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Données de facturation : Que doit contenir une facture ?

Bien qu’il existe différents formats pour une facture, ils sont tous tenus de contenir certaines exigences minimales pour que le document soit valide.

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La facture électronique est le modèle de facture qui dominera bientôt. Considérant que depuis 2015, l’administration publique n’a accepté que de telles factures, nous pouvons facilement prévoir que les factures papier traditionnelles seront bientôt complètement distribuées.

Toutefois, avant de commencer à l’utiliser, il est nécessaire d’être clair quelles sont les exigences de la facture électronique afin qu’elle ait la même validité que celle émise sur papier.

Quelles sont les exigences en matière de facturation électronique?

En règle générale, les exigences relatives à la facturation électronique sont les mêmes que celles requises pour toute facture sur papier. Ils sont précisés à l’article 6 du règlement régissant la facturation, décret royal 1496/2003 qu’il y a neuf choses:

  1. Numéro de facture et, le cas échéant, série.
  2. Date d’émission.
  3. Nom et prénom, raison ou nom de la société de l’émetteur et du destinataire de la facture.
  4. Numéro d’identification fiscale (FNI) des deux parties.
  5. Adresse de l’expéditeur et du destinataire.
  6. Description des transactions pour déterminer l’assiette fiscale de la taxe.
  7. Prix unitaire des métiers. Je veux dire, sans compter les impôts.
  8. Le taux d’imposition appliqué, ainsi que le quotient fiscal.
  9. La date à laquelle les transactions ont été effectuées prévoyait qu’il s’agissait d’une date autre que la date à laquelle la facture a été émise.

Ainsi, à partir de maintenant, tout ce que nous expliquons sur la facturation en plus de ces conditions, qui sont partagées avec les factures papier, à la fois l’expéditeur et le récepteur doit:

  • Avoir un logiciel pour valider la facture.
  • Stocker les factures reçues numériquement.

Exigences minimales pour qu’une facture soit légale

Pour qu’un document soit considéré comme une facture, au moins les données suivantes doivent apparaître :

Facture et numéro de série

Il s’agit d’un nombre qui identifie chacune des factures que vous émettez et devra donc être unique. C’est quelque chose comme l’ID des factures et leur numérotation doit être corrélative. Dans la même année, nous ne serons pas en mesure d’émettre deux factures avec le même numéro. Par exemple, si la facture précédente était de 7, la facture suivante doit être de 8. Ils doivent avoir une continuité.

Les règlements nous permettent d’établir différentes séries de facturation. De cette façon, vous pouvez avoir plusieurs listes de factures lorsqu’il y a des raisons de le justifier. Cette pratique se fait généralement, par exemple, lorsque nous avons plusieurs établissements ou magasins à partir desquels nous facturons.

Date d’émission de la facture

Il est très important que la date de son émission figure dans chaque facture. Aux fins de l’impôt, il est essentiel, car il s’agira de la période pendant laquelle il a été facturé et du moment pendant lequel les taxes correspondantes sont facturées. En outre, aux fins de la collecte, la date d’expédition est utilisée pour commencer à afficher la date limite pour payer pour cela.

Données fiscales de l’émetteur et du destinataire de la facture

Il est nécessaire d’indiquer sur la facture les données fiscales de l’expéditeur et du destinataire de la facture en question. Les données à inclure sont les suivantes :

  • Prénom et nom de famille en cas de travailleurs indépendants.
  • Nom social dans le cas des entreprises.
  • Accueil
  • Numéro d’identification fiscale, numéro d’identification pour les travailleurs indépendants et FNI pour les entreprises.

Concept, montant et taxes de la facture

Dans le document de facture, il est important d’indiquer le concept, c’est-à-dire pourquoi il est émis. Nous devons indiquer le produit ou la description des services fournis pour lesquels le paiement sera effectué.

Ce concept nous indiquera le montant imposable à inclure dans la facture, car selon le produit ou le service que nous allons fournir correspondra à une TVA normale, réduite,super réduite ou même à une exonération de TVA. Dans ce dernier cas, il nous sera également nécessaire d’indiquer les règlements juridiques par lesquels la TVA ne s’applique pas.

En ce qui concerne le montant, nous devons faire la différence entre la somme du produit ou du service fourni (avant taxes) et le total, que nous obtiendrez en ajoutant les taxes. Pour calculer l’assiette fiscale, nous devons tenir compte du montant du produit ou du service moins la rétention de l’IRPF et les remises possibles que nous appliquerons. C’est le montant auquel les taxes seront appliquées.

Les factures électroniques seront les mêmes valides que les originaux à condition qu’elles contiennent des informations identiques sur la facture émise et sur la facture reçue et contiennent les données requises énumérées. La facturation est une obligation de tous les pigistes et est donc l’épargne et l’archivage des factures.

Exigences que l’émetteur doit satisfaire

  • Demandez le consentement du destinataire par lequel vous vous assurez que vous acceptez de recevoir une facture électronique.
  • Assurer l’authenticité de l’origine (son identité), ainsi que l’intégrité et la lisibilité des factures.
  • Stockez les factures numériquement.
  • Assurer l’accès aux factures dans leur affichage, la recherche sélective, la copie ou le téléchargement de la facture, et leur impression.

Une facture électronique doit-elle être signée?

C’est l’une des questions les plus courantes lors du passage à la facturation électronique. Et non, ce n’est pas obligatoire. La seule exigence requise est d’assurer l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture électronique. Cela est possible en utilisant la signature électronique, mais il ya aussi d’autres façons de le faire.

La seule exigence est d’autoriser les contrôles de gestion qui devraient permettre la création d’un audit fiable établissant le lien nécessaire entre la facture et la livraison de marchandises ou la fourniture de services.

Nous pouvons également effectuer un échange de données électroniques (EDI) et utiliser des moyens validés par l’Agence d’État pour l’administration fiscale (AEAT).

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