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Qu’est-ce qu’un ERP et de quoi il s’agit?

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L’ERP est le logiciel d’entreprise le plus requis. Après avoir analysé les données de plus de 2 000 entreprises en Espagne, une étude a révélé que ce type de programme est bien plus important: près de 50 % (49,17 %) suivi par CRM (14,35 %) RH (12,68 %).

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Types de logiciels les plus demandés par les entreprises espagnoles - SoftDoit Study

Pourquoi? C’est plus qu’un outil, ce logiciel est un système qui centralise toutes les fonctions nécessaires à la gestion d’une entreprise.

Voici ce qu’est un ERP et à quoi il est destiné.

Qu’est-ce qu’un ERP et de quoi il s’agit?

Un ERP est un logiciel qui permet aux entreprises de contrôler tous les flux d’informations générés dans chaque secteur de l’organisation.

L’objectif des systèmes ERP est d’intégrer les ministères. Là où nous avions un programme spécialisé pour chaque département, nous pouvons maintenant nous assurer de l’existence d’une base de données centralisée unique où l’information est gérée en temps réel et efficacement.

De cette façon, les RSP sont généralement composés de différents modules, correspondant à chaque département. Les composantes les plus courantes sont l’achat, les ventes, l’inventaire, la logistique, la facturation, la comptabilité, les ressources humaines (RH) et le CRM (gestion de la relation client).

Qu’est-ce qu’un ERP

À quoi sert un ERP ?

L’objectif ultime de tout système ERP est d’aider les entreprises dans leurs tâches de gestion et de prise de décision, mais aussi dans l’automatisation des processus. Cela nous permet d’obtenir des données en temps réel, d’améliorer les tâches de back office, de contrôler les flux de travail et de minimiser les erreurs.

La planification des ressources d’entreprise est souvent fastidieuse, mais avec le logiciel ERP, elle peut devenir automatique. Par exemple, lorsque vous parlez de comptabilité, l’utilisateur n’aura qu’à se soucier des ventes. Le reste (créer des factures et gérer les dépenses) sera géré par le programme.

… l’objectif ultime de tout système ERP est d’aider les entreprises dans leurs tâches de gestion et de prise de décision, en automatisant leurs processus.

Les entreprises qui savent déjà ce qu’est un ERP et qui l’ont, sont certainement en avance sur leurs concurrents qui n’en utilisent pas. Ils seront en mesure d’automatiser leurs processus administratifs, d’avoir un plus grand contrôle sur ce qu’ils font et seront en mesure d’utiliser l’information efficacement. Il ne s’agit plus de résoudre des problèmes, il s’agit de les devancer et de les empêcher de se présenter.

Graphique montrant le niveau de satisfaction des entreprises avec leur ERP

Selon une étude menée par Panorama Consulting, 55,66% des entreprises sont satisfaits de leur système ERP, 38,14 % ont un sentiment neutre, 6,54 % sont insatisfaits et 2,66 % sont très insatisfaits.

La plupart des entreprises peuvent voir une augmentation de l’agilité après l’adoption d’un ERP. Et ceux qui signalent des difficultés, est dû à un manque de processus et de problèmes de gestion.

Le choix du système ERP à utiliser doit être pris très soigneusement et en tenant compte de beaucoup de données puisque l’entreprise investira beaucoup de temps et de ressources dans ce domaine.

Quelles sont les caractéristiques d’un ERP?

Il existe de nombreux ERP et ceux-ci varient par rapport aux fonctions offertes, mais quelle que soit la taille, nous pouvons trouver les fonctionnalités suivantes dans la plupart des programmes:

