Aina Barcelona: com la integració del seu ecommerce amb Holded va revolucionar les seves operacions

Joies dissenyades i fabricades a mà a Barcelona amb una excel·lent cura pel detall.

Per a Aina Barcelona, botiga online de joieria amb dues botigues físiques a Barcelona que amplia constantment la seva presència a Internet, la integració d'un ERP ha suposat un punt d'inflexió.

En aquesta entrevista, Marc Ministral, COO d'Aina Barcelona, explica com la connexió de la seva botiga online amb Holded ha revolucionat les seves operacions, des de l'automatització de factures fins a la sincronització de dades de vendes i inventari en temps real.

Quin és el benefici principal de poder tenir la teva botiga online connectada amb el teu programa de facturació?

El benefici principal té a veure amb el temps que es perd passant les dades d'un lloc a un altre. Un cop tens això connectat bé, pots fer moltíssimes coses més, com etiquetar bé les vendes per analitzar-les més tard o configurar bé l'inventari per portar-ho tot des de Holded.

Quins creus que són els passos essencials per connectar la teva botiga online amb l'ERP?

Per connectar la teva botiga online amb l'ERP és molt important conèixer bé la teva empresa i anar de la mà amb els aliats perfectes. En aquest cas seria Holded qui desenvolupés la connexió. Jo recomano centrar-te primer en què funcioni la connexió. Normalment, els problemes vénen en voler abastar molt al principi.

Jo recomanaria fer una connexió simple en un entorn de prova i, a partir d'aquí, comparar el que falla amb la teva comptabilitat real i, un cop trobades les excepcions, transmetre-les al desenvolupador perquè les apliqui. Així unes quantes vegades fins que la teva antiga manera manual i la nova automàtica siguin iguals o fins i tot millors que l'anterior. Això està clar que és en un món ideal, normalment se sol tenir més pressa i es fa tot una mica més ràpid, jaja!

Quin ha estat l'impacte més significatiu de tenir l'ERP integrat en l'operativa diària de la teva botiga online?

Bé, l'impacte ha estat majúscul. De perdre cada setmana 3 hores convertint CSV a Excel, transformant-los perquè es pugessin bé a Holded, corregint errors, etc., a que tot sigui automàtic i poder centrar-me en coses realment importants i no en passar dades d'un lloc a un altre.

Quins processos clau han estat automatitzats gràcies a la integració de l'ERP, i com ha afectat això l'eficiència operativa d'Aina Barcelona?

Els processos clau per a mi han estat automatitzar les factures de venda de la plataforma online. Com he dit anteriorment, automatitzar també les excepcions. En el nostre cas n'hi ha diverses, però per donar exemples:

També gestionem allà les vendes del POS, i ens treia molt de temps separar les factures online i les factures de la botiga, ja que han d'anar amb numeració diferent. L'IVA de països europeus, que cadascun té el seu. Les formes de pagament ja vinculades amb els seus comptes.

Com t'assegures que la sincronització de dades entre la botiga online i l'ERP sigui precisa i oportuna?

Jo m'asseguro que funcioni quadrant els bancs cada dia. Com molts ecommerce, tenim molts mètodes de pagament, així que la manera de saber que les factures han estat passades correctament és quadrar cada banc que fem servir.

Com ha donat suport la integració de Holded al creixement d'Aina Barcelona, permetent gestionar un volum més gran de vendes i operacions?

Ha estat essencial. No hauríem pogut arribar on som sense Holded, i segur que ens ajudarà molt més en el futur. El bo d'estar en una plataforma així és que es nodreix del feedback de clients i, en fer millores, ajuden altres empreses a saber què és l'important o a aprendre a fer servir altres funcionalitats per portar l'empresa al següent nivell.

Quins han estat els principals reptes en integrar l'ERP amb l'ecommerce, i com s'han superat?

Els principals reptes han estat, d'una banda, els tècnics. Quan entres ja en empreses una mica més complexes on, per exemple, factures des de diferents plataformes o tens botigues físiques, etc., és clau la persona que t'ho integrarà. Has de tenir confiança amb ells, que treballin bé i entenguin de connexions entre plataformes.

I després l'impasse entre l'abans i el després. Sempre quan hi ha un canvi, encara que sigui a millor, al principi conviuen les dues maneres i et sol generar més feina durant un temps, així que internament s'ha d'entendre bé que és per millorar.

Com planifiques seguir utilitzant i evolucionant Holded per adaptar-te a noves tendències en l'ecommerce i mantenir el creixement?

Crec que la clau és l'automatització i tenir tota la informació a mà, contrastada en un mateix lloc. Que et puguis fiar de les dades. Ara estic tranquil amb Holded de poder obrir un nou mercat en un marketplace perquè sé que no em serà gaire complicat connectar-lo a l'ERP. Això és clau per poder plantejar-te creixements i que no et suposi gaire esforç de gestió.

Estic segur que en els propers anys veurem grans avenços amb la IA. Ja sé de diverses empreses que estan utilitzant IA per introduir les factures de compra directament a Holded sense passar ni un segon per l'inbox. Crec que tot serà més fàcil quan a Holded tinguem avenços d'aquest tipus, que només hagis d'anar confirmant que estigui tot bé i no copiant i enganxant dades d'un lloc a un altre. Està clar que sempre haurem de verificar-ho tot, però amb menys temps podrem fer molt més.