definitiva.

Diferències entre factura proforma i factura comercial

Quines dades ha d'incloure una factura proforma

Tot i que no és un document fiscal, una factura proforma professional ha de contenir:

• Indicació clara de "PROFORMA": perquè no es confongui amb una factura ordinària.
• Dades de l'emissor: nom, adreça i NIF/CIF.
• Dades del destinatari: nom, adreça i NIF/CIF.
• Data d'emissió i data de validesa de l'oferta.
• Descripció detallada dels productes o serveis.
• Preus unitaris i total: incloent-hi descomptes si n'hi hagués.
• Condicions de pagament: forma i termini de pagament proposats.
• Condicions de lliurament: terminis de lliurament, Incoterms (en comerç internacional).
• Divisa: especialment important en operacions internacionals.

Com fer una factura proforma pas a pas

1. Identifica el document com a proforma

Inclou de forma visible la paraula "PROFORMA" o "FACTURA PROFORMA" a l'encapçalament del document per evitar confusions.

2. Inclou les dades d'ambdues parts

Afegeix les dades completes del venedor i del comprador, igual que en una factura ordinària.

3. Descriu els productes o serveis

Detalla amb precisió el que s'ofereix: quantitats, característiques, preus unitaris i qualsevol condició especial.

4. Estableix les condicions comercials

Especifica la forma de pagament, els terminis de lliurament, la validesa de l'oferta i, si es tracta d'una operació internacional, els Incoterms aplicables.

5. Afegeix una data de validesa

Indica fins quan es mantenen les condicions ofertes. Això protegeix el venedor davant fluctuacions de preus o canvis en les condicions del mercat.

Quan es converteix en factura definitiva

Un cop el comprador accepta les condicions de la proforma i es formalitza l'operació, el venedor ha d'emetre la factura comercial definitiva. Aquesta última sí que tindrà validesa fiscal, s'inclourà a la comptabilitat i haurà de complir tots els requisits legals.

Errors freqüents amb factures proforma

• No indicar clarament que es tracta d'una proforma.
• Incloure-la en la numeració oficial de factures.
• Usar-la com a justificant fiscal o comptable.
• No establir una data de validesa per a l'oferta.

Gestiona les teves proformes amb Holded

Amb Holded pots crear factures proforma professionals en segons, convertir-les en factures definitives amb un clic i mantenir un seguiment complet de les teves propostes comercials. Tot integrat amb la teva comptabilitat i CRM.