  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement – Vous pouvez facilement suivre le processus d’approvisionnement. De la production à la distribution.
  • Analyse de l’information – Étant donné que toutes les informations sont stockées dans une seule base de données, il est facile pour l’ERP de les analyser.
  • Automatisation – Les ERP automatisent toujours des tâches telles que les rapports, par exemple.
  • Comptabilité – Gestion des finances et de la facturation. Il est généralement combiné avec les achats et les ventes.
  • CRM – Gestion de la relation client, communication directe, suivi des opportunités, etc.
  • Reporting – Comme autant de données sont gérées, tous les ERP effectuent des rapports.
  • Gestion des achats et des ventes – Options pour contrôler les dépenses et les billets à partir d’un seul endroit.
  • Gestion de projet – Grâce à l’intégration à la finance, elle permet de calculer les bénéfices.
  • Gestion des stocks et des stocks – Organisation du prix et des entrepôts aux commandes. Surtout s’ils sont compatibles avec une application comme Shopify.
  • Intégration – Il intègre les différentes branches d’une entreprise et centralise ses données. C’est absolu par l’intermédiaire des ministères et des unités d’affaires.
  • Trading en temps réel – Les problèmes sont rapidement identifiés, ce qui donne au vendeur le temps de réagir et de trouver une réponse rapide.
  • Paiements en ligne – Options de paiement en ligne et facilité de connexion avec des applications telles que PayPal et Stripe, par exemple.
  • Personnalisation – Il est impossible de concevoir le programme parfait qui répond à tous les besoins. Pour cette raison, un bon ERP peut être personnalisé et flexible.
  • Un aspect uniforme – Différentes branches de l’entreprise sont regroupées dans le cadre du même programme, lui donnant ainsi une apparence uniforme.
  • Ressources humaines (RH) – Gestion de la paie, contrats, absences, renseignements sur les employés, etc.
Les origines de l’ERP

Les origines de l’ERP

Depuis les années 1940, il existe des systèmes de gestion pour les entreprises, mais les origines du système ERP moderne remontent aux années 1960.

ERP au XXe siècle

Les ingénieurs des systèmes ERP nous ramènent aux années 1960, lorsque les industries manufacturières ont commencé à développer le premier logiciel de gestion. Il s’agissait de programmes simples et d’une solution pour la gestion des stocks et le contrôle des stocks.

Dans les années 1970, nous avons assisté à l’introduction du MRP ou aux exigences en matière de matériel de planification. Ce logiciel a été développé dans le but de contrôler l’information de fabrication, d’achat et de distribution de matières premières. Ces outils étaient très coûteux, donc seules les grandes entreprises pouvaient se permettre leur utilisation. Au cours de cette décennie, nous avons également vu les premiers programmes comptables.

… les entreprises espagnoles qui envisagent d’adopter un ERP, 47,5% le feront dans le cloud, 26,4% dans les serveurs eux-mêmes et les autres étaient indécis…

Les années 1980 ont vu l’évolution des MRP dans différents secteurs. À cette époque, les programmes offraient leurs services à des entreprises ayant une plus grande diversité d’activités. Ils ont commencé à ajouter des finances et les premières fonctions RH.

Dans les années 1990, c’est quand ce qu’est un ERP est né tel que nous le connaissons aujourd’hui. En fait, c’est à cette époque que le groupe Gartner a créé le terme Planification des ressources d’entreprise. Au cours de ces années, toutes les fonctionnalités que nous avions déjà ont été affinées et de nouvelles telles que la facturation et l’ingestion ont été ajoutées.

Pendant la majeure partie de cette période, les programmes ont été installés sur les systèmes des entreprises (sur place), mais à la fin de la décennie ERP a été introduit qui serait accessible par Internet. Ce que l’on appellera plus tard « le nuage ».

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ERP au 21ème siècle

Au cours de ces 20 années, grâce au développement de nouvelles technologies, une nouvelle étape a été franchie dans la planification des ressources commerciales. Les solutions Cloud et SaaS (Software as a Service) ont contribué à l’expansion rapide de ces systèmes.

SaaS et le nuage

SaaS est un modèle d’affaires qui permet aux utilisateurs d’accéder à des programmes sur Internet. Contrairement aux logiciels traditionnels, il ne nécessite pas d’installation et stocke les informations dans le centre de données de l’entreprise fournissant le service. Cela peut être gratuit (Gmail, Google Drive) ou venir à un coût. En règle générale, vous payez des frais mensuels qui contrastent avec le paiement unique des programmes locaux.

Grâce à l’accès à Internet, les solutions ERP telles que CRM ont été intégrées pour contacter les clients directement par e-mail et d’autres canaux. En outre, les problèmes de chaîne d’approvisionnement en temps réel peuvent maintenant être résolus.

Sa forte expansion se traduit également par une réduction des coûts. Les RSP n’ont plus besoin d’un investissement important et sont maintenant beaucoup plus faciles à mettre en œuvre et à gérer. Désormais, les petites et moyennes entreprises pourront également centraliser toutes leurs informations grâce à cette technologie.

Types d’erp

Types d’ERP

Comme nous avons déjà répondu à ce qu’est un ERP, nous devons maintenant comprendre les types qui existent:

ERP par taille

Ceux-ci sont classés par la taille des entreprises qu’ils desservent. Holded est conçu pour les PME, mais il existe d’autres programmes qui ont été créés exclusivement pour les grandes entreprises.

ERP pour les petites entreprises

Il s’agit d’un ERP qui peut varier en complexité, mais qui répondra toujours aux besoins d’une entreprise locale. Il existe également des programmes qui gèrent l’information commerciale dans un secteur spécialisé.

ERP pour les petites et moyennes entreprises

Cet ERP est plus évolutif que le précédent car il est conçu pour les entreprises en croissance qui peuvent potentiellement répondre aux processus d’affaires de plus d’une industrie.

ERP pour les grandes entreprises

Ce sont les ERP les plus puissants sur le marché et sont conçus pour faire face à la complexité des grandes entreprises. Ceux-ci ont la capacité de se lancer dans diverses industries et unités d’affaires.

ERP par installation

Quand il s’agit d’ERP, nous avons la possibilité de l’installer sur nos systèmes (sur place) ou d’y accéder par le cloud (cloud) et chaque option a ses avantages et ses inconvénients.

Erp sur place

Cette option permet à l’utilisateur d’avoir plus de contrôle sur ses données. Cela signifie également qu’il est en charge de la sécurité et de sa mise à jour. Nécessite une formation approfondie du personnel pour la meilleure performance.

En règle générale, les grandes entreprises optent pour des logiciels locaux car elles préfèrent ne pas enregistrer leurs informations auprès de tiers et ont les ressources nécessaires pour maintenir le programme à jour.

Graphique montrant l’intérêt des entreprises à avoir un ERP dans le nuage VS un ERP « n loca »

Cloud ERP (nuage)

Cloud ERP est accessible via Internet. Il ne nécessite aucune installation et peut généralement être démarré après la création d’un compte.

Avec ce système, l’utilisateur n’a pas le même niveau de contrôle qu’avec le programme « n loca », mais économise beaucoup de temps et de ressources commerciales car ils n’ont pas à se soucier de la maintenance, la sécurité ou la mise à niveau. Un autre avantage est qu’ils n’ont pas besoin de beaucoup de formation que ces solutions offrent généralement une équipe de soutien.

Selon les informations recueillies par SoftDoit, des entreprises espagnoles qui envisagent d’adopter un ERP, 47,5% le feront dans le cloud, 26,4% sur les serveurs eux-mêmes et les autres étaient indécis ou ne le considéraient pas comme un facteur déterminant dans le choix d’un programme.

Les ERPs les plus importants

Quels sont les ERP les plus importants?

Il serait impossible de définir quels sont les « plus importants ». Il existe de nombreux systèmes ERP sur le marché, mais tous ne sont pas les mêmes. De nombreuses entreprises estiment qu’il suffit de mettre en place un système de planification, mais ce qu’elles ne savent pas, c’est qu’elles pourraient intégrer un programme désuet qui ne s’est pas adapté aux besoins d’une entreprise moderne.

Par conséquent, nous vous recommandons de recueillir toutes les informations nécessaires et de suivre les étapes ci-dessous afin que vous trouviez un programme de qualité qui s’adapte aux besoins de votre entreprise.

1 – Définir le plan

Dans la première phase, les entreprises devront définir quels domaines utiliseront le nouveau programme, quels sont les objectifs à atteindre, quelles informations seront recueillies et quelle équipe travaillera avec le PER.

2 – Découvrez vos besoins

Dans cette étape, les équipes devront recueillir des données et identifier les problèmes actuels qui devraient être résolus avec ERP. Par exemple, faible productivité dans un domaine spécifique. Avec des problèmes évidents, il sera beaucoup plus facile de choisir un programme qui répond à vos besoins.

3 – Rechercher des commentaires

Le déploiement de nouveaux logiciels affectera non seulement votre entreprise, mais aussi ceux qui y travaillent. Les relations avec les conseillers, les distributeurs et les fournisseurs peuvent être affectées par ce changement, de sorte qu’il ne serait plus de leur transmettre une proposition du système ERP que vous prévoyez d’adopter.

4 – Sélectionnez votre ERP

Maintenant, vous êtes clair sur vos besoins et les objectifs que vous voulez atteindre avec votre nouveau logiciel ERP. Vous pouvez maintenant sélectionner un programme qui convient à votre entreprise.

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Harald Meyer-Delius

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